Ontwikkelingssteun voor InnovatieLab (webseries)
De categorie: InnovatieLab
In InnovatieLab komen alle niet-lineaire projecten uit het VAF/Mediafonds en VAF/Filmfonds samen. Concreet gaat het over:
Binnen het VAF/Mediafonds:
- Webseries in de categorieën animatie, documentaire en fictie: Deze hebben meestal korte afleveringen (webisodes) en een aangepaste vertel- en productiestructuur. Webseries die in aanmerking komen moeten bestaan uit minimaal 3 afleveringen met een minimale totale uitzendduur van 30’ voor de volledige reeks.
Het soort steun: ontwikkelingssteun
De ontwikkelingssteun dient voor (afhankelijk van het genre/de categorie van het project!): het scenario herwerken en op punt stellen, de haalbaarheid van het project onderzoeken, de belangrijkste locaties zoeken, de hoofdrollen casten, reperage en research doen, animatietests doen en de animatietechniek bepalen, de visuele stijl bepalen, het storyboard maken, het budgetontwerp opstellen, de rechten verwerven, (co-)producenten, partners en financiering zoeken, enz.
Deze steun geldt enkel voor majoritair Vlaamse projecten (definitie: zie reglement).
Opgelet: om alles overzichtelijk te houden, bevat deze pagina enkel de basisinformatie over steunaanvragen. In het reglement van het VAF staan alle regels en voorwaarden in detail vermeld. Wie steun aanvraagt, verklaart zich akkoord met het volledige reglement.
Voorwaarden & Bedragen
Voor wie?
Steun kan zowel aan natuurlijke personen als aan rechtspersonen worden toegekend, op voorwaarde dat zij voor het project een controleerbare boekhouding voeren:
- Rechtspersonen waarvan de maatschappelijke zetel of een permanent agentschap is gevestigd in Vlaanderen op het moment van de uitbetaling van de steun.
- Meerderjarige natuurlijke personen van elke nationaliteit, die gedomicilieerd zijn, permanent resideren of hun beroep uitoefenen in de Europese Unie.
- De steunaanvrager moet onafhankelijk zijn. Conform artikel 2, 49° van het Vlaams decreet betreffende radio-omroep en televisie, wordt de onafhankelijke producent gedefinieerd als volgt: de producent a) waarvan de rechtspersoonlijkheid onderscheiden is van die van een omroeporganisatie; b) die rechtstreeks noch onrechtstreeks over meer dan 15 percent van het kapitaal van een Vlaamse omroeporganisatie beschikt; c) waarvan het kapitaal voor niet meer dan 15 percent in handen is van een vennootschap die rechtstreeks of onrechtstreeks meer dan 15 percent van het kapitaal van een Vlaamse omroeporganisatie bezit.
Vanaf aanvragen voor ontwikkelings- en productiesteun raden wij ten stelligste aan om met een rechtspersoon aan te vragen.
Algemene Groepsvrijstellingsverordening
De steun die wordt toegekend door het VAF wordt toegekend binnen het kader van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening van de Europese Commissie.
Volgens de Europese regels mag een onderneming op het moment van de steuntoekenning geen onderneming in moeilijkheden zijn.
Het moment van steuntoekenning door het VAF is afhankelijk van het soort steun dat u ontvangt. Bij scenariosteun en promotiesteun is dit op het ogenblik van de goedkeuring van de steun door de raad van bestuur van het VAF. Voor ontwikkelings- en productiesteun is dit op het ogenblik van goedkeuring van het technisch dossier. De steuntoezegging voor ontwikkelings- en productiesteun van het VAF betreft immers slechts een principiële toezegging en de effectieve toekenning is afhankelijk van de goedkeuring van het technisch dossier.
Meer informatie rond deze bepalingen en een rekenmodule kan je terugvinden via de website van Agentschap Innoveren & Ondernemen.
Bedragen
In het reglement staan de theoretische maxima opgelijst die men volgens de beheersovereenkomst van het VAF/Filmfonds kan aanvragen. In de praktijk werkt het VAF voor de categorie InnovatieLab met een systeem van maximale bedragen.
