Over het VAF

Het Vlaams Audiovisueel Fonds (VAF) is een vzw. De Raad van Bestuur en een Algemene Vergadering zijn bevoegd voor de drie fondsen. De bestuurders worden voorgedragen door de Vlaamse Regering. 

In de Algemene Vergadering zetelen, naast de bestuurders, vertegenwoordigers van zowel de sector als de overheid. 

• Leden Raad van Bestuur
• Leden Algemene Vergadering

1. Het Huis van de Vlaamse Film is een ontmoetingsplaats

Het Huis van de Vlaamse Film biedt niet enkel kantoorruimte voor een aantal organisaties maar is ook een ontmoetingsplek voor de Vlaamse audiovisuele sector. Concreet zijn er een aantal vergaderzalen, een atrium, een foyer en een filmzaal beschikbaar voor gebruik door derden. Deze worden door het VAF ter beschikking gesteld.

2. Welke ruimte / accommodatie is beschikbaar?

• 5 vergaderruimten: de grote zaal voor 20 personen, de bibliotheek voor 14 personen, de ronde zaal, de witte zaal en het salon, elk voor 8 personen
• Filmzaal (DVD, Blu-ray, digitale bestanden tot 4K – geen DCP): 30 personen
• Foyer met vestiaire en bar: 100 personen
• Atrium: dit is een ruime ontvangst-/ voordracht-/ receptiezaal: 100 personen
• Sanitair

3. Wie kan in het Huis van de Vlaamse Film terecht en voor welk soort activiteiten?

• Het gebouw kan in principe enkel worden gebruikt voor occasionele audiovisueel-gerelateerde activiteiten en enkel voor professionele meetings (en hieraan verbonden drinks, recepties, …). Gebruik is niet mogelijk indien enkel voor feestjes, drinks, etc. Wat kan wel: bv. lezingen, conferenties, workshops, vergaderingen van beroepsverenigingen en aanverwante organisaties, …
• De filmzaal: deze is enkel beschikbaar voor door het VAF ondersteunde projecten. Bv. mini-premières, persvisies, testvisies, visies met distributeurs / medewerkers / coproducenten / sales agents / festivalprogrammatoren, visies door commissieleden, etc.
• Gebruik van het gebouw is geen automatisme en steeds onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring van het VAF.

4. Inlichtingen en aanvragen

4.1. Wie doet wat?

Eindverantwoordelijken voor de ter beschikkingstelling zijn de directeur-intendant, en de zakelijk leider van het VAF.
Boekingsverantwoordelijke is Helga Vinck. Aanvraagformulieren voor boeking en gebruik van de ruimten/accommodatie kunnen bekomen worden bij haar. P/a Huis van de Vlaamse Film, Bischoffsheimlaan 38 te B – 1000 Brussel, of hvinck@vaf.be, of tijdens de kantooruren telefonisch op 02/226.06.30.

De onthaalverantwoordelijke wordt door het VAF aangesteld in functie van de noden en beschikbaarheden. Deze verzorgt bij de geplande activiteit het onthaal van de gebruikers; de toegang en het afsluiten van de ruimten en accommodatie; en het toezicht en de controle op het verloop van het gebruik van de ruimten en de accommodatie.

Voor activiteiten die de gebruiker organiseert buiten de werkuren van het VAF (publieke openingsuren gaan van 9:30 uur tot 17:00 uur) zal een externe onthaalverantwoordelijke aangesteld worden.  Deze kost zal door het VAF gefactureerd worden aan de gebruiker.

4.2. Aanvraag- en toelatingsprocedure

Na invulling door de gebruiker van het aanvraagformulier wordt door de eindverantwoordelijken over een aangevraagde boeking en over de gebruiksduur beslist.
Deze beslissing wordt op het aanvraagformulier vermeld, hetwelk door de boekingsverantwoordelijke aan de gebruiker wordt overgemaakt.

