MyVAF krijgt een vervolgdeel. Wat betekent dit voor jou?

Om de lancering voor te bereiden en de overstap van het oude naar het nieuwe systeem uit te kunnen voeren, moeten we de platformen even stilleggen.

We plannen in het weekend van 5 december een eerste interventie om alles goed voor te bereiden. We sluiten MyVAF om 16u30 en zullen het systeem terug activeren zodra het onderhoud klaar is. We vermoeden dat we MyVAF terug open kunnen stellen in de loop van 6 december.

Vanaf 9 december om 8u30 's morgens zal MyVAF zoals we het kennen permanent afgesloten worden. Op hetzelfde moment wordt ons achterliggend systeem bevroren en kunnen projectbeheerders geen acties meer via het platform uitvoeren. Op 18 december zal het nieuwe systeem volledig operationeel zijn.

Aanvragen voor steun met een deadline in 2026 zullen pas worden opengesteld vanaf 18 december. Aan de gevraagde bijlagen en de begeleidende vragenlijsten zelf verandert weinig. Tot 8 december blijft het mogelijk om de vragenlijsten in te kijken via het oude MyVAF en je dossier voor te bereiden. Vanaf 18 december zal je dan in het nieuwe portaal jouw dossier kunnen opstarten.

Projectbeheerders hebben in tussentijd beperkte toegang tot onze back-end. Dit betekent dat zij tussen 9 december en 17 december mogelijk geen aanpassingen kunnen aanbrengen aan jullie dossier. De deadline voor het aanvragen van uitbetalingen van schijven of het indienen van technische dossiers is 30 november. Zo hebben de projectbeheerders nog de tijd om het nodige te doen.

Houd tevens rekening met de kerstvakantie van maandag 22 december tot en met zondag 4 januari.

1. Gebruiksvriendelijkheid

MyVAF wordt de centrale hub voor jouw dossiers. Zo zal je zelf de status van je dossier kunnen opvolgen via MyVAF. Voor contracten maken we gebruik van een online tool waarin naast e-ID ook Itsme wordt ondersteund. Je kunt voortaan zelf je uitbetalingen opvolgen en we voorzien de mogelijkheid om je eigen geüploade documenten te raadplegen. Deliverables na goedkeuring vragen we op via een checklist. Ook assets die bij Flanders Image ingediend moeten worden, kan je vanaf nu simpelweg uploaden via MyVAF.

2. Efficiëntie

Indien je al eens eerder hebt ingediend voor een bepaald project, dan zal je in de toekomst minder informatie moeten invullen. De informatie uit je aanvraagdossier wordt opgeslagen binnen je projectfiche en bij nieuwe dossiers vullen we op voorhand in wat we al weten. Is er iets gewijzigd? Geen probleem, je kan dit zelf eenvoudig aanpassen. Wijzigingen nemen we daarna ook terug mee naar je volgende projectfiche. Voor Flanders Image dien je geen afzonderlijke titel meer aan te maken. De informatie uit je dossier wordt telkens gebruikt om je projectfiche op te bouwen.

3. Privacy

Vroeger moest een aanvrager alle contactgegevens invullen van elke betrokken medewerker van een project. Vandaag leggen we die verantwoordelijkheid bij de betrokkene zelf, zoals de GDPR-wetgeving voorschrijft. Een aanvrager dient enkel de naam en het e-mailadres van de betrokken contacten in te voeren. De aanvrager moet hiervoor wel de goedkeuring hebben. Bij majoritaire producties contacteren we de betrokken contacten, vragen we de goedkeuring om hun gegevens te verwerken en dan kunnen ze vervolgens zelf hun profiel aanvullen. Geen zorgen, we focussen hier enkel op onze kernberoepen. Voor andere rollen volstaat een naam. Maar hou er dus wel rekening mee dat we voortaan een uniek e-mailadres per contactpersoon vragen.

4. Toekomstgerichtheid

Het nieuwe systeem kunnen we makkelijk en in eigen beheer verder ontwikkelen. We zetten ook in op het verlagen van de ecologische voetafdruk door bijvoorbeeld documenten niet meer te bundelen in één PDF. Via SharePoint zal je voortaan jouw eigen documenten als ZIP-bestand kunnen downloaden. We voorzien ook opschoonmechanismen, zodat we na de wettelijke bewaartermijn enkel nog essentiële documenten bijhouden in het kader van cultuurhistorische waarde.

Indien je niet meer kan inloggen op MyVAF, zijn daar enkele mogelijke redenen voor.

Je hebt je wachtwoord nog niet vernieuwd.

