Outreachplan

Het VAF kent een premie toe voor de ontwikkeling en uitwerking van een outreachplan voor majoritair Vlaamse, door het VAF ondersteunde middellange en lange documentaires.

Outreach betekent het identificeren en bereiken van doelgroepen die niet uit eigen beweging of via de geijkte media in aanraking zouden komen met documentaires.

Een outreachplan is in eerste instantie een alternatief distributieplan waarbij, los van de klassieke distributiekanalen (TV, bioscoop, filmfestivals etc.) 'out of the box' onderzocht wordt wat andere relevante (mogelijk zeer niche) doelpublieken kunnen zijn voor de desbetreffende documentaire. En hoe men die bereikt: mensen die doorgaans geen documentaires bekijken, of naar de bioscoop gaan, maar die omwille van het specifieke onderwerp wel interesse kunnen hebben in de film.

Vanaf de preproductiefase onderzoekt en bepaalt de producent met welke organisaties (beroepsorganisaties, verenigingen, sociaal-maatschappelijk, artistiek, erfgoed,…) en individuen (kunstenaars, influencers, experten, journalisten, schrijvers, beleidsmakers, …) een partnerschap gesloten kan worden om (al dan niet omkaderde) filmvertoningen te organiseren en hun achterban te engageren.

In tweede instantie kan het outreachplan de basisstrategie vormen voor een breder impactplan, waarbij de kracht van de film de motor kan zijn voor maatschappelijk debat, mentaliteits- en beleidsverandering (ogen openen, eigen meningen in vraag stellen, debateren, engageren, ondernemen, beleid bijstellen …). Niet elk type documentaire leent zich hiertoe, en dus beslist elke producent voor zich of hij ook een impacttraject wil bewandelen.

Wat?

We leggen geen specifieke vorm op voor het outreachplan.
Hieronder vinden jullie een aantal vragen die jullie kunnen helpen om het outreachplan op te (laten) maken. Door de diversiteit aan projecten zullen niet alle vragen voor alle projecten even relevant zijn. Ze moeten ook niet vraag per vraag beantwoord worden. Het zijn vooral tools voor de aanvragers om mee aan de slag te gaan.

Waar gaat mijn film precies over?
Wat wil ik vertellen en waarom? (relevantie, urgentie vanuit het onderwerp of de maker)
Wie zou mijn film willen zien ?

De volgende stap is dan: hoe bereik je deze mensen?

Maak een SWOT analyse van je film.
Wat is de Unique Selling Proposition van deze film? Welke gelijkaardige films (thema, genre, stijl) bestaan er en welk publiek hebben deze bereikt?
Identificeer een paar specifieke doelgroepen die interesse zouden kunnen hebben in deze film. Denk ook aan doelgroepen die niet in het bijzonder geïnteresseerd zijn in documentaire, maar door het onderwerp, de aanpak of een ander aspect van de film wel interesse zouden kunnen hebben in dit betreffende project.
Waar vind je je publiek en hoe ga je elk van deze doelgroepen proberen te bereiken?
Hoe kan je social media intelligent gebruiken om je publiek te bereiken? Denk verder dan gewoon het aanmaken van een pagina.
Moet er speciale content aangemaakt worden om een bepaald publiek te bereiken of om via bepaalde (sociale) media aandacht te genereren? Denk aan korte filmpjes/clips, beeldmateriaal voor instagram, maar voor een bepaald publiek misschien eerder een specifieke trailer of nog helemaal iets anders. Durf ‘out of the box’ te denken.
In welke circuits, buiten de gangbare (festivals, tv, cinema), zou deze film vertoond kunnen worden? Hoe zorg je dat de film hier een podium krijgt? Vereist dit een aangepaste vorm/lengte of kan de film in zijn originele vorm binnen dit circuit vertoond worden?
Zijn er samenwerkingen mogelijk met bepaalde partners buiten de audiovisuele sector die een rol kunnen spelen in de distributie van of ‘awareness’ rond de film? Welke zijn dat? Denk ook na over wat zij hebben aan de film en hoe de film kan bijdragen aan het gesprek dat zij al voeren. Bedenk vervolgens hoe je met hen in contact kan komen. Wat is de verwachte uitkomst?
Zullen er speciale vertoningen worden georganiseerd om bepaalde doelgroepen aan te spreken? Kunnen deze eventueel in een aangepast kader (locatie, nagesprek rond het thema, in combinatie met ander event, i.s.m. een partner,…) worden georganiseerd om de ‘must see’-waarde te verhogen?
Wat zou de ideale timing zijn om je film uit te brengen ? Heeft de releaseperiode invloed op het potentiële bereik? Kan je de film bijvoorbeeld aanknopen bij een actualiteit die verband houdt met het thema?
Maak een tijdlijn op van de te ondernemen acties (contacten, communicatie, organisatie) en van de daaruit voortvloeiende evenementen (projecties, debatten, media-interventies, workshops etc.)
Heb je met deze film een bepaald doel voor ogen? (los van een echte Impactstrategie)

