Preproductiesteun voor games

Om voor steun van het VAF/Gamefonds in aanmerking te komen, dient het project positief te scoren op een zogenaamde culturele test:

Een gameproject is enkel ontvankelijk, indien het telkens aan minimaal twee criteria van de volgende categorieën I, II en III voldoet:

I. Culturele context en culturele inhoud:

1. De setting van het spel situeert zich in Vlaanderen, België of in de Europese Economische Ruimte (E.E.R.) of bevat verwijzingen naar die context.
2. De hoofdpersonages van het spel verwijzen naar Vlaanderen, België of de Europese Economische Ruimte of verbeelden een historisch of fictief personage uit Vlaanderen, België of de Europese Economische Ruimte of uit de wereldgeschiedenis.
3. De game verschijnt minstens ook in het Nederlands.
4. Het thema, de motieven, de ideeën, de inhoud of de vormgeving bevatten een verwijzing naar Vlaanderen, België of de Europese Economische Ruimte. Voorbeelden:

a. De vormgeving, het verhaal of het design van het spel verwijzen naar de Vlaamse cultuur (het dagelijks leven, popcultuur, gamecultuur, jeugdcultuur, cultuur met de grote C, leercultuur, mediacultuur, politieke cultuur, ...), de maatschappij, de identiteit, de Vlaamse of Belgische geschiedenis of de geschiedenis van de E.E.R., of aspecten van het leven in Vlaanderen, België of de E.E.R.

b. Het verhaal is gebaseerd op literatuur, film, tv of iets anders uit het Vlaamse of Europese taalgebied (bv. sprookjes, sagen of sciencefiction).

c. De game vertoont gelijkenissen met de Vlaamse of Belgische speltraditie of ontwikkelt deze verder.

d. De game beeldt aspecten uit van de regionale veelzijdigheid in Vlaanderen, België of de E.E.R.

e. De game weerspiegelt het Vlaamse/Belgische cultureel erfgoed.

5. De game draagt als artistieke creatie bij tot het cultuurpatrimonium van Vlaanderen, België en de E.E.R.
6. De game is afgestemd op de onderwijscultuur in Vlaanderen, België of de E.E.R.

De culturele context en inhoud kunnen in uitzonderlijke gevallen ook niet-Europees zijn, wanneer deze duidelijk omkaderd en bijzonder creatief of innovatief zijn vormgegeven en wanneer op grond van II en III beduidend meer criteria vervuld zijn.

II. Cultureel/creatief platform (punt 1 of 2 is verplicht)

1. Er wordt verwacht dat het project een stimulerend effect heeft op de nationale culturele en creatieve economie, aangezien een wezenlijk deel van de creatieve arbeid (conceptuele ontwikkeling, gamedesign, programmering, sound) in Vlaanderen gebeurt.
2. Minstens 50% van de teamleden hebben hun hoofdverblijfplaats in Vlaanderen, worden daar belast of zijn in andere opzichten met de Vlaamse cultuur vertrouwd, bv. op grond van de kwalificaties die ze in Vlaanderen hebben gehaald of een langdurig verblijf in Vlaanderen). De volgende teamleden moeten aan dit criterium voldoen: de producer, de leidinggevende tekstschrijver/auteur/concept developer, de leidinggevende sound designer/componist, de art director, de technical director, de leidinggevende game designer.
3. Aanmoediging van jong cultureel talent: het team omvat afgestudeerden van universiteiten, hogescholen of hogere beroepsopleidingen, die minder dan twee jaar geleden zijn afgestudeerd, indien de universiteit of school in Vlaanderen gelegen is of indien de afgestudeerde – ingeval de universiteit of school in het buitenland lag – momenteel in Vlaanderen woont.
4. Er wordt samengewerkt met professionals uit andere lidstaten van de E.E.R.

III. Artistieke, creatieve en technologische innovatie

Het spel is bijzonder creatief of innovatief op volgende vlakken:

1. Verhaalstructuur of spelopbouw
2. Vormgeving van de personages, de setting, het verhaal en de omgeving
3. Gebruikte muziek of sound design
4. Interactiviteit, meerdere spelers, gebruikersinterface, user-generated content
5. Gebruik van artificiële intelligentie
6. Gebruik van Virtual Reality en Augmented Reality
7. Gebruik van nieuwe technologie voor de ontwikkeling, de implementatie of de toepassing van de game

Opgelet: het voldoen aan deze test is een minimumvereiste, maar geen garantie voor het verkrijgen van steun.

