Handleiding MyVAF

1. Ik wil aanmelden op MyVAF, maar ken mijn wachtwoord niet meer.
   Je kan via de functie ‘wachtwoord vergeten?’ een nieuw wachtwoord instellen. Vul je e-mailadres in en klik op de link in de e-mail die je zal ontvangen.
    
2. Ik vul het juiste wachtwoord in, maar krijg nog steeds de melding ‘Gebruikersnaam en/of wachtwoord onjuist’.
   Ga na of je de correcte gebruikersnaam invult, dit is niet noodzakelijk hetzelfde als je e-mailadres. Neem contact op met my@vaf.be indien je je gebruikersnaam vergeten bent.
    
3. Ik wil een aanvraag opstarten, maar kan geen deadline invullen.
   Indien je geen deadline kan selecteren, is er (nog) geen deadline actief voor de aanvraag die je wil opstarten. Controleer op de website www.vaf.be via het menu Deadlines wanneer je een aanvraag kan indienen.
    
4. Ik wil een persoon/vennootschap toevoegen in het aanvraagformulier, maar krijg de melding ‘xxx is ongeldig’.
   Alvorens je een persoon/vennootschap kan toevoegen, dien je deze eerst te registreren via het menu Contactpersonen of Vennootschappen. Omwille van privacy is het niet mogelijk om bestaande namen uit onze databank op te roepen.
    
5. De contactpersoon/vennootschap is zichtbaar in het menu Contactpersonen/Vennootschappen, maar toch krijg ik de melding ‘xxx is ongeldig’ wanneer ik deze naam wil toevoegen in het aanvraagformulier.
   Om een contactpersoon toe te voegen, typ je de eerste letters van de voornaam om vervolgens de juiste naam te selecteren in de keuzelijst die verschijnt. Om een vennootschap toe te voegen, typ je de eerste letters van de vennootschapsnaam.
    
6. Ik wil mijn aanvraag verzenden, maar krijg de foutmelding ‘error while generating PDF’.
   Ga na of de bijlagen van de aanvraag in PDF-formaat zijn geüpload wanneer dit expliciet vermeld wordt bij de vraag. Indien dit het geval is en je deze foutmelding nog steeds krijgt, kan je best zo snel mogelijk contact opnemen via my@vaf.be
    
7. Ik heb een aanvraag opgestart, maar kan geen bijlagen toevoegen. De uploadvelden zijn grijs.
   Afhankelijk van je browserinstellingen kan het wat langer duren alvorens deze velden beschikbaar zijn. Je pagina vernieuwen kan dit proces versnellen (vergeet niet eerst je aanpassingen te bewaren).
    
8. Ik heb de aanvraag verzonden, maar zou graag nog enkele aanpassingen aanbrengen.
   Het is geen probleem om nog aanpassingen aan te brengen nadat je aanvraag verzonden is. Uiteraard kan dit enkel zolang de deadline niet verstreken is. Vergeet na je aanpassingen niet opnieuw op VERZENDEN te klikken. Hierdoor zal je bestaande aanvraag overschreven worden met een nieuw PDF-bestand. Indien het aangemaakte PDF-bestand al je wijzigingen bevat, is een nieuwe versie succesvol verzonden. Een bevestigingsmail wordt enkel verzonden bij de eerste indiening.
    
9. Ik heb mijn aanvraag verzonden, maar geen bevestigingsmail ontvangen
   De bevestigingsmail wordt enkel verzonden bij de eerste indiening van een aanvraag. Indien er na het verzenden wijzigingen worden aangebracht (zie hoger), zal er geen nieuwe bevestigingsmail meer verzonden worden. De bevestigingsmail wordt verzonden naar het e-mailadres dat gelinkt is aan je MyVAF-account.
    
10. Ik heb een probleem dat niet in deze lijst voorkomt!
    Geen paniek, onze helpdesk staat voor je klaar. Neem zo snel mogelijk contact op via my@vaf.be. Probeer het probleem zo gedetailleerd mogelijk te omschrijven (geef indien van toepassing zeker de titel van het project en indien mogelijk de naam van je MyVAF-account mee). Een screenshot van de foutmelding zal er zeker voor zorgen dat we je nog sneller kunnen helpen.