Deadlines
Bekijk de kalender om alle deadlines te zien voor indiening van aanvragen.
Aanvragen die worden ingediend ná de deadline, zijn onontvankelijk. De deadline voor de digitale indiening van het dossier (via MyVAF) is om 23.59u op de dag vermeld in de deadlinekalender.
Hoe aanvragen?
Alle aanvragen moeten worden ingediend via het MyVAF-portaal. Meer informatie hierover kan je terugvinden in de gebruikershandleiding.
Voor de aanvragen ontwikkelingssteun worden de volgende bijlagen gevraagd in het aanvraagdossier:
LUIK A
1. financieringsplan van de ontwikkeling (opgelet: eventueel eerder toegekende scenariosteun wordt hierin niét opgenomen.) – hiervoor kan vrijblijvend het standaardformulier van het VAF worden gebruikt
2. gedetailleerd budget van de ontwikkeling – hiervoor kan vrijblijvend het standaardformulier van het VAF worden gebruikt
3. samenvatting van het verhaal met begin, midden en eind (synopsis)
4. intentieverklaring van de regisseur en scenarist over keuze onderwerp, stijl, structuur en visuele aanpak
5. intentieverklaring van de producent over keuze project, de productionele en financieringsaanpak en de plaatsing in de markt
6. In alle gevallen behalve bij nieuwe projecten: een nota over de eventuele wijzigingen ten opzichte van de vorige aanvraag en/of een inhoudelijke reactie op het commissieverslag.
7. werkprocedure: hoe zal u te werk gaan bij het op punt stellen van het scenario, het casten van de hoofdrollen, reperage en research, het zoeken naar coproducenten, partners en financiering, e.d.?
8. beschrijving project (fictie/documentaire): concept, volledig uitgeschreven scenario van de eerste aflevering, en een treatment per aflevering van alle andere afleveringen.
Specifiek voor animatie: een literaire en grafisch bijbel bestaande uit:
- concept
- uitgeschreven scenario van eerste aflevering en een treatment per aflevering van alle afleveringen
- aanzet tot storyboard van 1 aflevering
- beschrijving van de gebruikte techniek(en)
- designs van personages, decors, moodboards in geval van aanmaak piloot of trailer: ook het scenario en storyboard voor deze piloot/trailer
* Voor op zich staande producties (singles) die in reeksvorm worden ingediend: per aflevering (single) wordt een apart aanvraagdossier ingediend met alle verplichte en niet-verplichte bijlagen (incl. volledig scenario) + een overkoepelende intentiebrief waarin de totaliteit van de reeks wordt geduid door de betrokken Vlaamse omroep (zie ook punt 12)
9. Indien van toepassing: een voorstelling van de belangrijkste personages met een korte karakterschets - maximaal 1/2 blz. A4 per personage. Indien gewenst mogen de personagebeschrijvingen ook opgenomen worden in de beschrijving van het project.
10. Diversiteitsaanpak: het VAF verwacht dat aanvragers nadenken en aangeven hoe binnen hun aanvraag plaats wordt - of kan worden - gemaakt voor diversiteit. Meer uitleg en denkpistes zijn te vinden op onze website: https://www.vaf.be/diversiteitsaanpak - maximaal 2 blz. A4
11.indien een adaptatie: bewijs dat een optie op de rechten is verworven. Opgelet: bij een eerste indiening moet ook één exemplaar worden bezorgd van het originele werk (roman/toneelstuk)
12. cv van regisseur, producent en scenarist (specifiek voor animatie: aangevuld met cv van hoofdanimator en production designer)
13. schriftelijk engagement van een Vlaamse omroep (in open net) om de ontwikkeling mee te financieren
LUIK B (verplicht voor zover van toepassing): overeenkomsten m.b.t. de auteursrechten en de auteursprestaties (regisseur en scenarist)
Visiemateriaal van dit project of eerder werk van de makers is niet verplicht, maar wordt sterk aanbevolen. Aan te leveren via een link.
