1.    Het Huis van de Vlaamse Film is een ontmoetingsplaats

Het Huis van de Vlaamse Film biedt niet enkel kantoorruimte voor een aantal organisaties, maar moet ook uitgroeien tot een ontmoetingsplek voor de Vlaamse audiovisuele sector. Concreet zijn er een aantal vergaderzalen, een atrium, een foyer en een filmzaal beschikbaar voor gebruik door derden. Deze worden door het VAF, in zijn hoedanigheid van huurder van het gebouw, ter beschikking gesteld.

2.    Welke ruimte / accommodatie  is beschikbaar?

• 5 vergaderruimten: 3 zalen voor 8 personen, 1 zaal voor 20 personen, een salon met tv-scherm/DVD-speler voor 4 personen.
• Filmzaal (hoogwaardige DVD projectie): 30 personen.
• Foyer met vestiaire en bar: 100 personen.
• Atrium: dit is een ruime ontvangst-/ voordracht-/ receptiezaal: 150 personen (staanplaatsen).
• Sanitair.

3.    Wie kan in het Huis van de Vlaamse Film terecht en voor welk soort activiteiten?

• Het gebouw kan in principe enkel worden gebruikt voor audiovisueel-gerelateerde activiteiten en enkel voor professionele meetings (en hieraan verbonden drinks, recepties, …). Gebruik is niet mogelijk indien enkel voor feestjes, drinks, etc. Wat kan wel: b.v. lezingen, conferenties, workshops, vergaderingen van beroepsverenigingen en aanverwante organisaties, …
• De filmzaal: deze is enkel beschikbaar voor door het VAF ondersteunde projecten. B.v. mini-premières, persvisies, testvisies, visies met distributeurs/medewerkers/ coproducenten/sales agents/festivalprogrammatoren, visies door commissieleden, etc.
• Gebruik van het gebouw is geen automatisme en steeds onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring van het VAF.

4.    Inlichtingen en aanvragen

4.1.    Wie doet wat?

Eindverantwoordelijken voor de ter beschikkingstelling zijn Pierre Drouot, directeur-intendant, en Hans Everaert, zakelijk leider van het VAF.
Boekingsverantwoordelijke is Helga Vinck. Aanvraagformulieren voor boeking en gebruik van de ruimten/accommodatie kunnen bekomen worden bij haar. P/a Huis van de Vlaamse Film, Bischoffsheimlaan 38 te B – 1000 Brussel, of hvinck@vaf.be, of tijdens de kantooruren telefonisch  op 02/226.06.30. Men kan het formulier ook hier downloaden.
De onthaalverantwoordelijke wordt door het VAF aangesteld in functie van de noden en beschikbaarheden. Deze verzorgt bij de geplande activiteit het onthaal van de gebruikers; de toegang en het afsluiten van de ruimten en accommodatie; het toezicht en de controle op het verloop van het gebruik van de ruimten en de accommodatie; de  bediening; en de opkuis na de activiteit.

4.2.    Aanvraag- en toelatingsprocedure

Na invulling door de gebruiker van het aanvraagformulier - uiterlijk 10 dagen voor de geplande activiteit - wordt door de eindverantwoordelijken over een aangevraagde boeking en over de gebruiksduur beslist.
Deze beslissing wordt op het aanvraagformulier vermeld, hetwelk door de boekingsverantwoordelijke aan de gebruiker wordt overgemaakt.
Bij een positieve beslissing zal door de boekingsverantwoordelijke ten laatste 1 dag voor de geplande activiteit de naam en het telefoonnummer van de onthaalverantwoordelijke worden meegedeeld.
Indien – ondanks een positieve beslissing - door overmacht de ruimte/ accommodatie niet ter beschikking gesteld kan worden aan de gebruiker, kan dit geen aanleiding geven tot het vorderen van enige schadevergoeding van het VAF.

