Structurele Werking

Het Fonds kan enkel steun verlenen aan rechtspersonen die gevestigd zijn in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad. Organisaties die structureel worden ondersteund door de Vlaamse Gemeenschap komen niet in aanmerking. Dezelfde restrictie geldt voor initiatieven in de context van de amateurkunsten, het sociaal-cultureel werk of het hoger filmonderwijs. Profit-organisaties komen evenmin in aanmerking voor ondersteuning.

Per categorie gelden er maximumbedragen:

1. werkingen met een filmfestival als centrale focus: 75.000 EUR
2. culturele vertoningsplekken, vertoningsnetwerken en spreidingsinitiatieven: 75.000 EUR
3. initiatieven rond filmgeletterdheid: reflectie, toeleiding en educatie: 175.000 EUR

Vallen eveneens onder de regeling van filmgeletterdheid: steun aan (al dan niet online) filmtijdschriften met als maximumbedrag 70.000 EUR.

In uitzonderlijke gevallen kan het Fonds een gemotiveerde uitzondering toestaan op deze maximumbedragen.

Erkenningen als Structurele Werking gelden voor een periode van drie jaar. De deadline voor indiening van het dossier 2020-2022 is 31 januari 2019.

De werking beantwoordt aan volgende voorwaarden:

• een professioneel, solide en kwaliteitsvol traject
• de culturele relevantie van het thema of de focus van de werking in de context van Filmcultuur in Vlaanderen. Biedt de werking een reële en waardevolle aanvulling op het bestaande cultuuraanbod? Is het marktaanvullend?
• de belangrijke positie die de organisatie binnen het thema of de focus bekleedt
• een netwerk en samenwerkingen met de andere spelers op het domein
• een betekenis en uitstraling op Vlaams regionaal niveau
• expertise op het eigen thema of de eigen focus
• een dynamische werking
• een reëel publieksbereik
• een aangeduide artistieke en zakelijke eindverantwoordelijke
• diverse inkomstenstromen
• aandacht voor diversiteit in de werking
• een gedegen organisatievorm die blijk geeft van goed bestuur, een gezond intern functioneren en een performante werking. De organisatie dient uiterlijk op 31 januari 2022 beantwoorden aan de basisprincipes van goed bestuur zoals omschreven in het decreet van 13 december 2013 houdende de ondersteuning van de professionele kunsten.

In uitzonderlijke gevallen kan het Fonds een gemotiveerde uitzondering toestaan op deze erkenningsvoorwaarden.

Nieuwe initiatieven komen pas in aanmerking voor erkenning als Structurele Werking nadat de werking drie opeenvolgende jaren onafgebroken heeft plaatsgevonden.  

Je dient een dossier in via het online platform MyVAF, volgens de richtlijnen die op dit platform worden aangegeven.

Een beoordelingscommissie bestaande uit zes externe deskundigen analyseert het dossier én de werking van de organisatie. Het Hoofd Publiekswerking (zonder stemrecht) zit de vergadering voor. Elk commissielid heeft één stem. Het Fonds en de commissieleden baseren zich voor hun analyse van het dossier zowel op de inhoudelijke en zakelijke aspecten van het dossier, als op de werking van de voorbije jaren.

Bij ondertekening van het contract ontvangt de Structurele Werking een eerste schijf van 40%. Het saldo (60%) wordt uitbetaald eind juni. Het tweede jaar wordt er 40% uitbetaald eind januari, het saldo (60 %) na goedkeuring van het rapporteringsverslag. Het derde en laatste jaar wordt er eveneens 40% uitbetaald eind januari en het saldo (60%) eind juni.

 Concreet betekent dat:

• 2020: 40% eind januari na ondertekening overeenkomst; 60% eind juni
• 2021: 40% eind januari, 60% eind juni na goedkeuring rapporteringsverslag
• 2022: 40% eind januari, 60% eind juni

Wanneer het Fonds steun heeft verleend aan een organisatie en de aanvrager (1) zijn verplichtingen niet of onvoldoende is nagekomen, (2) de werking heeft stopgezet of (3) minder uitgaven heeft gemaakt dan begroot, kan de financiële ondersteuning in zijn geheel of gedeeltelijk worden teruggevorderd. Reserve-opbouw tussen twee opeenvolgende erkenningsperiodes bedraagt maximum 20% van het door het Fonds toegekende bedrag.

Structurele Werkingen dienen uiterlijk op 21 mei 2021 een tussentijds rapporteringsverslag in. Een rapporteringsverslag is een verslag dat de werking van de organisatie van het voorbije jaar documenteert en de krijtlijnen aangeeft voor het huidige en volgende werkingsjaar.  Na goedkeuring van het rapporteringsverslag wordt de tweede schijf van 2021 uitbetaald.

Een zelfevaluatieverslag is een afrondend verslag dat de werking van het voorlaatste en laatste werkjaar (2021 en 2022) documenteert. Grote Organisaties dienen dit in tussen 1 februari en 21 mei 2023, het jaar volgend op de erkenningsperiode.

Deze documenten zijn in te dienen via MyVAF en bestaan uit een inhoudelijk en een financieel onderdeel.

Het team Publiekswerking, dat het voorbije jaar de uitvoering van het dossier opvolgde, neemt het verslag door. Alle bevindingen worden meegenomen naar volgende indieningsrondes.

Wanneer de toegekende subsidie meer dan 80.000 EUR bedraagt, is naast het Rapporterings- en Zelfevaluatieverslag tevens het verslag van een erkende accountant verplicht. De erkende accountant mag niet betrokken zijn bij de dagelijkse artistieke, organisatorische of zakelijke werking van de organisatie. Bij de resultatenrekening  wordt toelichting gegeven.

Het Fonds heeft het recht om te allen tijde de boekhouding bij de indiener met betrekking tot de werking waarvoor steun werd verleend, te controleren indien het dit nodig acht.