Internationale promotiesteun voor tv-reeksen

Internationale promotiesteun wordt ingezet om de specifieke expertise van derden in te huren,  i.v.m. de promotie n.a.v. een selectie op een festival, een nominatie voor een filmprijs of in het kader van een retrospectieve.

De Vlaamse hoofdproducent dient de aanvraag in. De steun kan worden toegekend aan natuurlijke personen als aan rechtspersonen, op voorwaarde dat zij voor het project een controleerbare boekhouding voeren:

• natuurlijke personen van elke nationaliteit, die gedomicilieerd zijn, permanent wonen of hun beroep uitoefenen in de Europese Unie;
• rechtspersonen waarvan de maatschappelijke zetel of een permanent agentschap is gevestigd in België.

De steunaanvrager moet onafhankelijk zijn. Dit betekent dat hij niet meer dan 15% van het maatschappelijk kapitaal van een omroep bezit, niet onder toezicht staat van een overheid, geen omroep is of dat niet meer dan 15% van zijn maatschappelijk kapitaal in handen is van een omroep.

Algemene Groepsvrijstellingsverordening
De steun die wordt toegekend door het VAF wordt toegekend binnen het kader van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening van de Europese Commissie.
Volgens de Europese regels mag een onderneming op het moment van de steuntoekenning geen onderneming in moeilijkheden zijn.

Het moment van steuntoekenning door het VAF is afhankelijk van het soort steun dat u ontvangt.  Bij scenariosteun en promotiesteun is dit op het ogenblik van de goedkeuring van de steun door de raad van bestuur van het VAF.  Voor ontwikkelings- en productiesteun is dit op het ogenblik van goedkeuring van het technisch dossier.  De steuntoezegging voor ontwikkelings- en productiesteun van het VAF betreft immers slechts een principiële toezegging en de effectieve toekenning is afhankelijk van de goedkeuring van het technisch dossier.

Meer informatie rond deze bepalingen en een rekenmodule kan je terugvinden via de website van Agentschap Innoveren & Ondernemen.

De maximum bedragen zijn afhankelijk van het type selectie. Hier geldt het principe van de cofinanciering. Elke Euro promotiesteun dient door de producent gematcht te worden.

Op festivals 

• A-list festivals: 20.000 EUR (volledig aan te wenden voor het desbetreffende festival) + 5.000 EUR (voor verdere premières op andere festivals, of selecties op strategische festivals) voor lange creaties / 7.500 EUR (volledig aan te wenden voor het desbetreffende festival) + 2.500 EUR (voor verdere premières op andere festivals, of selecties op strategische festivals) voor korte en middellange creaties, incl. creaties die een VAF/Wildcard wonnen;
• strategische festivals: 7.500 EUR (volledig aan te wenden voor het desbetreffende festival) + 2.500 EUR (voor verdere premières op andere festivals, of selecties op strategische festivals) voor lange creaties / 2.500 EUR (volledig aan te wenden op het desbetreffende festival) + 1.000 EUR (voor verdere premières op andere festivals, of selecties op strategische festivals) voor korte-en middellange creaties, incl. creaties die een VAF/Wildcard wonnen;
• andere festivals: max. 350 EUR voor festivals binnen de EU, de EER en de EVA; max. 750 EUR voor festivals buiten de EU, de EER en de EVA; Per creatie kan deze tussenkomst maximaal tweemaal worden aangevraagd indien het telkens gaat om een wereld-, internationale-, Europese-, Aziatische of Noord-Amerikaanse première en op voorwaarde dat de creatie nog geen promotiesteun voor een top-of strategisch festival heeft ontvangen. Het betreft hier een forfait waar het principe van de cofinanciering niet geldt.

Naar aanleiding van een prijs:

• International Emmy Awards: max. 25.000 EUR per creatie

 

De promotiesteun is beperkt tot een maximum van 50% van de aanvaarde kost, volgens het principe van de cofinanciering. Dat wil zeggen dat het Fonds steun verleent indien de aanvrager of derden een investering doen.

Aanvaarde kosten bij internationale promotiesteun

Enkel de door VAF aanvaarde kosten die gemaakt worden n.a.v. het desbetreffende festival komen in aanmerking. Alle basispromotiekosten ressorteren onder productiesteun en komen dus niet in aanmerking voor internationale promotiesteun.

Advertenties, affichage, bannering 
Online advertenties in vak- of festivalpublicaties ter kennisgeving en/of ondersteuning van de voorstelling op het festival, alsook print- en digitale affichage of bannering ter plaatse/op het festival.

Cross- en sociale media 
Initiatieven op het vlak van cross- en sociale media ter promotie van de creatie in aanloop van, en tijdens het festival worden aanvaard. Kosten verbonden aan het inhuren van een social media manager, de creatie van specifiek in aanloop van en tijdens het festival aan te wenden social media content, alsook betalende advertentieacties op sociale media.

DCP monitoring fee 
De kosten aangerekend door het festival, of door een bedrijf in opdracht vanhet festival, om de DCP vooraf technisch te controleren en op te nemen in het systeem.

