Structurele Werking
Organisaties die erkend worden als Structurele Werking leveren een belangrijke bijdrage aan een levendige, kwalitatieve en diverse filmcultuur in Vlaanderen. In dit opzicht lijken ze op de organisaties die erkend worden als Basisstructuur. Alleen is de schaal van de werking meer bescheiden, is de thematische insteek specifieker of herneemt de werking in zekere mate een focus van de basisstructuur. Al deze factoren samen óf afzonderlijk motiveren het onderscheid tussen beide categorieën.
Opgelet: om alles overzichtelijk te houden, bevat deze pagina enkel de basisinformatie over steunaanvragen. In het Reglement van het VAF staan alle regels en voorwaarden in detail vermeld. Wie steun aanvraagt, verklaart zich akkoord met het volledige reglement.
Voorwaarden & Bedragen
Wie kan steun aanvragen?
Net zoals het VAF alleen filmcreatie ondersteunt voor zover die zich tot het single screen formaat beperkt, ondersteunt het ook enkel de publiekswerking rond film die zich tot het single screen formaat beperkt. Bij gemengde werkingen wordt bekeken of het ‘filmaspect’ al dan niet doorslaggevend is.
Met ‘single screen’ wordt bedoeld dat het ‘filmisch werk’ bestemd is voor vertoning op singlescreenplatformen (dus naast bioscoop en tv ook bv. computer, tablet, etc.). Organisaties en projecten die niet in eerste instantie gericht zijn op singlescreencreatie behouden het Kunstendecreet en het Kunstensteunpunt als aanspreekpunt.
Worden evenmin ondersteund binnen deze regeling: projecten en structurele werkingen in de context van de amateurkunsten, het sociaal-cultureel werk of het hoger filmonderwijs, die door de Vlaamse gemeenschap via andere kanalen worden gestimuleerd en ondersteund.
Het VAF verleent ook enkel steun aan rechtspersonen die gevestigd zijn in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad. Organisaties die structureel worden ondersteund vanuit de Vlaamse Gemeenschap komen ook niet in aanmerking voor bijkomende ondersteuning vanuit het domein Publiekswerking het VAF.
Verder komen alleen initiatieven in aanmerking buiten de reguliere bioscoopprogrammering, buiten de reguliere vertoning van film; m.a.w. initiatieven die een aanvulling bieden tegenover het reguliere aanbod.
Om in aanmerking te komen voor steun, moet een organisaties al ten minste drie jaar actief zijn.
Welke bedragen?
Per categorie gelden er andere richtbedragen, al naargelang de aard en de omvang van de werking. De indiener vermeldt in zijn dossier het bedrag waarop hij meent aanspraak te kunnen maken.
Voor de 3 categorieën van Structurele Werking gaat het om volgende richtbedragen:
1. Filmfestivals (gaande van middelgroot tot bescheiden)
- tussen € 60.000 en € 30.000
- tussen € 30.000 en € 15.000
- € 15.000 en minder
2. Vertoningsplekken, vertoningsnetwerken en spreidingsinitiatieven
- tussen € 75.000 en € 60.000
- tussen € 60.000 en € 30.000 (maximum voor vertoningsplekken)
- tussen € 30.000 en € 15.000
- € 15.000 en minder (maximum voor kleine vertoningsnetwerken)
3. Initiatieven rond filmgeletterdheid: reflectie, toeleiding en educatie
- tussen € 100.000 en € 60.000
- tussen € 60.000 en € 30.000 (maximum voor filmtijdschriften)
- € 30.000 en minder
In uitzonderlijke gevallen kan het Fonds een gemotiveerde uitzondering toestaan op deze richtbedragen.
Wanneer kan je steun aanvragen?
Erkenningen als Structurele Werking gelden eveneens voor een periode van drie jaar. De deadline voor indiening van het dossier 2017-2019 was 31 december 2015. Voor de periode 2020-2022 is de deadline 1 december 2018.
Ontvankelijkheidscriteria
De Structurele werking beantwoordt aan volgende voorwaarden:
- een kwaliteitsvol traject
- het cultureel belang van het thema of de focus van de werking in de context van Filmcultuur in Vlaanderen
- de belangrijke positie die de organisatie binnen het thema of de focus bekleedt
- een netwerk met de andere spelers op het domein
- een bovenlokale betekenis
- een expertisecentrum op het eigen thema of de eigen focus
- een dynamische werking
- een reëel publieksbereik
- een gespecialiseerde artistieke leiding
- diverse inkomstenstromen
In uitzonderlijke gevallen kan het Fonds een gemotiveerde uitzondering toestaan op deze erkenningsvoorwaarden.
Hoe vraag je aan?
Je neemt eerst contact op met het team Publiekswerking van het VAF. Vervolgens dien je een dossier in via het online platform MyVAF, volgens de richtlijnen die op dit platform worden aangegeven.
Wie beslist?