Steun kan worden aangevraagd door de gameontwikkelaar. (In het kader van onze overeenkomst met de Vlaamse Gemeenschap wordt hiermee bedoeld: een bedrijf dat games ontwikkelt en produceert.) De gameontwikkelaar moet in zijn aanvraag kunnen aantonen dat hij beschikt over de technische competenties en financiële knowhow om het project tot een goed einde te brengen. Bedrijven met een andere hoofdactiviteit (bv. uitgeverijen, animatiestudio's, productiehuizen, ...) kunnen enkel steun aanvragen indien zij kunnen bewijzen dat ze in-house een departement hebben of opstarten dat aan gameontwikkeling doet.

Steun kan enkel worden aangevraagd door, en verleend aan, rechtspersonen waarvan de maatschappelijke zetel is gevestigd in het Vlaams of Brussels Gewest.

Het steunbedrag wordt bepaald per aanvraag, binnen de hieronder vermelde maximumbedragen. (Opgelet: deze bedragen zijn theoretische maxima, die in de praktijk zelden worden toegekend.) De aanvrager bepaalt zelf welk bedrag hij denkt nodig te hebben voor zijn project; de beoordelingscommissie adviseert de Raad van Bestuur van het VAF over het effectief toe te kennen bedrag.

Het VAF kan aan een project maximaal 15.000 EUR preproductiesteun toekennen (of 75.000 EUR wanneer binnen de preproductiefase ook de aanmaak van een prototype is voorzien). Met prototype bedoelen we: een speelbare versie van de belangrijkste gameplaymechanismen van de toekomstige game.

Ingeval een gameproject een toepassing of afgeleide is van een televisiereeks of -programma, geproduceerd of gecoproduceerd door een Vlaamse omroep, is er in preproductie nog geen investering van de zender verplicht. Een intentieverklaring is wel steeds een meerwaarde naar de commissie toe.

Entertainmentgames

Deze games hebben de meeste kans op terugverdieneffecten uit exploitatie en maken een redelijke kans op cofinanciering uit andere bronnen. De door het VAF verleende steun aan dit soort games kan daarom, gecumuleerd met andere overheidssteun, niet meer dan 50% bedragen van de totale financiering van de aanmaak van de game.

Artistieke games

Dit zijn moeilijke games die slechts zeer beperkt toegang hebben tot andere financiering alsook een zeer beperkt terugverdieneffect hebben omdat ze gericht zijn tot een niche publiek. Daarom kan de door het VAF verleende steun aan deze games, gecumuleerd met andere overheidssteun, tot 85% bedragen van de totale financiering van de aanmaak van de game.

Serious games (inclusief games voor het onderwijs)

De terugverdieneffecten voor dit soort games zijn eerder beperkt, waardoor de financiering ervan moeilijk is. Cofinanciering uit de maatschappelijke of educatieve hoek is reëel, maar beperkt in omvang. Daarom kan de door het VAF verleende steun, gecumuleerd met andere overheidssteun, tot 75% bedragen van de totale financiering van de aanmaak van de game.

Noot: voor het bepalen van de steunintensiteit worden (indien van toepassing) de publieke steunfondsen opgeteld, zowel binnen- als buitenland. Europese steun daarentegen niet.

Bekijk de kalender om alle deadlines voor indiening van aanvragen te bekijken. Er bestaan twee commissies: een commissie voor entertainmentgames en artistieke games en een commissie voor serious games (inclusief games voor het onderwijs). De deadlines van deze commissie kunnen, maar moeten niet samenvallen. De commissies zullen daarentegen steeds op andere dagen plaatsvinden. Er zijn drie deadlines (en dus zes commissievergaderingen) per jaar. Deze situeren zich aan het begin, midden en einde van het jaar. Aan de vaste deadlines kunnen eventueel nog interimdeadlines of specifieke calls toegevoegd worden, afhankelijk van het resterende budget en de noden van de game-industrie.

Aanvragen die worden ingediend ná de deadline, zijn onontvankelijk. De deadline voor de digitale indiening van het dossier (via MyVAF) is om 23.59u op de dag vermeld in de deadlinekalender. 