DCP voor festivalvertoning 
De productie van één DCP wordt als promotiekost aanvaard. Indien uitdrukkelijk verzocht door het festival, kan ook de kostprijs van een tweede DCP (of van een alternatieve drager) worden ingebracht. Deze tweede DCP (of alternatieve drager) wordt na vertoning op het festival onmiddellijk eigendom van het VAF.

Electronic Press Kit (EPK) 
Hieronder worden zowel de selectie en het beschikbaar maken, als de eventuele ondertiteling van de materialen (interviews, beeldfragmenten, internationale trailer, making of, ...) verstaan. Deze EPK kan slechts voor maximaal één festival worden ingebracht. [Belangrijk: kosten gerelateerd aan de redactie, montage, productie (m.a.w. het aanmaken) van de trailer of making of  worden niet aanvaard. Deze vallen integraal onder de productiekosten.]

Gadgets
Kleine gadgets of snoepwaren ter promotie en het verwerven van zichtbaarheid voor de creatie op het festival kunnen in het promotiebudget worden opgenomen. De aanvrager draagt er zorg voor dat deze gadgets voorzien zijn van een waarschuwing indien gevaarlijk voor bv. kinderen of andere groepen. Het VAF spoort aanvragers ook aan tot het kiezen van duurzame opties zowel op het vlak van het milieu als op het gebied van fabricage- en handelspraktijken (fair trade).

Hotelaccommodatie 
Extra hotelovernachtingen en ontbijt, niet vergoed door het festival, voor de Vlaamse regisseur, de Vlaamse hoofdproducent, de Vlaamse scenarist/showrunner, de Vlaamse hoofdcast/hoofdanimatoren en Vlaamse heads of department, zoals de DOP, monteur, componist. [Additionele hotelkosten zoals minibar, room service, stomerij, etc. worden niet aanvaard. Deze worden via de per diems gedekt.] Voor functies die niet in de voornoemde opsomming opgenomen zijn, neemt men steeds ruim vooraf contact op met Flanders Image.

Impact Producer
De Impact Producer wordt ingehuurd om de maatschappelijke betrokkenheid van organisaties (derden) en kijkers te genereren door hen bij het verhaal te betrekken en hen er deel van te maken. De Impact Producer is meestal vanaf de projectfase betrokken. Alleen het (extra) honorarium voor en incidentele kosten expliciet verbonden aan impactactiviteiten in onmiddellijke aanloop van en tijdens het festival kunnen hier in rekening worden gebracht. Reis-en hotelkosten met betrekking tot het festival kunnen hier niet inbegrepen worden en zijn dus voor rekening van de Impact Producer.

Junket/mediaverslag 
De organisatie van een persjunket ter plaatse, met deelname in de reiskosten van de journalisten en/of deze van een cameracrew, wordt aanvaard. Ook de kost van een eigen reportageploeg die ter plaatse beeldmateriaal maakt voor gebruik op o.a. de website, sociale media en andere kanalen, wordt aanvaard.

Markt- en industriescreenings 
Markt- of industriescreenings tijdens het festival waarvoor de creatie is geselecteerd, met het oog op de internationale verkoop en de verdere festivalcarrière van de creatie.

Ondertiteling (incl. vertaling) 
Indien in een officieel schrijven van het festival als voorwaarde gesteld, worden de kosten verbonden aan de ondertiteling in de door het festival gewenste en bij projecties gebruikte taal aanvaard. Het elektronisch bestand met de ondertitelingslijst wordt onmiddellijk na afwerking geleverd aan het VAF.

Per diems 
Maximaal 60 EUR per persoon per dag voor de Vlaamse regisseur, de Vlaamse hoofdproducent, de Vlaamse scenarist/showrunner en/of de Vlaamse hoofdcast/hoofdanimatoren en Vlaamse heads of department. Deze vervangen dagelijkse uitgaven ter plaatse, zoals maaltijden, minibar, room service, stomerij, plaatselijk vervoer, etc. Als bewijs voor de per diems geldt een verklaring van de begunstigde dat deze voor het verblijf tijdens het festival deze per diems heeft ontvangen van het productiebedrijf.

Persbrochures (Press Kit) 
Hieronder wordt zowel de externe redactie, de vertaling, de vormgeving als de aanmaak van een persmap voor gebruik, naar aanleiding van de buitenlandse festivalselectie (in digitale- en/of printversie) verstaan.

Persverantwoordelijke (publicist)
Hieronder wordt een onafhankelijke persoon (of bedrijf) verstaan die in aanloop van het festival én op het festival instaat voor het genereren van media/persbelangstelling voor de creatie en zijn makers. Zowel het honorarium als de door deze persoon gemaakte (bewijsbare) kosten komen in aanmerking. Reis-en hotelkosten met betrekking tot het festival kunnen hier niet inbegrepen worden en zijn dus voor rekening van de publicist.