Voor welke projecten?

Voor majoritair Vlaamse middellange en lange documentaires waaraan VAF-productiesteun werd toegekend na 1 januari 2020.

Bedrag?

De premie bedraagt 4.000 euro en komt bovenop de productiesteun. In het technisch dossier wordt deze kost mee opgenomen onder budgetpost 70 PROMOTIE.

Waarvoor moet de premie gebruikt worden?

De premie dient aangewend te worden voor het uitwerken van een goed doordacht outreachplan. De producent kan hiervoor een externe of interne medewerker inschakelen die de vereiste expertise heeft.

Gezien de grote diversiteit aan projecten is er geen exacte lijst van welke kosten met de premie mogen gedekt worden. Wel is het de bedoeling dat de premie grotendeels gaat naar de opmaak van het outreachplan en dat er per project wordt nagedacht wie hiervoor best wordt ingeschakeld.

Worden alvast niet aanvaard: productiekosten, basispromotiekosten die reeds standaard in het budget werden opgenomen, premièrekosten, kosten die standaard door een distributeur worden gedekt.

Goedkeuring en uitbetaling

De basisversie van het outreachplan wordt ingediend als onderdeel van het technisch dossier.

Het tweede, meer gedetailleerde outreachplan wordt via MyVAF opgeladen als onderdeel van de aanvraag van de voorlaatste schijf van de productiesteun. De outreachpremie wordt samen met deze schijf uitbetaald.

Deze premie is niet gelinkt aan deadlines, maar de verschillende versies van het outreachplan zijn resepectievelijk eerst een verplicht onderdeel van het technisch dossier en daarna een voorwaarde voor de uitbetaling van de voorlaatste schijf.

Praktisch

Stap 1: opmaak basisversie van het outreachplan

Na de toekenning van de productiesteun maakt de aanvrager een basisversie van het outreachplan, dat als onderdeel van het technisch dossier aangeleverd moet worden.

In deze fase verwachten we minstens antwoorden op volgende vragen:

Wat wil ik met mijn film precies vertellen?
Wat is de relevantie van mijn film en wat zou het USP kunnen zijn?
Wat zijn de doelgroepen (traditioneel + andere) die zich voor mijn film kunnen interesseren?
Hoe kan ik die bereiken, en via welke partners?
Wat zou de tijdlijn (rekening houdend met productieproces) kunnen zijn?
Zijn er materialen die we tijdens de opnames moeten maken die later gebruikt kunnen worden in de communicatie rond en promotie van de film?
Wie zal het outreachplan uitwerken?

Mogelijk neemt het outreachplan in deze fase nog eerder de vorm aan van een uitgebreide brainstorm dan van een concreet stappenplan.

Stap 2: indienen van het uitgewerkt outreachplan

Het uitgewerkte outreachplan maakt deel uit van de aanvraag van de voorlaatste schijf productiesteun.

De aanvrager neemt, ten laatste 1 maand voor het aanvragen van de voorlaatste schijf productiesteun, contact op met Nathalie Capiau om het outreachplan te evalueren.
Het outreachplan wordt tijdig (ten laatste 2 weken voor de afspraak) via MyVAF opgeladen ter voorbereiding van de meeting.

De goedkeuring van het uitgewerkt outreachplan is een voorwaarde voor de uitbetaling van de voorlaatste schijf productiesteun en het uitbetalen van de outreachpremie.

Stap 3: Evaluatie

Ongeveer 1 jaar na de eerste vertoning van de film bezorgt de aanvrager een eindverslag en evaluatie van het outreachplan, online te bezorgen via zijn MyVAF-account. Mogelijk wordt hieraan ook een mondelinge evaluatie gekoppeld. In dat geval wordt de aanvrager hierover door het VAF gecontacteerd.