Een beoordelingscommissie – bestaande uit de Directeur-Intendant van het Fonds (of zijn vervanger), het Hoofd Publiekswerking (beiden met stemrecht) en 4 externe deskundigen – analyseert het dossier én de werking van de organisatie. Het Hoofd Publiekswerking zit de vergadering voor. Elk commissielid heeft 1 stem.
Uitbetalingsmodaliteiten
De uitbetaling van de financiële ondersteuning wordt als volgt geregeld:
Een eerste schijf van 45% van het bedrag wordt uitbetaald telkens in de maand januari (de allereerste schijf pas na ondertekening van de overeenkomst tussen indiener en het Fonds).
Een tweede schijf van 45% van het bedrag wordt uitbetaald telkens in de maand juni.
Het Rapporteringsverslag wordt ten laatste op 15 april 2016 ingediend. Het saldo van 10% van de jaarlijkse subsidie wordt uitbetaald meteen na ontvangst en goedkeuring van het Rapporteringsverslag.
Steun kan slechts worden toegekend bij beschikbaarheid van middelen.
Selectieprocedure
Er is een voorafgaand contact met het Hoofd Publiekswerking ter voorbereiding van het dossier.
De organisatie (die in aanmerking komt voor ondersteuning als structurele werking) dient een dossier in via MyVAF, opgesteld volgens de aangegeven richtlijnen.
Het team Publiekswerking gaat na of de aanvraag volledig en ontvankelijk is en brengt de aanvrager hierover op de hoogte. De aanvrager beschikt over een termijn van 7 kalenderdagen na de datum van kennisgeving van het Fonds om het aanvraagdossier te vervolledigen.
Indien het dossier niet binnen de vooropgestelde termijn vervolledigd wordt of als één of meerdere van de hierin opgevraagde stukken en/of informatie bij het dossier ontbreken, kan het Fonds de aanvraag onontvankelijk verklaren.
De dossiers worden opgedeeld in 3 categorieën en beoordelingsmomenten: (1) Festivals; (2) Vertoningsplekken, vertoningsnetwerken en spreidingsinitiatieven; (3) Filmgeletterdheid, reflectie en educatie.
Het Fonds stelt 3 commissies samen, telkens bestaande uit de Directeur-Intendant (of zijn vervanger) en het Hoofd Publiekswerking van het Fonds en 4 externe deskundigen, die in meer dan 1 van de 3 commissies kunnen zetelen.
Per beoordelingsmoment legt het Fonds de hoogte van het te verdelen budget vast.
Het Fonds en de commissieleden baseren zich voor hun analyse van het dossier zowel op de inhoudelijke en zakelijke aspecten van het dossier, als op de werking van het voorbije jaar.
Tijdens de commissievergadering worden de indieners uitgenodigd om hun dossier te komen toelichten. De commissieleden kunnen ook zelf om toelichting vragen. Na het contact met de aanvragers, wijst de beoordelingscommissie binnen de beschikbare enveloppe aan elk van de positief beoordeelde dossiers een richtbedrag toe. Na de 3 beoordelingsmomenten legt het Fonds de verschillende dossiers samen en worden de bedragen gefinaliseerd.
De aanvrager mag voorafgaand aan de behandeling van een beslissing omtrent zijn project geen contact opnemen met leden van de betrokken beoordelingscommissie, noch met leden van de Raad van Bestuur van het Fonds. Vragen om informatie worden gericht aan het Hoofd Publiekswerking.
Er worden overeenkomsten gemaakt met de indieners voor een periode van 3 jaar.
Vóór 15 april van elk jaar dient de organisatie een Rapporteringsverslag in dat de werking van het voorbije jaar documenteert en de accenten aangeeft voor het nieuwe werkingsjaar.
Het team Publiekswerking neemt het jaarlijkse Rapporteringsverslag door, volgt de uitvoering van het dossier op en brengt op gezette tijden een werkbezoek aan de initiatieven. Per dossier worden ook twee commissieleden aangeduid die op verschillende momenten het initiatief bezoeken en elk jaar het Rapporteringsverslag lezen, waar ze een beknopte reactie bij formuleren. Alle bevindingen worden meegenomen naar de volgende beoordelingsronde.
De laatste schijf van 10% van de jaarwerking wordt pas uitbetaald na het goedgekeurde Rapporteringsverslag.
Documenten
Beoordelingscommissies
Voor de advisering bij de dossiers voor Structurele werking doet het VAF een beroep op 3 commissies, telkens bestaande uit de Directeur-Intendant (of zijn vervanger) en het Hoofd Publiekswerking van het Fonds en 4 externe deskundigen, die in meer dan 1 van de 3 commissies kunnen zetelen. De commissieleden worden geselecteerd uit de pool van externe deskundigen die kan worden geraadpleegd op de website. De namen van de externe deskundigen gelinkt aan de behandeling van concrete dossiers worden pas bekend gemaakt aan de aanvrager na de beslissing van de Raad van Bestuur.
Bezwaarsysteem
Tegen de beslissingen van het Fonds op dit domein is enkel beroep mogelijk via de Raad van State.