De aanvraag dient een volledig beeld te geven van het te realiseren project. Aanvragen en de daarbij behorende gegevens en bijlagen dienen te zijn opgesteld in het Nederlands of naar het Nederlands te zijn vertaald. Meer bepaald dienen scenario’s, synopsissen, treatments, intentieverklaringen, personagebeschrijvingen, inhoudelijk en visueel opzet of concept, statuten productiehuis in het Nederlands te worden ingediend. Scenario’s in andere talen kunnen eveneens worden ingediend, doch enkel indien ze vergezeld zijn van een vertaling in het Nederlands. Daarentegen kunnen cv’s, contracten en documenten m.b.t. de financiering zowel in het Nederlands, het Frans als het Engels worden meegestuurd.
Wie beslist?
Nadat je aanvraagdossier formeel ontvankelijk is bevonden door de administratie van het VAF, wordt de aanvraag voorgelegd aan een beoordelingscommissie. De lijst van de beoordelingscommissies is te vinden op deze pagina. Deze commissie brengt een advies uit aan de Raad van Bestuur van het VAF, die de uiteindelijke beslissing neemt.
Selectieprocedure
Traject van een aanvraagdossier
Een aanvraag wordt ingediend door een dossier aan te maken en door te sturen via het MyVAF-portaal. Vervolgens controleert een projectbeheerder of de aanvraag ontvankelijk is.
Indien de aanvraag meteen volledig is en strookt met het reglement van het betreffende fonds, dan is deze ontvankelijk. Het VAF neemt de aanvraag in behandeling en het dossier wordt voor advies overgemaakt aan de beoordelingscommissie.
Indien de aanvraag niet ontvankelijk zou zijn, verneemt u dit via e-mail, met een uitleg van de projectbeheerder waarom dit het geval is. Indien er in het dossier nog zaken ontbreken, is de aanvraag voorlopig onontvankelijk. U krijgt nog een termijn om het dossier in orde te brengen. Afhankelijk van of dit lukt, kan de aanvraag al dan niet ontvankelijk worden verklaard.
Advies: beoordelingscommissies
De selectieprocedure gebeurt op basis van het advies van externe deskundigen. Meestal vormen zij een beoordelingscommissie van 5 personen. Er zijn 5 vaste leden en 5 plaatsvervangers.
In één geval werkt dit anders:
- voor de commissies FilmLab en Innovatielab wordt gewerkt met een pool van commissieleden waaruit voor iedere vergadering een andere groep wordt samengesteld.
De namen van de commissieleden en de samenstelling van de commissies zijn publiek gekend en staan op de website. De commissieleden lezen de aanvragen vooraf en vergaderen vervolgens op het VAF. Elk commissielid heeft 1 stem, in een geheime stemming. Zij zijn de enige stemgerechtigden. De voorzitter en projectbeheerder leiden de werkzaamheden in goede banen.
Alle commissieleden lezen de aanvragen vooraf, onafhankelijk van elkaar, en brengen een eerste, indicatieve stem uit. Hierna wordt er gezamenlijk over alle aanvragen vergaderd. De uitslag van de eerste, indicatieve stemming wordt bij aanvang van deze vergadering bekend gemaakt. Op het einde van de commissievergadering volgt een tweede, definitieve stemming. Een project moet minimaal 3 positieve stemmen op 5 halen om in aanmerking te komen voor steun. Bij onvoldoende budget kan de lat voor ondersteuning hoger komen te liggen, maar behouden afgewezen projecten die deze minimumscore hebben behaald, wel hun indieningskans voor een volgende ronde.
Welke commissie welke aanvragen behandelt, staat te lezen bij de indieningsdata.
Beslissing: Raad van Bestuur
De vergaderingen van de beoordelingscommissies leiden tot een advies voor het al dan niet ondersteunen van de aanvragen. Dit advies wordt voorgelegd aan de Raad van Bestuur van het VAF, die de definitieve beslissing neemt.