Bij een positieve beslissing zal door de boekingsverantwoordelijke ten laatste 1 dag voor de geplande activiteit de naam en het telefoonnummer van de onthaalverantwoordelijke worden meegedeeld.
Indien – ondanks een positieve beslissing - door overmacht de ruimte/ accommodatie niet ter beschikking gesteld kan worden aan de gebruiker, kan dit geen aanleiding geven tot het vorderen van enige schadevergoeding van het VAF.

5. Algemene richtlijnen voor gebruik van het gebouw

• De gebruiker mag de hem ter beschikking gestelde ruimte/accommodatie slechts gebruiken tijdens de toegestane gebruiksduur en voor de activiteit waarvoor toestemming werd gegeven.
• De gebruiker dient het aanvraagformulier met de daarop gegeven toestemming tijdens de activiteit bij zich te hebben en op eerste verzoek aan de onthaalverantwoordelijke te tonen.
• De ruimten/accommodatie mogen door de gebruiker niet onderverhuurd of ter beschikking gesteld worden aan derden.
• Heel het gebouw (incl. de foyer) is rookvrij.
• Er wordt geen eten of drinken toegelaten in de filmzaal.
• De gebruiker mag niets aan de ramen, muren, plafonds, vloeren, deuren enz… bevestigen.
• Indien de gebruiker voor de activiteit externe materialen en/of toestellen wil meebrengen, dan dient hiervoor een voorafgaandelijke schriftelijke toestemming te worden verkregen via het aanvraagformulier.
• Materialen of toestellen die licht ontvlambaar zijn of een verhoogd risico op ontploffing, brand of geluidsoverlast opleveren, worden niet toegestaan.
• De gebruiker is verantwoordelijk voor het gedrag van alle aanwezigen en houdt bijgevolg toezicht dat er geen misbruik wordt gemaakt van de toegewezen ruimte en accommodatie.
• Op elk ogenblik - tijdens de activiteit - kan er toezicht worden uitgeoefend door de boekings- of onthaalverantwoordelijke of door een andere aangestelde van het VAF. De gebruiker dient alle mogelijke maatregelen te treffen om de veiligheid van de aanwezigen en de bescherming van de ruimten en accommodatie te garanderen.
• Nooduitgangen mogen in geen geval worden versperd; blustoestellen mogen niet worden verplaatst; noodsignalisatie en verlichting moet zichtbaar blijven.
• Aanwezigen die tijdens de activiteit de openbare orde verstoren of de ruimte of accommodatie onveilig maken, worden door de gebruiker en/of door de politie en/of door de onthaalverantwoordelijke uit het gebouw verwijderd.
• Als er zich kleine ongemakken met lichamelijk letsel zouden voordoen is er op het eerste verzoek aan de onthaalverantwoordelijke een EHBO-koffer ter beschikking.
• Voor activiteiten die de gebruiker organiseert buiten de werkuren van het VAF en met een evenementieel karakter dient zijn burgerlijke aansprakelijkheid t.o.v. derden te worden gedekt door een speciale verzekeringspolis (event polis). De gebruiker dient deze polis rechtstreeks af te sluiten met een verzekeraar. (Desgewenst kan de gebruiker hiervoor inlichtingen bekomen bij het VAF - het VAF heeft hiervoor een raamcontract afgesloten via AON Risk Services.)
• Toelatingen en vergoedingen m.b.t. intellectuele rechten (v.b. SABAM-vergoedingen, billijke vergoedingen, e.a.) zijn steeds ten laste van de gebruiker, dewelke tijdig de bevoegde diensten hiervoor contacteert. Mochten deze diensten -n.a.v. de door de gebruiker geplande activiteiten- alsnog vergoedingen op het VAF verhalen, zal de gebruiker het VAF hiervoor – op het eerste verzoek - vrijwaren.
• Catering en logistieke ondersteuning worden rechtstreeks geregeld tussen de gebruiker en de leverancier.
• Voor vergoeding van drank in de vergaderruimten wordt gewerkt met volgende tarieven:
  • 2 tot 4 personen : forfait 10 € per halve dag
  • 5 tot 8 personen : forfait 15 € per halve dag
  • 9 tot 20 personen : forfait 30 € per halve dag
• Het goedgekeurde aanvraagformulier – waarin expliciet wordt verwezen naar de algemene gebruiksregels en waarin tevens de voorgenomen activiteit wordt omschreven, de aansprakelijkheid van de gebruiker wordt vastgelegd en de onkostenvergoeding wordt bepaald - geldt als gebruiksovereenkomst tussen de gebruiker en het VAF.