Opgelet: nieuw sinds 2018 is dat aanvragers verplicht zijn om een pitch video van maximum 30 seconden tot 1 minuut in te dienen. Hoe je die video invult: live action, animatie, trailer, rip-o-matic, … is volledig vrij. Tijdens het indienen kan je hiervan voorbeelden raadplegen.

Alle aanvragen moeten worden ingediend via het MyVAF-portaal. Meer informatie hierover kan je terugvinden in de gebruikershandleiding. 

Voor de aanvragen preproductiesteun (entertainmentgames) worden de volgende bijlagen gevraagd in het aanvraagdossier. De bijlagen voor artistieke games en voor serious games (inclusief games voor het onderwijs) wijken hiervan licht af. Op MyVAF staat voor elk van deze bijlagen een indicatie van het aantal toegelaten pagina's. Je vindt er ook het maximale toegelaten aantal pagina's van de aanvraag in zijn geheel:

LUIK A (verplicht, onderstaande volgorde strikt aanhouden)

1. Situering van de studio: wie zijn jullie? Wat hebben jullie tot dusver gedaan? Gewonnen awards? Wat zijn jullie ambities voor de toekomst? Foto van het team is welkom, evenals een logo van de studio.
2. Samenstelling van het team met een korte bio van de teamleden (foto optioneel) met een link naar hun LinkedIn-profiel.
3. Beschrijving van het project: begin met de essentie (elevator pitch/high concept) en ga vervolgens dieper in op het concept. Benadruk wat er uniek is aan het concept (USP). Voeg indien beschikbaar key art en/of een logo van de game toe. Mag ‘Work in progress’ zijn.
4. Intentienota van de ontwikkelaar: licht toe waar het idee vandaan komt (eventueel met referenties naar inspiratiebronnen) en waarom je de game wil maken (persoonlijke overwegingen). Toon je passie!
5. Motivatie van het gekozen platform en de doelgroep. Zorg voor voldoende onderbouwing.
6. Indien van toepassing: een outline van het verhaal van de game en zijn belangrijkste thema’s, personages (eventueel met schetsen), … Hoe zullen gamers zich kunnen identificeren? Wat is de onderliggende boodschap?
7. Beschrijving van de gameplay: leg uit hoe de game zal spelen en wat er uniek aan is. Wat voor reactie/gevoel wil je losweken bij de speler? Vul aan met een bullet list van de key features/creative pillars.
8. Uitleg over hoe de herspeelbaarheid zal worden bevorderd.
9. Aanzet tot het art design document: style setting door de art director (visuele stijl aan de hand van tekst, referenties en moodboards). Beschrijf de redenering/visie achter deze benadering en leg uit wat er innovatief aan is.
10. Aanzet tot het music/sound design: hoe zal de game klinken, zowel wat muziek als geluidseffecten betreft? Hoe zal dit de rest van de game versterken? Is de benadering vernieuwend? Voeg links toe naar online referenties.
11. Aanzet tot het technical design document (welke engine, technische uitdagingen, ...). Beschrijf hier ook vooral de baanbrekende elementen.
12. Indien van toepassing: de scope van het prototype. Wat zal het uiteindelijke prototype precies bevatten? Maak een bullet list van de features. Wat zijn de grootste uitdagingen?
13. Werkprocedure: bespreek de tools die je voor je planning, time tracking, budget management, ... zal gebruiken.
14. Milestones/backplanning van de preproductie. Koppel ze aan de begroting. Geef duidelijk aan hoeveel tijd je voorziet voor het bereiken van elke milestone en welke kost daar tegenover staat.
15. Beoogde financiering naast het VAF: waar hoop je wanneer aan financiering (eigen kapitaal, participatie, lening, investeerders, subsidies, …) te geraken? Welke stappen ga je hiertoe ondernemen? Liefst een grafische voorstelling. 
16. Financieringsplan van de preproductie (financieringsformulier VAF/Gamefonds verplicht te gebruiken).
17. Begroting van de preproductie (budgetformulier VAF/Gamefonds verplicht te gebruiken).
18. Voorbereidend marktonderzoek dat je rond de game hebt gedaan (a.d.h.v. van bijvoorbeeld Newzoo, NPD, VG Chartz, Gamerankings, Metacritic, artikels, conference talks, eerdere ervaring, ...). Welke andere gelijkaardige games bestaan of gaan uitkomen (concurrentieanalyse)? Hoe groot is de potentiële doelgroep?​

