De steun is bestemd voor recente, majoritair door het VAF/Mediafonds gesteunde creaties in de categorieën animatie, documentaire, fictie en Innovatielab, die officieel uitgenodigd zijn voor specifieke internationale seriesfestivals of genomineerd zijn voor seriesprijzen.

Een aanvraag voor internationale promotiesteun is enkel ontvankelijk indien aan volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De creatie is majoritair door het VAF gesteund;
• Het gaat om de wereld-, internationale of continentale première van de productie;
• Festivalpremières waarvoor ondersteuning wordt aangevraagd, moeten plaatsvinden binnen de 12 maanden van de wereldpremière van de productie;
• Op het moment van indiening is de aanvrager volledig in orde met de deliverables die contractueel tijdens het productieproces moeten aangeleverd worden, inclusief de registratie van de creatie als titel in MyVAF en indiening van de vereiste communicatiematerialen voor het ontsluiten van de titel op de Flanders Image-website en screener.be.

De maximumbedragen zijn afhankelijk van het type selectie. De steun wordt toegekend op basis van de cofinancieringsregel: elke euro promotiesteun van het VAF dient door de producent gematcht te worden.

Festivals

• Strategische festivals: max. 9.000 euro (volledig aan te wenden voor het festival in kwestie) en 3.000 euro (voor verdere premières op andere festivals, of selecties op strategische festivals).
• Andere festivals: max. 750 euro voor festivals binnen de EU of EVA; max. 1.000 euro voor festivals buiten de EU of EVA. Per creatie kan deze tussenkomst maximaal tweemaal worden aangevraagd indien het telkens gaat om een wereld-, internationale- of continentale première, en op voorwaarde dat de creatie eerder nog geen promotiesteun voor strategisch festival heeft ontvangen. Het gaat hier om een forfait waarop de 50/50-cofinancieringsregel of de regel inzake de steunintensiteit niet van toepassing is. Uit budgettaire overwegingen kunnen makers van films die worden uitgenodigd voor strategische festivals, voor deze regeling kiezen. Deze keuze dient bij de eerste festivalselectie te gebeuren en is onomkeerbaar.

Seriesprijzen

• International Emmy Awards: max. 30.000 euro per creatie bij nominatie.
• Annie Awards en Banff World Media - Rockie Awards: max. 9.000 euro per creatie bij nominatie.

De steunaanvraag wordt ingediend door de Vlaamse hoofdproducent.

Internationale promotiesteun wordt ingezet om de specifieke expertise van derden in te huren voor de promotie op het festival of prijs waarvoor de titel geselecteerd of genomineerd is. Deze werken onafhankelijk en kunnen niet verbonden zijn aan de productiemaatschappij of betrokken bij de distributie of exploitatie van de creatie.

Voor campagnes en acties waarvoor promotiesteun wordt toegekend door het VAF, gaande van festivalselecties tot International Emmy Award-campagnes, moeten zowel het VAF als Flanders Image duidelijk vermeld worden op alle communicatiemiddelen (online en print).

De standaardregels voor vermelding van het VAF en Flanders Image zijn hier van toepassing:

• Met logovermelding indien ook een andere partij met logo wordt vermeld;
• Met tekst- en logovermelding indien ook een andere partij op die manier wordt vermeld.

De volledige richtlijnen vind je in de Handleiding Vermeldingen, logo’s en leader voor het VAF/Mediafonds op deze website.

Het niet of slechts gedeeltelijk naleven van de verplichtingen rond communicatie en vermeldingen door de aanvrager of door partners (sales agent, distributeur of andere partners) kan aanleiding geven tot de niet-uitbetaling of terugvordering van de promotiesteun.

Enkel de kosten die specifiek in het kader van de internationale festivalselectie of de nominatie gemaakt worden, komen in aanmerking voor internationale promotiesteun.

Basispromotiekosten (d.w.z. kosten die niet rechtstreeks verband houden met of in functie zijn van de festivalselectie of nominatie) horen thuis in het productiebudget en/of maken deel uit van VMP en komen niet in aanmerking voor internationale promotiesteun.

Advertenties en internationale poster

Kosten in het kader van advertenties in internationale vakbladen of festivalpublicaties ter ondersteuning van de vertoning op het festival of de nominatie en kosten voor affichage of banners in en rond het festival.