Omdat we een veiliger systeem hebben uitgewerkt, aangepast naar de actuele normen op vlak van cyberveiligheid, kunnen we helaas de wachtwoorden van de MyVAF-accounts niet meenemen naar de nieuwe applicatie. Iedereen ontvangt op 18 december 2025 een e-mail om een nieuw wachtwoord te kiezen. Indien je deze mail hebt gemist, zal je dus niet kunnen inloggen. Vraag zelf een reset aan, en volg de nodige stappen. Dan zal je terug toegang krijgen tot je account.

Je hebt helaas nooit een dossier ingediend.

Indien je op 8 december 2025 wél een account had, maar toch nooit een dossier hebt opgestart, een filmfiche bij Flanders Image hebt aangemaakt of als commissielid hebt gezeteld, dan werd jouw account niet overgezet naar het nieuwe systeem. Jouw persoonlijke gegevens zullen tegen eind 2026 geschrapt worden uit ons backupsysteem.

We hebben verschillende accounts gedetecteerd en samengevoegd.

Sommige aanvragers hebben meerdere accounts. Op basis van de activiteit op beide accounts hebben we ze samengevoegd, waardoor de dossiers op slechts één account beschikbaar zijn. Wanneer beide accounts nog relevant leken, hebben we jouw normaal gezien gecontacteerd in november 2025 met de vraag hoe we deze twee accounts mochten samenvoegen. Indien hier geen gehoor aan werd gegeven tegen 1 december 2025, werd door ons het recentste van de 2 accounts gekozen en samengevoegd. Was dit toch niet de bedoeling? Stuur dan een mailtje naar ons team en we brengen dit zo snel mogelijk in orde.

Jouw emailadres is niet meer gekend in ons systeem, en je bent in de laatste vijf jaar niet meer actief geweest op jouw account.

Hetzelfde geldt voor sommige accounts waar de laatste 5 jaar geen dossier werd opgestart, alle reeds bestaande dossiers al zijn afgesloten en we niet goed weten of deze persoon nog werkzaam is in de sector. We hebben het MyVAF-account daarom geschrapt, en de dossiers gearchiveerd. Indien je alsnog toegang wil tot je dossiers, stuur dan een mailtje naar ons team. Onze medewerkers zullen die dan terug activeren op een nieuw account.

Om de transitie goed voor te bereiden, hebben we een grondige schoonmaak gehouden in ons bestand. We merkten dat veel contacten in onze databank meerdere MyVAF-accounts hadden. Bij rondvraag bleek de meestvoorkomende reden vergeetachtigheid te zijn. We hebben daarom bij accounts die voldeden aan enkele specifieke voorwaarden beslist deze samen te voegen: wanneer beide accounts aangemaakt werden op privéadressen, en slechts 1 account nog actief was.

Indien we niet goed wisten hoe we met beide accounts om moesten gaan, bijvoorbeeld wanneer het om een privéaccount en een gezamenlijk werkaccount ging, hebben we jou gecontacteerd in november 2025 met de verschillende opties.

Zie je dossiers die helemaal daar niet zouden mogen staan? Allereerst onze excuses! Dan is er duidelijk iets fout gelopen tijdens de transitie. We hebben alles zo goed mogelijk en uitgebreid gecontroleerd, maar zoals bij elke werf loopt er helaas wel eens iets fout. Neem contact op met ons team, en we doen meteen het nodige!

Elk contact in onze databank krijgt voortaan een persoonlijk account op MyVAF, zodat iedereen diens eigen gegevens kan beheren. Via jouw persoonlijk account kan je voortaan zien in welke dossiers jij betrokken bent en kan je jouw persoonlijke gegevens aanvullen. Vanuit de GDPR-wetgeving zorgen we zo voor volledige transparantie en inzage in jouw persoonsgegevens.

Bij majoritaire producties contacteren we tevens de betrokken contacten en vragen we de goedkeuring om hun gegevens te verwerken. Vervolgens kunnen zij zelf hun profiel aanvullen. We focussen hier enkel op onze kernberoepen. Voor andere rollen volstaat een naam, die de producent kan aanleveren.

Dossiers inkijken waarin je betrokken bent, lukt voorlopig nog niet. In de loop van 2027 zal deze functionaliteit uitgerold worden en zal de producent de mogelijkheid krijgen om jou inzage te geven in de dossiers, of zelfs mee te laten schrijven.

Vroeger diende je voor elke aanvraag bij het Gamefonds de culturele tests voor games opnieuw in te dienen. In realiteit wijzigen de resultaten van die test amper. Daarom trekken we die test nu los van de aanvraag. Wanneer je een project opstart binnen bij het Gamefonds, zal je ook eenmalig de culturele test moeten invullen. Deze blijft geldig zolang er geen ingrijpende wijzigingen plaatsvinden in de scope, aan de inhoud of de teamsamenstelling. Vraag je projectbeheerder voor meer informatie indien je twijfelt of de test nog geldig is.