LUIK B (verplicht voor zover van toepassing, onderstaande volgorde strikt aanhouden)

1. overeenkomsten m.b.t. de auteursrechten IP/game concept

De aanvraag dient een volledig beeld te geven van het te realiseren project. Aanvragen en de daarbij behorende gegevens en bijlagen dienen in de Nederlandse taal te zijn opgesteld of naar het Nederlands vertaald te zijn. Meer bepaald dienen intentieverklaringen, personagebeschrijvingen, inhoudelijk en visueel opzet of concept, de statuten van het bedrijf in het Nederlands ingediend te worden. Daarentegen kunnen technical design documents, concept art, gamedesign documents, profielen, contracten en documenten m.b.t. de financiering zowel in het Nederlands, als het Engels worden ingediend. De aanvrager mag – ingeval van vertaling naar het Nederlands – op eigen initiatief ook de documenten in de originele taal toevoegen. Begroting, financieringsplan en overige financiële gegevens dienen te zijn uitgedrukt in euro. 

Nadat jouw aanvraagdossier formeel ontvankelijk is bevonden door de administratie van het VAF, wordt de aanvraag voorgelegd aan de beoordelingscommissie van het VAF/Gamefonds. Deze commissie brengt een advies uit aan de Raad van Bestuur van het VAF, die de uiteindelijke beslissing neemt. Indien de aanvraag wordt afgekeurd kan de aanvrager het project nog eenmaal herindienen.

Nadat de goedkeuring van de aanvraag per brief aan de aanvrager werd gecommuniceerd, moet de aanvrager een technisch dossier invullen en uploaden (dit binnen een termijn van 12 maanden) op MyVAF onder het tabblad 'Te bezorgen na goedkeuring aanvraag'. De aanvrager moet op dit moment ook zijn ISAN-nummer onder het reeds vernoemde tabblad. ISAN (International Standard Audiovisual Number) is een nummersysteem en metadataschema voor de unieke en eenvormige identificatie van audiovisuele werken.

Op basis van het technisch dossier wordt het contract opgesteld. Dit contract wordt eerst door de zakelijk leider van het VAF digitaal ondertekend en vervolgens door de gamecoördinator via e-mail naar de aanvrager verstuurd ter ondertekening.

Van zodra het contract door de aanvrager ondertekend en geüpload werd naar MyVAF (wederom onder het tabblad 'Te bezorgen na goedkeuring aanvraag') wordt de eerste betaalschijf klaargezet door de gamecoördinator en, eens goedgekeurd door het dagelijks bestuur, automatisch overgemaakt aan de boekhouding ter uitbetaling.

Voor het bekomen van de volgende betaalschijven (zoals bepaald in het contract) moet de aanvrager op MyVAF, onder het tabblad 'Te bezorgen na goedkeuring aanvraag', de onderstaande elementen uploaden/doorsturen:

Voor preproductiesteun zonder prototype (drie schijven)

1. De documenten voor de uitbetaling van de tweede schijf in één PDF-bestand (administratief verslag en financieel verslag).
2. De eindafrekening van de ontwikkeling van de preproductie voor de uitbetaling van de derde (laatste) schijf.

1. De documenten voor de uitbetaling van de tweede schijf in één PDF-bestand (administratief verslag, financieel verslag, concept art van environments/props/characters en (indien van toepassing) modelsheets van de characters). De vereiste proof-of-concept demo (of een video ervan) mag rechtstreeks naar de gamecoördinator gestuurd worden aan de hand van een downloadlink (WeTransfer, Dropbox, Google Drive, ...). Voeg de paswoorden toe indien van toepassing.
2. De documenten voor de uitbetaling van de derde schijf in één PDF-bestand (administratief verslag en financieel verslag). Het vereiste speelbaar prototype mag rechtstreeks naar de gamecoördinator gestuurd worden aan de hand van een downloadlink (WeTransfer, Dropbox, Google Drive, ...). Voeg de paswoorden toe indien van toepassing.
3. De eindafrekening van de ontwikkeling van de preproductie voor de uitbetaling van de vierde (laatste) schijf.