Electronic Press Kit (EPK)

Kosten verbonden aan het aanmaken van een een EPK: redactie, vertaling, grafisch ontwerp, selectie van beeldmateriaal, enz. Ook alle kosten voor redactie, vertaling en grafisch ontwerp van teksten voor perscommunicatie worden hier aanvaard. Belangrijk: kosten voor het aanmaken van de making-of of behind-the-scenes-content worden niet aanvaard, deze maken deel uit van de productiekosten. Van zodra beschikbaar wordt de presskit in alle beschikbare taalversies aan Flanders Image aangeleverd. De kosten voor aanmaak EPK kunnen slechts voor één festivalselectie of nominatie worden ingebracht.

Internationale trailer

Kosten voor de aanmaak van een internationale trailer die specifiek voor het festival of de nominatie wordt gecreëerd. De internationale trailer moet wezenlijk verschillen van de trailer voor de lokale bioscooprelease. De kosten voor aanmaak internationale trailer kunnen slechts voor één festivalselectie of nominatie worden ingebracht.

Persverantwoordelijke (publicist)

Kosten voor het aannemen van een onafhankelijke medewerker of onderneming die in de aanloop naar en tijdens het festival instaat voor het genereren van belangstelling bij de internationale pers en media voor de geselecteerde of genomineerde titel en het talent dat eraan verbonden is. De steun wordt enkel toegekend voor persverantwoordelijken met bewezen festival- en PR-ervaring. De vergoeding en alle bewezen onkosten van de publicist kunnen worden vergoed via de internationale promotiesteun. Reis- en verblijfskosten met betrekking tot het festival maken deel uit van de vergoeding en zijn dus voor de rekening van de publicist. Belangrijk: er moet een duidelijk aantoonbaar onderscheid zijn tussen de Belgische en de internationale perswerking. Kosten voor een specifiek voor de Belgische pers ingehuurde publicist worden niet aanvaard, deze zijn ten laste van de distributeur en/of productiemaatschappij.

Strateeg

Kosten voor het aannemen van een strateeg en voor de aanmaak van een strategisch plan in het kader van een campagne voor een prijs (International Emmy Awards enz.). De strateeg werkt een plan uit, bepaalt de doelstellingen en helpt bij het in de praktijk brengen. De vergoeding en alle bewezen onkosten van de strateeg kunnen worden ingebracht als promotiekost. Reis- en verblijfskosten maken deel uit van de vergoeding van de strateeg en zijn dus voor eigen rekening.

Sociale media en online communicatie

Kosten in het kader van de promotie op sociale media in de aanloop naar en tijdens het festival of de prijsuitreiking worden aanvaard. Het gaat hier om kosten verbonden aan het aannemen van een community manager, de creatie van socialmediacontent en de aanmaak en publicatie van betalende advertenties. Er moet een aantoonbaar onderscheid zijn tussen de communicatie over de internationale festivalselectie of nominatie en die rond de lokale bioscooprelease. Ook kosten voor de aanmaak van een internationale website of een internationale e-mailcampagne komen in aanmerking.

DCP

Kosten verbonden aan de DCP, d.w.z. kosten aangerekend door het festival of in opdracht van het festival voor technische controle ter plaatse, verwerking en/of verzending van de DCP. Daarnaast wordt ook de aanmaak van één DCP (of alternatieve drager) voor de festivalvertoning aanvaard als promotiekost. Indien uitdrukkelijk verzocht door het festival, kan ook de kostprijs van een tweede DCP (of alternatieve drager) als kost worden ingebracht.

Gadgets

Kosten voor de aanmaak van kleine gadgets ter promotie van de creatie op het festival. Enkel de kosten voor ethisch verantwoorde, duurzaam geproduceerde artikelen worden door het VAF aanvaard.

Marktscreenings

Kosten voor online en on-site markt- en industry-screenings in het kader van het festival waarvoor de productie geselecteerd is, met het oog op de verdere internationale verkoop en distributie.

