Structurele Werking
Structurele Werkingen leveren een belangrijke bijdrage op het vlak van filmcultuur in Vlaanderen, zij het op bescheidener schaal dan de Grote Organisaties. Al naar gelang de aard van hun activiteiten worden Structurele Werkingen opgedeeld in drie categorieën:
- werkingen met een filmfestival als centrale focus
- culturele vertoningsplekken, vertoningsnetwerken en spreidingsinitiatieven
- initiatieven rond filmgeletterdheid: reflectie, toeleiding en educatie
De procedure voor erkenning verloopt voor de drie categorieën op dezelfde manier. Erkenningen als Structurele Werking gelden voor een periode van drie jaar en gaan in vanaf 1 januari 2020.
Opgelet: om alles overzichtelijk te houden, bevat deze pagina enkel de basisinformatie over steunaanvragen. In het reglement van het VAF staan alle regels en voorwaarden in detail vermeld. Wie steun aanvraagt, verklaart zich akkoord met het volledige reglement.
Voorwaarden & Bedragen
Wie kan steun aanvragen?
Het Fonds kan enkel steun verlenen aan rechtspersonen die gevestigd zijn in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad. Organisaties die structureel worden ondersteund door de Vlaamse Gemeenschap komen niet in aanmerking. Dezelfde restrictie geldt voor initiatieven in de context van de amateurkunsten, het sociaal-cultureel werk of het hoger filmonderwijs. Profit-organisaties komen evenmin in aanmerking voor ondersteuning.
Welke bedragen?
Per categorie gelden er maximumbedragen:
- werkingen met een filmfestival als centrale focus: 75.000 EUR
- culturele vertoningsplekken, vertoningsnetwerken en spreidingsinitiatieven: 75.000 EUR
- initiatieven rond filmgeletterdheid: reflectie, toeleiding en educatie: 175.000 EUR
Vallen eveneens onder de regeling van filmgeletterdheid: steun aan (al dan niet online) filmtijdschriften met als maximumbedrag 70.000 EUR.
In uitzonderlijke gevallen kan het Fonds een gemotiveerde uitzondering toestaan op deze maximumbedragen.
Wanneer kan je steun aanvragen?
Erkenningen als Structurele Werking gelden voor een periode van drie jaar. De deadline voor indiening van het dossier 2020-2022 is 31 januari 2019.
Ontvankelijkheidscriteria
De werking beantwoordt aan volgende voorwaarden:
- een professioneel, solide en kwaliteitsvol traject
- de culturele relevantie van het thema of de focus van de werking in de context van Filmcultuur in Vlaanderen. Biedt de werking een reële en waardevolle aanvulling op het bestaande cultuuraanbod? Is het marktaanvullend?
- de belangrijke positie die de organisatie binnen het thema of de focus bekleedt
- een netwerk en samenwerkingen met de andere spelers op het domein
- een betekenis en uitstraling op Vlaams regionaal niveau
- expertise op het eigen thema of de eigen focus
- een dynamische werking
- een reëel publieksbereik
- een aangeduide artistieke en zakelijke eindverantwoordelijke
- diverse inkomstenstromen
- aandacht voor diversiteit in de werking
- een gedegen organisatievorm die blijk geeft van goed bestuur, een gezond intern functioneren en een performante werking. De organisatie dient uiterlijk op 31 januari 2022 beantwoorden aan de basisprincipes van goed bestuur zoals omschreven in het decreet van 13 december 2013 houdende de ondersteuning van de professionele kunsten.
In uitzonderlijke gevallen kan het Fonds een gemotiveerde uitzondering toestaan op deze erkenningsvoorwaarden.
Nieuwe initiatieven komen pas in aanmerking voor erkenning als Structurele Werking nadat de werking drie opeenvolgende jaren onafgebroken heeft plaatsgevonden.
Hoe vraag je aan?
Je dient een dossier in via het online platform MyVAF, volgens de richtlijnen die op dit platform worden aangegeven.
Wie beslist?
Een beoordelingscommissie bestaande uit zes externe deskundigen analyseert het dossier én de werking van de organisatie. Het Hoofd Publiekswerking (zonder stemrecht) zit de vergadering voor. Elk commissielid heeft één stem. Het Fonds en de commissieleden baseren zich voor hun analyse van het dossier zowel op de inhoudelijke en zakelijke aspecten van het dossier, als op de werking van de voorbije jaren.
Uitbetalingsmodaliteiten
Bij ondertekening van het contract ontvangt de Structurele Werking een eerste schijf van 40%. Het saldo (60%) wordt uitbetaald eind juni. Het tweede jaar wordt er 40% uitbetaald eind januari, het saldo (60 %) na goedkeuring van het rapporteringsverslag. Het derde en laatste jaar wordt er eveneens 40% uitbetaald eind januari en het saldo (60%) eind juni.
Concreet betekent dat:
- 2020: 40% eind januari na ondertekening overeenkomst; 60% eind juni
- 2021: 40% eind januari, 60% eind juni na goedkeuring rapporteringsverslag
- 2022: 40% eind januari, 60% eind juni
Wanneer het Fonds steun heeft verleend aan een organisatie en de aanvrager (1) zijn verplichtingen niet of onvoldoende is nagekomen, (2) de werking heeft stopgezet of (3) minder uitgaven heeft gemaakt dan begroot, kan de financiële ondersteuning in zijn geheel of gedeeltelijk worden teruggevorderd. Reserve-opbouw tussen twee opeenvolgende erkenningsperiodes bedraagt maximum 20% van het door het Fonds toegekende bedrag.
