Grote Organisatie met Internationale Uitstraling

Het Fonds kan enkel steun verlenen aan rechtspersonen die gevestigd zijn in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad. Organisaties die structureel worden ondersteund door de Vlaamse Gemeenschap komen niet in aanmerking. Dezelfde restrictie geldt voor initiatieven in de context van de amateurkunsten, het sociaal-cultureel werk of het hoger filmonderwijs. Profit-organisaties komen evenmin in aanmerking voor ondersteuning.

Vertrekkend van het basistakenpakket en de begroting wordt in overleg met de organisatie het bedrag voor ondersteuning vastgelegd. De afspraken worden geformaliseerd in een overeenkomst. 

Erkenningen als Grote Organisatie gelden voor een periode van drie jaar. De deadline voor indiening van het dossier 2020-2022 is 31 januari 2019.

De Grote Organisaties beantwoorden aan volgende voorwaarden:

• een kwaliteitsvolle, solide en professionele werking
• een omvang, impact en positionering die maken dat de organisatie een centrale positie bekleedt in een van de strategische deelsectoren op het vlak van Filmcultuur in Vlaanderen
• een internationale uitstraling
• een bewezen traject
• een stevige vertakking, een breed netwerk, een groot aantal samenwerkingen met culturele en andere actoren in binnen- en buitenland
• een combinatie van functies binnen het eigen domein
• een expertisecentrum op het eigen domein
• een aanzienlijk publieksbereik
• een relevantie voor het Vlaamse professionele veld
• een aanzienlijke omzet (totaalbudget van 700.000 EUR minimum)
• diverse inkomstenstromen
• een kwalitatieve staf van gespecialiseerde medewerkers
• aandacht voor diversiteit in de eigen organisatie
• een gedegen organisatievorm die blijk geeft van goed bestuur, een gezond intern functioneren en een performante werking. Bij de aanvang van de erkenning moet de organisatie beantwoorden aan de basisprincipes van goed bestuur zoals omschreven in het decreet van 13 december 2013 houdende de ondersteuning van de professionele kunsten.

In uitzonderlijke gevallen kan het fonds een gemotiveerde uitzondering toestaan op deze erkenningsvoorwaarden.

Op basis van voorgaande voorwaarden treedt het fonds in gesprek met de betrokken organisaties en wordt een afsprakenkader vastgelegd over de basistaken van de Grote Organisatie. Met een erkenning als Grote Organisatie nemen de organisaties een verantwoordelijkheid op zich tegenover het deeldomein dat zij vertegenwoordigen.

Je dient een dossier in via het online platform MyVAF, volgens de richtlijnen die op dit platform worden aangegeven.

Voor de beoordeling en selectie van de aanvragen wordt advies ingewonnen bij een beoordelingscommissie van zes externe deskundigen. De beoordelingscommissie baseert zich voor zijn analyse van het dossier zowel op de inhoudelijke en zakelijke aspecten van het dossier, als op de werking van de voorbije jaren.

Bij ondertekening van het contract ontvangt de Grote Organisatie een eerste schijf van 40%. Het saldo (60%) wordt uitbetaald eind juni. Het tweede jaar wordt er 40% uitbetaald eind januari, het saldo (60%) na goedkeuring van het rapporteringsverslag. Het derde en laatste jaar wordt er eveneens 40% uitbetaald eind januari en het saldo (60%) eind juni.

Concreet betekent dat:

• 2020: 40% eind januari na ondertekening overeenkomst; 60% eind juni
• 2021: 40% eind januari, 60% eind juni na goedkeuring rapporteringsverslag
• 2022: 40% eind januari, 60% eind juni

Wanneer het Fonds steun heeft verleend aan een organisatie en de aanvrager (1) zijn verplichtingen niet of onvoldoende is nagekomen, (2) de werking heeft stopgezet of (3) minder uitgaven heeft gemaakt dan begroot, kan de financiële ondersteuning in zijn geheel of gedeeltelijk worden teruggevorderd. Reserve-opbouw tussen twee opeenvolgende erkenningsperiodes bedraagt maximum 20% van het door het Fonds toegekende bedrag.

Grote Organisaties dienen uiterlijk in mei 2021 een tussentijds rapporteringsverslag in. Een rapporteringsverslag is een verslag dat de werking van de organisatie van het voorbije jaar documenteert en de krijtlijnen aangeeft voor het huidige en volgende werkjaar.  Na goedkeuring van het rapporteringsverslag wordt de tweede schijf van 2021 uitbetaald.

Een zelfevaluatieverslag is een afrondend verslag dat de werking van het voorlaatste en laatste werkjaar (2021 en 2022) documenteert. Grote Organisaties dienen dit in tussen februari en mei 2023, het jaar volgend op de erkenningsperiode.

Deze documenten zijn in te dienen via MyVAF en bestaan uit een inhoudelijk en een financieel onderdeel.

Het team Publiekswerking, dat het voorbije jaar de uitvoering van het dossier opvolgde, neemt het verslag door. Alle bevindingen worden meegenomen naar volgende indieningsrondes.

Wanneer de toegekende subsidie meer dan 80.000 EUR bedraagt, is naast het Rapporterings- en Zelfevaluatieverslag tevens het verslag van een erkende accountant verplicht. De erkende accountant mag niet betrokken zijn bij de dagelijkse artistieke, organisatorische of zakelijke werking van de organisatie. Bij de resultatenrekening wordt toelichting gegeven.

Het Fonds heeft het recht om te allen tijde de boekhouding bij de indiener met betrekking tot de werking waarvoor steun werd verleend, te controleren indien het dit nodig acht.