Nieuwe vennootschap aanmaken

1. Ga naar het menu ‘VENNOOTSCHAPPEN’ en maak via ‘+nieuw’ een profiel aan van een nieuwe vennootschap.
2. Vul de gevraagde gegevens aan.
3. Kies ‘BEWAREN’
4. Je krijgt een overzicht van de aangemaakte vennootschap.
5. Heeft de vennootschap meerdere adressen? In het menu ‘ADRESSEN’ aan de rechterkant kan je bijkomende adressen aanmaken en benoemen (vb. facturatieadres, afdeling X, …) via ‘+nieuw’.
6. Kies ‘BEWAREN’

Gegevens van een vennootschap wijzigen

1. Ga naar het menu ‘VENNOOTSCHAPPEN’ en open via ‘open’ het profiel van een vennootschap.
2. Pas de gegevens aan
3. Kies ‘BEWAREN’

Het primair adres wijzigen

1. Ga naar het menu ‘VENNOOTSCHAPPEN‘ en open via ‘open’ het profiel van een vennootschap.
2. Open in het menu ‘ADRESSEN’ via ‘open’ het adres dat je tot primair adres wil maken. (Indien het om een nieuw adres gaat: maak een nieuw adres aan via ‘+nieuw’)
3. Vink onderaan ‘Maak hier het hoofdadres voor briefwisseling van’ aan.
4. Kies ‘BEWAREN’
5. In het overzicht is het primair adres aangepast.

Meer over vennootschappen

1. Wat is het voordeel van ‘VENNOOTSCHAPPEN‘?
   Alle vennootschappen die betrokken zijn in een door jou ingediende aanvraag, zullen hier verschijnen. Op die manier kan je deze gegevens eenvoudig updaten en opnieuw gebruiken in nieuwe aanvragen. Zo moet je niet telkens opnieuw alle adresgegevens ingeven.
2. Waartoe dient het vak ‘HIER WERK IK’?
   In het menu ‘VENNOOTSCHAPPEN‘ verschijnen ook vennootschappen waar jij niet direct aan verbonden bent, maar wel vb. mee hebt samengewerkt in een specifieke aanvraag. Door het vak ‘HIER WERK IK’ al dan niet aan te vinken weten wij met welke vennootschappen jij direct verbonden mag worden in onze databank.
3. Ik wil een aanvraag indienen in samenwerking met een vennootschap dat nog niet bestaat in mijn menu ‘VENNOOTSCHAPPEN‘?
   Maak eerst de vennootschap aan alvorens de aanvraag te starten. Aangezien je een aanvraag gefaseerd kan afwerken, is het natuurlijk ook mogelijk om een aanvraag te starten en pas indien nodig een vennootschap aan te maken in het menu ‘VENNOOTSCHAPPEN‘.
4. Is het nodig om de gegevens van vennootschappen permanent te updaten?
   Voor je eigen vennootschappen is dit zeker aangewezen. Voor vennootschappen waar je niet direct aan verbonden bent, is dit enkel nodig wanneer je deze vennootschap zal gebruiken bij het indienen van een aanvraag.
5. Ik heb een vennootschap aangemaakt, maar krijg een foutmelding wanneer ik deze naam probeer toe te voegen in het aanvraagformulier.
   Om een vennootschap toe te voegen in het aanvraagformulier, moet je de eerste letters van de vennootschapsnaam typen, even wachten en vervolgens de juiste selecteren in de keuzelijst die verschijnt.
6. Hoe zit het met privacy?
   De vennootschappen die zichtbaar zijn in jouw menu zijn enkel verbonden aan jouw account. Deze zijn dus niet raadpleegbaar door andere personen.

Nieuwe contactpersoon aanmaken

1. Ga naar het menu ‘CONTACTPERSONEN’ en maak via ‘+nieuw’ een profiel aan van een nieuwe contactpersoon
2. Vul de gevraagde gegevens aan.
3. Kies ‘BEWAREN’
4. Je krijgt een overzicht van de aangemaakte contactpersoon.
5. Heeft de contactpersoon meerdere adressen? In het menu ‘ADRESSEN’ aan de rechterkant kan je bijkomende adressen aanmaken en benoemen (vb. facturatieadres, postadres, …) via ‘+nieuw’.
6. Kies ‘BEWAREN’

Gegevens van een contactpersoon wijzigen

1. Ga naar het menu ‘CONTACTPERSONEN’ en open via ‘open’ het profiel van een contactpersoon.
2. Pas de gegevens aan
3. Kies ‘BEWAREN’

Het primair adres wijzigen

1. Ga naar het menu ‘CONTACTPERSONEN’ en open via ‘open’ het profiel van een contactpersoon.
2. Open in het menu ‘ADRESSEN’ via ‘open’ het adres dat je tot primair adres wil maken. (Indien het om een nieuw adres gaat: maak een nieuw adres aan via ‘+nieuw’).
3. Vink onderaan ‘Maak hier het hoofdadres voor briefwisseling van’ aan.
4. Kies ‘BEWAREN’
5. In het overzicht is het primair adres aangepast.