5.    Algemene richtlijnen voor gebruik van het gebouw

• De gebruiker mag de hem ter beschikking gestelde ruimte/accommodatie slechts gebruiken tijdens de toegestane gebruiksduur, en voor de activiteit waarvoor toestemming werd gegeven.
• De gebruiker dient het aanvraagformulier met de daarop gegeven toestemming tijdens de activiteit bij zich te hebben, en op eerste verzoek aan de onthaalverantwoordelijke te tonen.
• De ruimten/accommodatie mogen door de gebruiker niet onderverhuurd, of ter beschikking gesteld worden aan derden.
• Heel het gebouw (incl. de foyer) is rookvrij.
• Er wordt geen eten of drinken toegelaten in de filmzaal.
• De gebruiker mag niets aan de ramen, muren, plafonds, vloeren, deuren enz… bevestigen.
• Indien de gebruiker voor de activiteit externe materialen en/of toestellen wil meebrengen, dan dient hiervoor een voorafgaandelijke schriftelijke toestemming te worden verkregen via het aanvraagformulier.
• Materialen of toestellen die licht ontvlambaar zijn of een verhoogd risico op ontploffing, brand, of geluidsoverlast, opleveren, worden niet toegestaan.
• De gebruiker is verantwoordelijk voor het gedrag van alle aanwezigen, en houdt bijgevolg toezicht dat er geen misbruik wordt gemaakt van de toegewezen ruimte en accommodatie.
• Op elk ogenblik - tijdens de activiteit -  kan er toezicht worden uitgeoefend door de boekings- of onthaalverantwoordelijke, of door een andere aangestelde van het VAF.De gebruiker dient alle mogelijke maatregelen te treffen om de veiligheid van de aanwezigen, en de bescherming van de ruimten en accommodatie te garanderen.
• Nooduitgangen mogen in geen geval worden versperd; Blustoestellen mogen niet worden verplaatst, en noodsignalisatie en verlichting moet zichtbaar blijven.
• Aanwezigen die tijdens de activiteit de openbare orde verstoren of de ruimte of accommodatie onveilig maken, worden door de gebruiker en/of door de politie en/of door de onthaalverantwoordelijke uit het gebouw verwijderd.
• Als er zich kleine ongemakken met lichamelijk letsel zouden voordoen, is er op het eerste verzoek aan de onthaalverantwoordelijke een EHBO-koffer ter beschikking.   
• Het VAF rekent geen vaste kosten aan (v.b. huur ruimtes) maar wel variabele kosten (v.b. catering, logistieke ondersteuning, permanentie buiten de kantooruren, …). In de mate van het mogelijke worden deze kosten rechtstreeks geregeld tussen de gebruiker en de leverancier (bvb catering).
• Voor activiteiten die de gebruiker organiseert, buiten de werkuren van het VAF en met een evenementiëel karakter, dient zijn burgerlijke aansprakelijkheid t.o.v. derden te worden gedekt door een speciale verzekeringspolis (event polis). De gebruiker dient deze polis rechtstreeks af te sluiten met een verzekeraar. (Desgewenst kan de gebruiker hiervoor inlichtingen bekomen bij het VAF - het VAF heeft hiervoor een raamcontract afgesloten via AON Risk Services.)
• Toelatingen en vergoedingen m.b.t. intellectuele rechten (v.b. SABAM-vergoedingen, billijke vergoedingen, e.a.) zijn steeds ten laste van de gebruiker, dewelke tijdig de bevoegde diensten hiervoor contacteert. Mochten deze diensten -n.a.v. de door de gebruiker geplande activiteiten- alsnog vergoedingen op het VAF verhalen, zal de gebruiker het VAF hiervoor – op het eerste verzoek -  vrijwaren.   
• Voor vergoeding van drank wordt gewerkt met volgende tarieven:
  • Atrium / foyer:
    • warme dranken: forfaitair 1 € per persoon
    • koude dranken: aan inkoopprijs, per geopende fles (mag ook door de gebruiker zelf meegebracht worden)
  • Vergaderzaal 20 personen: forfaitair 30 € per halve dag
  • Vergaderzaal 8 personen: forfaitair 15 € per halve dag
  • Visiesalon 4 personen: forfaitair 10 € per halve dag
• Het goedgekeurde aanvraagformulier – waarin expliciet wordt verwezen naar de algemene gebruiksregels en waarin tevens de voorgenomen activiteit wordt omschreven, de aansprakelijkheid van de gebruiker wordt vastgelegd en de onkostenvergoeding wordt bepaald - geldt als gebruiksovereenkomst tussen de gebruiker en het VAF.
• De (kleine) parking is niet beschikbaar maar er kan in de onmiddellijke buurt gemakkelijk geparkeerd worden (parkeermeters).

6.    Adres

Huis van de Vlaamse Film
Bischoffsheimlaan 38
1000 Brussel
Tel: 02/226.06.30
Fax: 02/ 219.19.36
Inlichtingen: Helga Vinck - hvinck@vaf.be
Ligging en wegbeschrijving: klik hier