Jaarlijks voor 31/03 moet je als ontwikkelaar a.d.h.v. het terugbetalingsschema een exploitatie-afrekening indienen met alle exploitatie-inkomsten en -kosten (% publisher, platformhouders, ...) op het project in het jaar voordien. Dit moet een eerste keer gebeuren voor 31/03 volgend op het jaar van de release. Indien er, na aftrek van de exploitatiekosten, inkomsten zijn gemaakt, mag je in de eerste plaats participaties en eigen kapitaal recupereren. Van zodra dat allemaal gerecupereerd is en er nog inkomsten overblijven, moet je een gedeelte van de winst terugbetalen aan het VAF in verhouding tot de inbreng van het VAF in het financieringsplan. De terugbetaling is begrensd tot het bedrag aan steun dat je via het VAF hebt gekregen zodat je nooit meer moet terugbetalen dan je van het VAF hebt ontvangen. Het percentage wordt niet verlaagd indien er meer kosten zijn dan gebudgetteerd en er bijgevolg meer gefinancierd werd (hetzij extern, hetzij via eigen inbreng). Het percentage wordt wél verhoogd indien er minder werd uitgegeven dan gebudgetteerd en er minder werd gefinancierd.

Voorbeeld: project X heeft een budget van 100.000 EUR waarvan 50.000 EUR wordt gefinancierd door het VAF, 10.000 EUR via een externe investeerder en 40.000 EUR via een eigen inbreng van de makers (kapitaal en/of participaties). Het aandeel van het VAF in de financiering is 50% (= maximale toegelaten steunintensiteit bij Entertainmentgames).

Scenario 1: de kost in de afrekening valt hoger uit dan gebudgetteerd

De verhoogde kost bedraagt bijvoorbeeld 200.000 EUR (i.p.v. 100.000 EUR). De extra 100.000 EUR aan kosten wordt afgedekt via een verhoogde eigen inbreng. Het aandeel van het VAF in de financiering bedraagt hierdoor 25% i.p.v. 50%. Voor de exploitatie-afrekening wordt echter de 50% die voorzien was in het budget gehanteerd. De netto exploitatie-inkomsten (na aftrek van exploitatiekosten) bedragen 180.000 EUR. De oorspronkelijke eigen inbreng van 40.000 EUR uit de overeenkomst mag hiervan afgetrokken worden. De verhoogde eigen inbreng door de hogere kosten (100.000 EUR) mag NIET afgetrokken worden van de inkomst aangezien deze niet vermeld stond in het financieringsplan ten tijde van de overeenkomst. De overblijvende exploitatie-inkomst (winst) bedraagt bijgevolg 140.000 EUR. Er dient in principe 50% op die inkomst terugbetaald te worden aan het VAF, zijnde 70.000 EUR. MAAR: aangezien de steun slechts 50.000 EUR bedraagt, moet er slechts 50.000 EUR terugbetaald worden.

Scenario 2: de kost in de afrekening valt lager uit dan gebudgetteerd

De kost bedraagt bijvoorbeeld 80.000 EUR (i.p.v. 100.000 EUR). Er is dus een minderuitgave van 20.000 EUR. Daardoor volgt er bij de afrekening een inhouding op het saldo van 10.000 EUR, zijnde 50% (de inbreng van het VAF) op 20.000 EUR minderuitgave. Onze steun wordt verlaagd van 50.000 EUR naar 40.000 EUR. De overige 10.000 EUR wordt in de financiering gecompenseerd door het schrappen van een gedeelte van de eigen inbreng. De resterende eigen inbreng is 30.000 EUR. Ons percentage in de steun blijft gelijk aan 50%. Dit percentage blijft gehanteerd voor de exploitatie-afrekening. De eigen inbreng die afgetrokken kan worden van opbrengsten wordt verlaagd van 40.000 EUR naar 30.000 EUR.

Noot: dreigt jouw project meer of minder te gaan kosten dan ingediend in de begroting bij het technisch dossier? Zijn er dingen veranderd in je financiering t.o.v. je financieringsplan? Krijg je het project niet binnen de termijn afgewerkt die is vooropgesteld in het contract? Laat dan zo snel mogelijk iets weten aan de gamecoördinator. Mogelijk moet er een addendum aan jouw contract toegevoegd worden. 

Opgelet: om alles overzichtelijk te houden, lees je hier enkel de basisinformatie over terugbetaling. In het reglement van het VAF/Gamefonds staan alle regels en voorwaarden in detail vermeld. Wie steun aanvraagt, verklaart zich akkoord met het volledige reglement.