Meer over contactpersonen

1. Wat is het voordeel van ‘CONTACTPERSONEN’?
   Alle contactpersonen die betrokken zijn in een door jou ingediende aanvraag, zullen hier verschijnen. Op die manier kan je deze gegevens eenvoudig updaten en opnieuw gebruiken in nieuwe aanvragen. Zo moet je niet telkens opnieuw alle adresgegevens ingeven.
2. Ik wil een aanvraag indienen in samenwerking met een contactpersoon die nog niet bestaat in mijn menu ‘CONTACTPERSONEN‘?
   Dit kan op twee manieren: je kan een contactpersoon aanmaken alvorens de aanvraag te starten. De tweede mogelijkheid is om een aanvraag te starten en bij de betreffende vragen rechtstreeks een nieuwe contactpersoon aan te maken via het veld ‘Maak een nieuwe contactpersoon aan’ onder de vraagstelling.
3. Is het nodig om de gegevens van mijn contactpersonen permanent te updaten?
   Dit is enkel nodig wanneer je deze contactpersoon zal gebruiken bij het indienen van een aanvraag.
4. Ik heb een contactpersoon aangemaakt, maar krijg een foutmelding wanneer ik deze persoon probeer toe te voegen in het aanvraagformulier.
   Om een contactpersoon toe te voegen in het aanvraagformulier, moet je de eerste letters van de voornaam typen, even wachten en vervolgens de juiste naam selecteren in de keuzelijst die verschijnt.
5. Hoe zit het met privacy?
   De contactpersonen die zichtbaar zijn in jouw menu zijn enkel verbonden aan jouw account. Deze zijn dus niet raadpleegbaar door andere personen.

Een dossier raadplegen

1. Ga naar het menu ‘DOSSIERS’ waar je alle dossiers terugvindt die je via MyVAF hebt opgestart.
2. Om een aanvraag te openen, klik je op het dossier en kies je de gewenste aanvraag.

Een nieuwe aanvraag starten binnen een bestaand dossier

1. Ga naar het menu ‘DOSSIERS’ en open het gewenste dossier.
2. Kies ‘Nieuwe aanvraag’
3. De aanvraag start vanaf ‘soort aanvraag’. Het gewenste domein en fonds zijn reeds geselecteerd op basis van het bestaande dossier.

Een aanvraag gefaseerd afwerken
Het is niet nodig om een aanvraag in één keer volledig in te vullen en te verzenden. Zolang de deadline niet verstreken is, kan je een aanvraag onderbreken en later verder aanvullen. Na de deadline zal het enkel nog mogelijk zijn om de aanvraag te raadplegen. De pagina’s krijgen dan een alleen-lezen karakter.

1. Ga naar het menu ‘DOSSIERS’ en open het gewenste dossier.
2. Open de gewenste aanvraag.
3. Ga naar de betreffende pagina en ga verder met het invullen van de vragen.

Extra gegevens indienen na het tekenen van het contract (technisch dossier, eindafrekening, …) Bij het starten van een aanvraag is het mogelijk dat niet alle pagina’s beschikbaar zijn voor de aanvrager (alleen-lezen). Deze pagina’s zullen opengesteld worden wanneer de aanvraag positief is beoordeeld en een overeenkomst is opgesteld. Vanaf dat moment kan de aanvrager deze pagina’s gebruiken om bijkomende informatie in te dienen.

1. Ga naar het menu ‘DOSSIERS’ en open het gewenste dossier.
2. Open de gewenste aanvraag.
3. Ga naar de betreffende pagina (vb. ‘Technisch dossier’) en vul de gevraagde gegevens in naargelang de fasen van het project dit vereisen.

Meer over dossiers

1. Kan ik bestaande dossiers uit mijn overzicht verwijderen?
   Het is niet mogelijk om bestaande dossiers uit jouw MyVAF-account te verwijderen.
2. Kan ik verder werken aan een aanvraag die iemand anders heeft opgestart?
   Het is niet mogelijk om gegevens te raadplegen/bewerken die zijn aangemaakt vanuit een andere MyVAF-account.
3. Hoe zit het met privacy?
   De dossiers die zichtbaar zijn in jouw menu zijn aangemaakt vanuit jouw MyVAF-account. Noch deze dossiers, noch de daaraan verbonden aanvragen zijn raadpleegbaar door andere personen.