Verslaggeving
Structurele Werkingen dienen uiterlijk op 21 mei 2021 een tussentijds rapporteringsverslag in. Een rapporteringsverslag is een verslag dat de werking van de organisatie van het voorbije jaar documenteert en de krijtlijnen aangeeft voor het huidige en volgende werkingsjaar. Na goedkeuring van het rapporteringsverslag wordt de tweede schijf van 2021 uitbetaald.
Een zelfevaluatieverslag is een afrondend verslag dat de werking van het voorlaatste en laatste werkjaar (2021 en 2022) documenteert. Grote Organisaties dienen dit in tussen 1 februari en 21 mei 2023, het jaar volgend op de erkenningsperiode.
Deze documenten zijn in te dienen via MyVAF en bestaan uit een inhoudelijk en een financieel onderdeel.
Het team Publiekswerking, dat het voorbije jaar de uitvoering van het dossier opvolgde, neemt het verslag door. Alle bevindingen worden meegenomen naar volgende indieningsrondes.
Wanneer de toegekende subsidie meer dan 80.000 EUR bedraagt, is naast het Rapporterings- en Zelfevaluatieverslag tevens het verslag van een erkende accountant verplicht. De erkende accountant mag niet betrokken zijn bij de dagelijkse artistieke, organisatorische of zakelijke werking van de organisatie. Bij de resultatenrekening wordt toelichting gegeven.
Het Fonds heeft het recht om te allen tijde de boekhouding bij de indiener met betrekking tot de werking waarvoor steun werd verleend, te controleren indien het dit nodig acht.
Selectieprocedure
De organisatie (die in aanmerking komt voor ondersteuning als structurele werking) dient een dossier in, opgesteld volgens de richtlijnen van het aanvraagformulier.
Het team Publiekswerking gaat na of de aanvraag volledig en ontvankelijk is en brengt de aanvrager hierover op de hoogte (ten laatste 14 dagen na de indiendatum). De aanvrager beschikt over een termijn van 7 kalenderdagen na de datum van kennisgeving van het Fonds om het aanvraagdossier te vervolledigen.
Indien het dossier niet binnen de vooropgestelde termijn vervolledigd wordt of als één of meerdere van de hierin opgevraagde stukken en/of informatie bij het dossier ontbreken, kan het Fonds de aanvraag onontvankelijk verklaren.
De dossiers worden opgedeeld in drie categorieën en beoordelingsmomenten: (1) Festivals; (2) Vertoningsplekken, vertoningsnetwerken en spreidingsinitiatieven; (3) Filmgeletterdheid, reflectie en educatie.
Het Fonds stelt in functie van expertise en niet-betrokkenheid drie beoordelingscommissies samen van zes externe deskundigen.
Per beoordelingsmoment legt het Fonds de hoogte van het te verdelen budget vast.
Het Fonds en de commissieleden baseren zich voor hun analyse van het dossier zowel op de inhoudelijke en zakelijke aspecten van het dossier, als op de werking van de voorbije jaren.
Tijdens de commissievergadering worden de indieners uitgenodigd om hun dossier te komen toelichten. De commissieleden kunnen ook zelf om toelichting vragen. Na het contact met de aanvragers, wijst de beoordelingscommissie binnen de beschikbare enveloppe aan elk van de positief beoordeelde dossiers een richtbedrag toe. Na de drie beoordelingsmomenten legt het Fonds de verschillende dossiers samen en worden de bedragen gefinaliseerd.
De Raad van Bestuur neemt uiterlijk begin juli 2019 een beslissing (op advies van de beoordelingscommissie)
De beslissing wordt gecommuniceerd daags na de vergadering van de Raad van Bestuur. Schriftelijke motivatie ervan volgt binnen de maand.
De aanvrager mag voorafgaand aan de behandeling van een beslissing omtrent zijn project geen contact opnemen met leden van de betrokken beoordelingscommissie, noch met leden van de Raad van Bestuur van het Fonds. Vragen om informatie worden gericht aan het Hoofd Publiekswerking.
Documenten
Rapporteringsverslag Structurele Werking Publiekswerking Luik B
Rapporteringsverslag Structurele Werking Publiekswerking Luik B
Beoordelingscommissies
Een beoordelingscommissie bestaande uit zes externe deskundigen analyseert het dossier én de werking van de organisatie. Het Hoofd Publiekswerking (zonder stemrecht) zit de vergadering voor. Elk commissielid heeft één stem. Het Fonds en de commissieleden baseren zich voor hun analyse van het dossier zowel op de inhoudelijke en zakelijke aspecten van het dossier, als op de werking van de voorbije jaren. Het Fonds stelt in functie van expertise en niet-betrokkenheid drie beoordelingscommissies samen van zes externe deskundigen. Tijdens de commissievergadering worden de indieners uitgenodigd om hun dossier te komen toelichten. De commissieleden kunnen ook zelf om toelichting vragen.
Bezwaarsysteem
Er is geen bezwaarprocedure, wat niet wegneemt dat de indiener zich kan wenden tot de Raad van State.
Reglement
Deelreglement VAF/Filmfonds - Publiekswerking
Deelreglement Publiekswerking