6. Adres

Huis van de Vlaamse Film
Bischoffsheimlaan 38
1000 Brussel
Tel: 02/226.06.30
Fax: 02/ 219.19.36

Het Vlaams Audiovisueel Fonds (VAF) is in voortdurend overleg met de professionele audiovisuele sector in Vlaanderen, via informele contacten met professionelen en ad hoc vergaderingen met beroepsorganisaties. Hiernaast organiseert het VAF meermaals per jaar ook structurele overlegmomenten.

Het VAF/Filmfonds heeft veruit de ruimste waaier aan bevoegdheden en actieterreinen. Rond deze bevoegdheden vergadert het VAF drie keer per jaar met vertegenwoordigers van de verschillende beroepsorganisaties – het Overlegcomité. Ook bredere onderwerpen  i.v.m. het VAF/Mediafonds en het VAF/Gamefonds kunnen tijdens dit overleg ter sprake komen.

• Samenstelling van dit Overlegcomité
• Verslagen van dit Overlegcomité

De rol die het VAF/Mediafonds en het VAF/Gamefonds spelen is veel beperkter en meer specifiek. Om deze reden wordt voor deze fondsen één keer per jaar nog een eigen overlegmoment ingepland. De deelnemers aan deze vergaderingen zijn eerder wisselend: voor het VAF/Mediafonds vaardigen de tv-zenders en beroepsorganisaties ad hoc vertegenwoordigers af, voor het VAF/Gamefonds gebeurt hetzelfde met vertegenwoordigers uit de Vlaamse gamesector.

Het Vlaams Audiovisueel Fonds (VAF) ging van start in september 2002 als opvolger van het Fonds Film in Vlaanderen. Het VAF werd opgericht als autonome vzw, met als opdracht om het Vlaamse cultuurbeleid uit te voeren met betrekking tot de ondersteuning van Vlaamse audiovisuele creaties. 

In een eerste fase lag de focus op de financiering en begeleiding van audiovisuele projecten van Vlaams talent, de uitbouw van een vormingsaanbod voor professionelen en de internationale promotie. Voor deze laatste opdracht werd het reeds bestaande Flanders Image bij het VAF ondergebracht.

In 2011 kreeg het VAF er vanuit het beleidsdomein Media een bevoegdheid bij: de ondersteuning van tv-reeksen via een Mediafonds. Voor de duidelijkheid werd vanaf dat moment gesproken over het VAF/Filmfonds en het VAF/Mediafonds. Een derde fonds, het VAF/Gamefonds, werd een jaar later vanuit de beleidsdomeinen Media en Onderwijs opgericht om de ontwikkeling van Vlaamse games te ondersteunen. In 2011 werd ook een samenwerking opgezet met het Agentschap Ondernemen om het economische filmfonds Screen Flanders vorm te geven en samen te beheren. Voor dit laatste fonds draagt niet het VAF maar het Agentschap Innoveren en Ondernemen de eindverantwoordelijkheid. Screen Flanders wordt gefinancierd vanuit het beleidsdomein Economie (meer bepaald het Hermesfonds).

In 2014 werden een aantal bijkomende functies binnen het Vlaamse filmbeleid naar het VAF/Filmfonds overgeheveld vanuit andere beleidsorganen – het Kunstendecreet, het toenmalig steunpunt BAM en het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media (CJSM). Dit was het sluitstuk van de politieke wens tot verregaande integratie en efficiëntie van het beleid.