Een nieuwe aanvraag starten

1. Surf naar https://my.vaf.be en doorloop de registratieprocedure.
2. Zorg dat je met je account ingelogd bent.
3. Ga naar het menu ‘NIEUWE AANVRAAG’ en start een aanvraag op basis van de gewenste selectie.
4. Nadat je een titel hebt opgegeven en de juiste deadline hebt geselecteerd, wordt het gewenste aanvraagformulier voor jou beschikbaar gemaakt en kan je beginnen met het invullen van een aanvraagformulier.
5. Een aanvraag wordt definitief verzonden wanneer op de pagina ‘Verzenden’ een PDF wordt gegenereerd.

Meer over nieuwe aanvraag

1. Ik wil een aanvraag starten, maar er is geen deadline beschikbaar.
   Wanneer er geen deadline kan geselecteerd worden, wil dit zeggen dat er nog geen volgende deadline is vastgelegd. De deadlines kan je raadplegen in de kalender op www.vaf.be. Contacteer de administrator via my@vaf.be wanneer je toch denkt dat er een deadline in de kalender staat die je niet kan selecteren op MyVAF.
2. Nadat ik op ‘Start’ heb geklikt, duurt het lang vooraleer ik vragen te zien krijg.
   Wanneer je op start klikt, wordt een aanvraagformulier voor jou beschikbaar gemaakt. Om het mogelijk te maken dat je dit gefaseerd kan afwerken, kan het, afhankelijk van de internetverbinding, even duren.
3. Wat zijn de groene velden bovenaan een aanvraagformulier?
   De verschillende velden in de navigatiebalk bovenaan geven de verschillende pagina’s van een aanvraag weer. Elke pagina bevat specifieke vragen. Een standaard aanvraagformulier eindigt steeds met een pagina ‘VERZENDEN’ waar een PDF van het aanvraagformulier kan gegenereerd worden. De daaropvolgende pagina’s zijn alleen-lezen en worden beschikbaar indien de aanvraag positief is beoordeeld en er een overeenkomst is afgesloten.
4. Kan ik een aanvraag onderbreken en later verder aanvullen?
   Het is mogelijk om een aanvraag te onderbreken en later aan te vullen, zolang als de deadline niet verstreken is. Wanneer je de aanvraag pagina per pagina afwerkt, is dit perfect mogelijk. Wanneer je in de helft van een pagina wil stoppen, is het belangrijk dat je de pagina correct bewaart. Dit kan enkel door alle verplichte velden op de betreffende pagina te bewaren. Welke velden verplicht zijn, wordt aangegeven indien je de pagina opslaat zonder de vereiste velden te hebben ingevuld. Raadpleeg de informatie over ‘Dossiers beheren’ om een onderbroken aanvraag te hervatten.
5. Hoe navigeer ik door de verschillende pagina’s?
   Dit kan op twee manieren: door op de openstaande pagina ‘BEWAREN EN VOLGENDE PAGINA’ te kiezen of door bovenaan in de navigatiebalk een andere pagina aan te klikken.
6. Wat als ik een pagina vergeet te bewaren?
   Wanneer je in de navigatiebalk bovenaan een andere pagina zou aanklikken zonder alle gegevens op de openstaande pagina te hebben bewaard, zal een pop-upvenster jou hiervoor waarschuwen.
7. Kan ik gegevens op een pagina later aanpassen ook al heb ik deze al bewaard?
   Zolang de deadline niet verstreken is, kunnen alle gegevens nog worden aangepast en opnieuw bewaard.

Persoonsgegevens wijzigen

1. Klik bovenaan rechts op ‘HALLO <GEBRUIKERSNAAM>!’ om je profiel te openen
2. Pas de gewenste gegevens aan
3. Kies ‘BEWAREN’

Wachtwoord wijzigen

1. Klik bovenaan rechts op ‘HALLO <GEBRUIKERSNAAM>!’ om je profiel te openen
2. Kies onderaan ‘Wijzig je wachtwoord’

E-mailadres wijzigen

1. Klik bovenaan rechts op ‘HALLO <GEBRUIKERSNAAM>!’ om je profiel te openen
2. Kies onderaan ‘Wijzig je e-mailadres’