Premièrefeest, -receptie of -diner/lunch 
Een evenement naar aanleiding van de officiële voorstelling van de creatie op het festival, waar bv. pers en/of andere professionele festivalbezoekers (aankopers, curatoren...) op worden uitgenodigd.

Promotioneel drukwerk 
De aanmaak en productie van affiches, flyers, postkaarten, stickers, etc. komt in aanmerking, alsook de distributie (bv. plakploeg, promoteam...) ter plaatse. [Dit met uitzondering van alle materialen die in eerste instantie bedoeld zijn voor de uiteindelijke release van de creatie. De affiche dient bv. wezenlijk te verschillen van deze voor de nationale campagne om in aanmerking te komen.] Het VAF spoort aanvragers ook aan tot het kiezen van duurzame opties zowel op het vlak van het milieu als op het gebied van fabricage- en handelspraktijken (fair trade).

Strateeg
Een strateeg werkt een strategisch plan en doelstellingen uit bij nominatie van een creatie, en helpt bij het ervan in de praktijk zetten. Zowel het honorarium als de door deze persoon gemaakte (bewijsbare, incidentele) kosten komen in aanmerking. Reis-en hotelkosten met betrekking tot de nominatie kunnen hier niet inbegrepen worden en zijn dus voor rekening van de strateeg.

Submission fees
Eerder gemaakte kosten verbonden aan het inzending, registreren of kandidaat stellen (submission fees) van een creatie voor selectie of nominatie komen niet in aanmerking.

Transport van en naar festival 
Transport voor de Vlaamse regisseur, de Vlaamse hoofdproducent, de Vlaamse scenarist/showrunner, de Vlaamse hoofdcast, de Vlaamse hoofdanimatoren en Vlaamse heads of department – voor zover niet door het festival betaald. [Partners van deze mensen komen niet in aanmerking, tenzij er specifieke redenen kunnen worden aangehaald, zoals begeleiding van een minderjarige of een persoon met een beperking. Dit dient vooraf te worden gemeld.]

Het VAF spoort aanvragers aan tot het kiezen voor duurzame opties.

-->Transport [vertrek vanuit/aankomst in België]
Verplaatsingen naar en van Brussels Airport en de luchthavens van Charleroi, Antwerpen, Oostende, Parijs (CDG, Orly), Rotterdam, Schiphol, … tussen 06u en 22u, worden met het openbaar vervoer afgelegd, tenzij kan worden aangetoond dat het onmogelijk is om op het uur van aankomst of vertrek de bestemming te bereiken. Dit geldt tevens voor de treinstations van bv. Brussel Zuid, etc. Voor verplaatsingen per auto wordt de door de Vlaamse Overheid vastgelegde kilometervergoeding toegepast. (Parkeerkosten in de Benelux (o.a. op luchthavens) worden nooit terugbetaald.)

Voor verplaatsingen naar bestemmingen die rechtstreeks per trein vanuit Brussel bereikbaar zijn (zoals Amsterdam, Keulen, Londen, Parijs, …) en waarvan de totale reistijd minder dan vier uur bedraagt, geldt dat de trein steeds voorrang heeft op verplaatsingen per auto of vliegtuig.

-->Transport [aankomst/vertrek ter plaatse] 
Ook voor verplaatsingen bij aankomst of vertrek in het buitenland, gaat de voorkeur uit naar het openbaar vervoer. Vervoer per taxi (alsook via alternatieve diensten als Über of Lyft) kan echter wel als kost worden ingebracht indien het de verplaatsing, bij aankomst en vertrek, tussen het station/luchthaven en het hotel betreft.

Kosten verbonden aan lokale verplaatsingen worden door de per diem gecoverd.

Verzendingskosten 
Alleen verzendingskosten met betrekking tot het festival, zoals het fysiek (met een erkend koerierbedrijf) of elektronisch versturen van de DCP of promotiematerialen, worden aanvaard.

Website 
De kosten voor het toevoegen van een op het ogenblik van de officiële uitnodiging nog niet aanwezig internationaal/anderstalig luik aan de bestaande website, of de productie en lancering van een internationale/anderstalige website voor de creatie komen in aanmerking. Voorwaarde is wel dat het luik waarvan sprake volledig online is bij aanvang van het festival.

Overige 
Uitgaven die niet vermeld of beschreven worden in het overzicht van de aanvaarde kosten, kunnen hier worden opgenomen. Opgelet! Er dient hier vooraf contact te worden opgenomen met Flanders Image (flandersimage@vaf.be)

 

• De creatie dient een majoritair Vlaamse audiovisuele productie te zijn. 
• De creatie is op het ogenblik van vertoning op het festival niet ouder dan 12 maanden.
• Op het moment waarop de aanvraag wordt ingediend, dient de aanvrager in orde te zijn met de filmfiche op flandersimage.com en de levering van de vereiste materialen voor screener.be

De volledige aanvraag dient uiterlijk acht kalenderdagen voor aanvang van het festival of de prijzenceremonie te worden ingediend.

Je dient een dossier in via het online platform MyVAF, volgens de richtlijnen die op dit platform worden aangegeven.