Rapporteur
Voor iedere aanvraag wordt uit de leden van de beoordelingscommissie één rapporteur aangesteld. Indien de aanvrager dit wenst, kan hij met de rapporteur een inhoudelijk gesprek over het dossier voeren, voorafgaand aan de bijeenkomst van de beoordelingscommissie. Na de beslissing van de Raad van Bestuur kan de aanvrager bij de rapporteur ook een mondelinge en informele toelichting vragen bij deze beslissing - van zodra het VAF via e-mail de eindbeslissing (voorlopig nog niet met redenen omkleed) aan de aanvrager heeft meegedeeld. Later maakt het VAF ook schriftelijk de commentaren van de commissie over aan de aanvrager.
De aanvrager wordt na indiening van zijn aanvraag ingelicht over de identiteit van de rapporteur. Hij heeft het recht om op gemotiveerde wijze 1 keer per aanvraag een andere rapporteur te vragen. Indien zijn motivering door het VAF als gerechtvaardigd wordt gezien, wordt zijn project aan een andere rapporteur toegewezen. De aanvrager dient zich te beperken tot het contact met de rapporteur en wordt met aandrang gevraagd geen andere commissieleden te benaderen aangaande zijn aanvraag.
Hearings
Voor aanvragen vanaf 200.000 euro (bij documentaire vanaf 160.000 euro) wordt de aanvrager uitgenodigd voor een hearing bij de voltallige commissie. Na de beslissing kan hij contact opnemen met een commissielid dat als rapporteur werd aangeduid.
Beoordelingscommissies
U kan een overzicht van de commissieleden terugvinden op deze pagina.
Bezwaarsysteem
Indieners van aanvragen die door het VAF werden afgewezen, hebben de mogelijkheid om éénmaal per project een gemotiveerd bezwaarschrift in te dienen bij de Raad van Bestuur van het VAF, die zich laat adviseren door een bezwaarcommissie.
Een bezwaar kan pas worden ingediend nadat een aanvraag tweemaal op rij werd afgewezen.
De bezwaarcommissie wordt ad hoc samengesteld uit 5 leden afkomstig uit beoordelingscommissies van het VAF/Filmfonds en het VAF/Mediafonds. Per bezwaarschrift stemmen deze 5 leden, onder wie geenszins iemand uit de beoordelingscommissie die als laatste over de aanvraag heeft geadviseerd. Binnen eenzelfde vergadering van de bezwaarcommissie kan de samenstelling van de 5 leden met stemrecht per bezwaardossier variëren in functie van de categorie van het project waarvoor het bezwaar werd ingediend. Ingeval voor een bepaalde beoordelingsronde uit de beoordelingscommissies geen groep van 5 personen kan worden samengesteld, kan het VAF ad hoc een beroep doen op externe deskundigen met stemrecht. Om geldig te kunnen beraadslagen, dienen er minstens 3 leden met stemrecht aanwezig te zijn.
Deze commissie werkt niet met rapporteurs. De aanvrager krijgt de mogelijkheid aangeboden tot een hearing voor de voltallige bezwaarcommissie.
De bezwaarcommissie beraadslaagt 2 keer per jaar over de ingediende bezwaarschriften.
Op basis van de gemotiveerde grieven uit het bezwaarschrift en de eventuele hearing, formuleert de bezwaarcommissie een advies aan de Raad van Bestuur van het VAF. De Raad van Bestuur neemt een beslissing over de gegrondheid van het bezwaar op de eerste vergadering die volgt op de bijeenkomst van de bezwaarcommissie, nadat hij kennis heeft genomen van het advies van de bezwaarcommissie. De Raad van Bestuur neemt vervolgens een beslissing over de wijze waarop het bezwaar – indien gegrond - wordt aanvaard (bv. toekenning van de steun, kans tot herindiening, opleggen van bepaalde condities).
Opgelet: aan het indienen van een bezwaar zijn stringente regels verbonden. Deze regels staan vermeld in het reglement van het VAF/Filmfonds en het VAF/Mediafonds.
