Handleiding deponering (VAF/Mediafonds)

• Vertoningskopie
  Het doel van het aanleveren van een vertoningskopie is het werk beschikbaar stellen voor de Vlaamse Gemeenschap, voor cultureel gebruik zoals omschreven in de overeenkomst tussen het VAF en de producent.
• Bewaarmateriaal
  Het doel van het aanleveren van bewaarmateriaal is het creëren van de optimale omstandigheden voor de langetermijnbewaring van het werk. De producent blijft eigenaar van het mastermateriaal en kan te allen tijde, wanneer de exploitatie van het werk dit vereist, tijdelijk beroep doen op het materiaal dat in het Koninklijk Belgisch Filmarchief werd gedeponeerd.
• Gedrukte affiches
• Scenario en promotiemateriaal (stills, trailers, digitale affiche, ...)
  Zonder dat dit een formele vereiste is voor het VAF, wordt erop aangedrongen dat de producent ook deze zaken deponeert bij het filmarchief, met het oog op bewaring voor de toekomst.

Onderstaande technische specificaties zijn conform de vereisten van het Koninklijk Belgisch Filmarchief.

Voorafgaand aan de postproductie spreekt de producent per e-mail af met CINEMATEK (Victor De Vocht) om aan te kondigen wat er geproduceerd zal worden en wat er opgeleverd moet worden.

Contact

Victor De Vocht
victor.devocht@cinematek.be
Depot Koninklijk Belgisch Filmarchief (CINEMATEK)
Graystraat 178, 1050 Brussel

Timing

Het digitaal vertonings- en bewaarmateriaal en het analoge vertoningsmateriaal dient ten laatste drie maanden na de eerste publieke vertoning van het werk bij het Koninklijk Belgisch Filmarchief te worden gedeponeerd.

Vereisten

Zowel voor de vertoningskopie als voor het bewaarmateriaal dient steeds de hoogst mogelijke resolutie en kwaliteit volgens het productieproces aangeleverd te worden. Indien het werk niet beschikbaar is in een van de onderstaande formaten, dan kopieert de producent het bestaande formaat naar een van de onderstaande vermelde formaten.

De aangeleverde materialen moeten in perfecte staat zijn. Het digitaal materiaal dient steeds geleverd te worden op een recupereerbare Mac-, NTFS- of Linux-geformatteerde harde schijf. Het filmmateriaal wordt begeleid door een volledige lijst van filmografische metadata.

Bewaarmateriaal dient steeds vergezeld te zijn van een MD5 check sum: bij elk subdossier, onder elk element (beeld, Sound, subs, ProRes, ...). Ook de volgende informatie: specificaties over bit-depth, colour space en bestandsformaat; totale grootte van elke beeldsequentie (aantal bytes); totale grootte van elk geluidsbestand (aantal bytes); aantal frames van elke beeldsequentie; aantal geluidsbestanden of -sporen; of er ondertitels voorzien zijn of niet. Indien er ook pellicule van het werk bestaat, dient deze eveneens aangeleverd te worden in de hoogst mogelijke kwaliteit van het productieproces.

Overeenkomst

Deze handleiding maakt onlosmakelijk deel uit van de overeenkomst m.b.t. het verwerven van productiesteun, afgesloten tussen het VAF en de producent.

Alle bovenstaande gevraagde materialen moeten zijn aangeleverd alvorens de laatste schijf van de productiepremie kan worden uitbetaald. Het VAF wacht hiervoor op de melding van het Filmarchief dat alles werd ontvangen.

Elke afwijking van de regels omtrent de vertoningskopie dient tijdig en schriftelijk aangevraagd te worden bij het VAF. Elke afwijking van de regels omtrent het bewaarmateriaal dient tijdig en schriftelijk aangevraagd te worden bij het Koninklijk Belgisch Filmarchief.

Vertoningskopie

• ProRes HQ-bestand van het werk, waarvan de eerste twee afleveringen altijd ondertiteld zijn in het Engels (tenzij Engels gesproken). Andere taalversies indien aangemaakt.
  OF
• DCP (Digital Cinema Package) van het werk: niet versleuteld (unencrypted) en volgens DCI-specificaties en SMPTE-standaard aangeleverd. Hiervan zijn de eerste twee afleveringen steeds in het Engels ondertiteld (tenzij Engels gesproken). Andere taalversies indien aangemaakt. Dit alles met een benaming volgende de regels van de DCP Naming Convention.

Bewaarmateriaal (digitale master)

• Beeld: TIFF-sequenties met een linear bit-depth van 16, colour space in X’Y’Z’ met een display gamma van 2.6, inclusief de ‘clean shots’ (indien aanwezig)
• Audio: alle ontwikkelde taalversies in alle ontwikkelde audio’s : 5.1 , 7.1 , 2.0, … (per kanaal een geluidsfile).
• Ondertitels: alle ontwikkelde ondertitels, waaronder zeker de Engelse van de eerste twee afleveringen.
• Referentiekopie: een ProRes-HQ-bestand van de verschillende taalversies, zonder ingebrande ondertiteling. De bijbehorende ondertiteling (minstens de Engelse van de eerste twee afleveringen) los erbij als SRT-file, in desbetreffende snelheid (24 en/of 25 fps).

Gedrukte affiches

Indien aangemaakt. Minstens drie (3) en maximaal vijf (5) exemplaren van elk formaat, te leveren in perfecte staat (niet geplooid of beschadigd).

Vertoningskopie

• ProRes HQ-bestand van het werk, waarvan de eerste twee afleveringen altijd ondertiteld zijn in het Engels (tenzij Engels gesproken). Andere taalversies indien aangemaakt.
  OF
• DCP (Digital Cinema Package) van het werk: niet versleuteld (unencrypted) en volgens DCI-specificaties en SMPTE-standaard aangeleverd. Hiervan zijn de eerste twee afleveringen steeds in het Engels ondertiteld (tenzij Engels gesproken). Andere taalversies indien aangemaakt. Dit alles met een benaming volgende de regels van de DCP Naming Convention.

Bewaarmateriaal (digitale master)

• Beeld: TIFF-sequenties met een linear bit-depth van 16, colour space in X’Y’Z’ met een display gamma van 2.6, inclusief de ‘clean shots’ (indien aanwezig);
• Audio: alle ontwikkelde taalversies in alle ontwikkelde audio’s: 5.1, 7.1, 2.0,… (per kanaal een geluidsfile);
• Ondertitels: alle ontwikkelde ondertitels.
• Referentiekopie: een ProRes HQ-bestand van de verschillende taalversies, zonder ingebrande ondertiteling. De bijbehorende ondertiteling (bij voorkeur de eerste twee afleveringen in het Engels) los erbij als SRT-file, in desbetreffende snelheid (een framerate van 24 fps of 25 fps).

Gedrukte affiches

Indien aangemaakt. Minstens drie (3) en maximaal vijf (5) exemplaren van elk formaat, te leveren in perfecte staat (niet geplooid of beschadigd).