De selectieprocedure is gestoeld op het advies van vaste commissieleden, die op basis van hun kennis, ervaring of achtergrond zijn ingedeeld in 6 beoordelingscommissies, n.l.

1. animatie
2. documentaire
3. fictie 1 (1e en 2e (middel)lange film)
4. fictie 2 (vanaf 3e (middel)lange film + minoritair Vlaamse (middel)lange films)
5. korte fictiefilm
6. filmlab

De namen van de commissieleden en de samenstelling van de commissies zijn publiek gekend en staan op de website van het Fonds www.vaf.be. In iedere beoordelingscommissie zetelen 6 leden die elk 1 stem hebben. Zij zijn de enige stemgerechtigden. De stemming is geheim.

De beoordelingscommissies bereiden adviezen voor de Raad van Bestuur voor. De commissieleden beoordelen de projecten in het licht van de prioriteiten die door de Fondsleiding (Raad en Dagelijks Bestuur) na overleg met de voogdijminister en de sector, werden bepaald. Deze prioriteitennota’s zijn publiek consulteerbaar op de website.
Voor iedere aanvraag wordt binnen de beoordelingscommissie een rapporteur aangesteld. Deze staat in voor de eventuele inhoudelijke contacten met de aanvrager voorafgaand aan de bijeenkomst van de beoordelingscommissie, zo de aanvrager dit wenst.  Op verzoek van de aanvrager licht hij ook mondeling en informeel de beslissing van de Raad van Bestuur (op voorstel van de beoordelingscommissie) toe, nadat het Fonds kort de eindbeslissing (voorlopig nog niet met redenen omkleed) aan de aanvrager heeft meegedeeld. Achteraf maakt het Fonds schriftelijk de beargumenteerde beslissing aan de aanvrager over.
Alle commissieleden krijgen ongeveer gelijkwaardige pakketten te “rapporteren”. De aanvrager wordt na indiening van zijn aanvraag ingelicht over de identiteit van de rapporteur. Hij heeft het recht om op gemotiveerde wijze 1 keer per aanvraag een andere rapporteur te vragen, en dit binnen de 2 werkdagen na mededeling door het Fonds van de naam van de aangewezen rapporteur. Indien zijn motivering door het Fonds als gerechtvaardigd wordt aanzien, wordt zijn project aan een andere rapporteur toegewezen. De aanvrager dient zich te beperken tot het contact met de rapporteur en wordt met aandrang gevraagd geen andere commissieleden te benaderen aangaande zijn aanvraag.
Voor de samenstelling van elke beoordelingscommissie werden 6 effectieve leden en 6 plaatsvervangers aangeduid. De beoordelingscommissie FilmLab wordt telkens samengesteld uit een pool van externe deskundigen.

De effectieve leden van de beoordelingscommissies werden aangesteld voor een termijn van 2 jaar. Effectieve commissieleden kunnen in dezelfde beoordelingscommissie 2 mandaatperiodes aanblijven. Om de 2 jaar worden de commissies voor de helft gewijzigd. Na 1 termijn afwezigheid kan een effectief lid naar dezelfde beoordelingscommissie terugkeren. Deze termijnen gelden voor zover in overeenstemming met de samenwerkingsovereenkomst van het Fonds. Plaatsvervangende leden, leden van de bezwaarcommissie en leden uit de pool voor het Filmlab zijn niet per definitie onderworpen aan dezelfde mandaatsbeperking.  

De werkzaamheden van de commissies worden gesuperviseerd, begeleid en opgevolgd door het Fondsteam:

• Alle beoordelingscommissies worden voorgezeten door het Hoofd van de dienst Creatie, Karla Puttemans, zonder dat zij stemrecht heeft. Dit voorzitterschap is dus eerder coördinerend dan inhoudelijk van aard.
• De zakelijk leider van het Fonds, Hans Everaert, is eveneens altijd aanwezig. Hij heeft fundamentele inspraak in de zakelijke, financiële en productionele evaluatie van de projecten – niet in hun selectie op artistiek/inhoudelijke gronden.
• De directeur-intendant, Pierre Drouot, kan beslissen bepaalde vergaderingen van de beoordelingscommissies bij te wonen maar speelt geen rol in de concrete selectie van projecten.  Hij zal wel grondig kennis nemen van de meeste goedgekeurde aanvragen met het oog op verdere opvolging, eventuele coachingbehoeften, promotienoden, internationaal potentieel, enz. In uitzonderlijke gevallen kan hij naast het commissieadvies een persoonlijk, gemotiveerd afwijkend advies aan de Raad van Bestuur overmaken. De Raad van Bestuur heeft altijd de eindbeslissing. Ingeval het afwijkend advies van de intendant wordt gevolgd, zullen de  aanvragers zowel het oorspronkelijk advies van de beoordelingscommissie vernemen, als het voorstel van de directeur-intendant aan het Bestuur. Er wordt dus gestreefd naar volledige transparantie.
• Het dossierbeheer en commissiesecretariaat zijn in handen van de projectbeheerders, die elk hun domein hebben:
- Animatie: Karen Van Hellemont
- Documentaire: Myriam De Boeck
- Fictie: Dirk Cools
- FilmLab en Korte Fictiefilm: Sander Vanhellemont

Er zijn 4 indieningsdeadlines per categorie. De beoordelingscommissies komen dus 4 keer per jaar samen (met uitzondering van de commissie korte fictiefilm).

De indieningskalender staat op de website www.vaf.be

Projecten kunnen na afwijzing in principe éénmaal door de aanvrager bij een volgende deadline worden heringediend. Een tweede herindiening kan enkel mits voorafgaand schriftelijk akkoord van de betrokken beoordelingscommissie.

Bij hernieuwde aanvragen moeten alle eventuele tekst- en structuurwijzigingen ten opzichte van de vorige, afgewezen aanvraag duidelijk zichtbaar aangegeven worden. Daarenboven moet de aanvraag een nota bevatten waarin deze wijzigingen worden toegelicht en gemotiveerd.

Herindieningen van afgewezen projecten waarbij de sleutelfuncties van gedelegeerd producent en/of regisseur en/of scenarist zijn gewijzigd en werden bevestigd, worden opnieuw aanzien als een eerste indiening.  Voor experimentele mediakunst geldt ook de kunstenaar als sleutelfunctie, voor animatie ook de grafisch ontwerper.

De aanvrager bepaalt zelf bij welke beoordelingscommissie hij zijn aanvraag indient, voor zover het toepassingsveld van deze commissie dit lijkt toe te laten, maar het staat de beoordelingscommissie vrij om zich voor de behandeling van een aanvraag onbevoegd te verklaren.

Voor projecten die substantiële elementen uit andere categorieën in zich dragen (b.v. gecombineerde of cross-overprojecten), kan de aanvrager het Fonds verzoeken of kan het Fonds zelf het initiatief nemen om ook een deeladvies in te winnen bij leden van de andere betrokken beoordelingscommissie. Dit deeladvies is ondergeschikt aan het advies van de beoordelingscommissie bij dewelke het project werd ingediend. Voor aanvragen in het FilmLab kan geen deeladvies bij een andere beoordelingscommissie worden gevraagd, en omgekeerd kan er voor aanvragen in de andere beoordelingscommissies geen deeladvies aan de commissie FilmLab worden gevraagd.

Indien deze projecten door de gekozen beoordelingscommissie werden afgewezen of indien deze commissie zich onbevoegd heeft verklaard, kunnen zij bij één andere beoordelingscommissie worden ingediend, voor zover het toepassingsveld van deze andere commissie dit lijkt toe te laten. Deze verandering van beoordelingscommissie kan dus enkel na een beslissing tot onbevoegdheid door de oorspronkelijke beoordelingscommissie of na een eerste afwijzing door deze commissie en niet na een tweede afwijzing door deze commissie.
Bij verklaring tot onbevoegdheid door de ene beoordelingscommissie, wordt de indiening bij een andere beoordelingscommissie opnieuw beschouwd als een eerste indiening. Bij afwijzing door de ene beoordelingscommissie, wordt de indiening bij een andere beoordelingscommissie beschouwd als een eerste herindiening.
Aanvragen die werden goedgekeurd in het Filmlab kunnen in elk volgend stadium bij een andere beoordelingscommissie worden ingediend.

Het Fonds voerde een bezwaarformule in die tegemoetkomt aan de vraag vanuit de sector om bij een andere instantie beroep te kunnen aantekenen. Daarom werd een afzonderlijke bezwaarcommissie opgericht, met 6 stemgerechtigde leden, waaronder de directeur-intendant en 5 leden uit andere beoordelingscommissies. Bij deze bezwaarcommissie worden schriftelijke bezwaren ingediend en kan men bijkomend ook een mondelinge hearing aanvragen. In deze commissie wordt niet met een rapporteursysteem gewerkt.

Anderzijds werd de bezwaarmogelijkheid beperkt omdat:
• een beoordelingscommissie met 6 leden minder het risico loopt om foutieve beslissingen te nemen.
• het rapporteurschap de kans op de verkeerde interpretatie van het aanvraagdossier sterk doet afnemen.
• bepaalde andere, vergelijkbare subsidiënten helemaal geen bezwaarprocedure voorzien (Franse Gemeenschap, projectsteun binnen het Kunstendecreet, …).
Daarom kan pas bezwaar worden ingediend als een aanvrager zijn project niet meer bij de beoordelingscommissie mag herindienen. Bovendien komt de bezwaarcommissie slechts tweemaal per jaar samen.

De bezwaarcommissie heeft, zoals de beoordelingscommissies, een adviserende rol t.a.v. de Raad van Bestuur die de definitieve beslissing neemt. Het betreft dus een enkelvoudige bezwaarprocedure.

Voor verdere vragen: contacteer onze projectbeheerders:

Animatie:
Karen Van Hellemont - tel: 02/226.06.51 - e-mail: kvanhellemont@vaf.be

Documentaire:
Myriam De Boeck - tel: 02/226.06.49- e-mail: mdeboeck@vaf.be

Fictie:
Dirk Cools - tel: 02/226.06.50 – e-mail: dcools@vaf.be

FilmLab en Korte Fictiefilm:
Sander Vanhellemont - tel: 02/226.06.48 – e-mail: svanhellemont@vaf.be
 

OPGELET:  Deze korte uitleg vervangt geenszins de bepalingen uit het Intern Reglement van het Vlaams Audiovisueel Fonds, dat bindend is voor alle aanvragers. Het is terug te vinden op onze website www.vaf.be onder INFO en bij STEUNAANVRAGEN.