Ondertiteling en vertaling

Kosten verbonden aan ondertiteling en vertaling van de ondertitels, enkel indien dit door het festival uitdrukkelijk als voorwaarde voor een selectie wordt gesteld. Het elektronische bestand met de ondertitels wordt na afwerking aan Flanders Image geleverd.

Premièrefeest, receptie, diner of lunch

Kosten voor een evenement naar aanleiding van de première van de creatie op het festival of in het kader van de nominatie, waar ook pers en/of andere professionele aanwezigen voor kunnen worden uitgenodigd.

Drukwerk

Kosten voor de aanmaak, productie en verspreiding van posters, flyers, postkaarten, stickers enz. in het kader van het festival of de nominatie. Kosten voor materialen die worden ingezet voor de Belgische bioscooprelease komen niet in aanmerking. Internationale posters moeten voldoende verschillen van posters voor de binnenlandse promotiecampagne. Het VAF spoort aanvragers aan tot duurzame keuzes op het vlak van productie en verspreiding van drukwerk.

Accommodatie

Kosten voor extra overnachtingen die niet worden vergoed door het festival, voor de volgende medewerkers: Vlaamse regisseur, Vlaamse hoofdproducent en/of uitvoerend producent, Vlaamse scenarist/showrunner, Vlaamse hoofdcast/hoofdanimatoren en Vlaamse heads of department, zoals DOP, monteur, componist enz. In geval van twijfel is de vermelding van deze personen met functie op de generiek doorslaggevend. Enkel verblijf en ontbijt worden als kost aanvaard, geen extra kosten zoals minibar, room service, stomerij, enz. (deze worden via de per diems gedekt). Voor personen en functies die niet op de generiek worden vermeld, moet op voorhand toestemming aan Flanders Image worden gevraagd.

Per diems

Dagvergoedingen van maximaal 75 euro per persoon per dag binnen de EU en maximaal 90 euro per persoon per dag buiten de EU, voor de Vlaamse regisseur, Vlaamse hoofdproducent en/of uitvoerend producent, Vlaamse scenarist/showrunner en/of Vlaamse hoofdcast/hoofdanimatoren en Vlaamse heads of department. In geval van twijfel is de vermelding op de generiek doorslaggevend. De per diems dienen voor de dagelijkse uitgaven ter plaatse: maaltijden, vervoer, dagelijkse kosten, enz. Als bewijs voor de per diems geldt een verklaring van de begunstigde dat die per diems heeft ontvangen van de productiemaatschappij. Voor personen en functies die niet op de generiek worden vermeld, moet op voorhand toestemming aan Flanders Image worden gevraagd.

Reiskosten

Kosten voor de reizen van de Vlaamse regisseur, Vlaamse hoofdproducent en/of uitvoerend producent, Vlaamse scenarist/showrunner, Vlaamse hoofdcast, Vlaamse hoofdanimatoren en Vlaamse heads of department, op voorwaarde dat deze niet door het festival worden vergoed. Reizen van partners komen niet in aanmerking, tenzij in specifieke gevallen zoals voor begeleiding van minderjarigen of personen met een beperking. Uitzonderingen moeten vooraf aan Flanders Image worden voorgelegd. In geval van twijfel is vermelding op de generiek doorslaggevend. Ook visumkosten kunnen hier worden ingebracht.

Het VAF spoort aanvragers aan tot het kiezen voor duurzame opties. Verplaatsingen worden in de regel met het openbaar vervoer afgelegd, tenzij kan worden aangetoond dat het onmogelijk is om op dat moment met het openbaar vervoer de bestemming te bereiken. Voor (uitzonderlijke) verplaatsingen met de auto wordt de kilometervergoeding zoals vastgelegd door de Vlaamse Overheid toegepast. Kosten voor parking worden niet aanvaard. Kosten voor lokale verplaatsingen in het kader van het festival of de nominatie worden door de per diem gedekt. Voor personen en functies die niet op de generiek worden vermeld, moet op voorhand toestemming aan Flanders Image worden gevraagd.

Overige kosten

Kosten die niet hierboven vermeld of beschreven worden, kunnen worden opgenomen als Overige kosten. Voor deze uitgaven dient vooraf contact te worden opgenomen met Flanders Image voor goedkeuring.

Kosten die niet in aanmerking komen voor internationale promotiesteun

• Submission fees: kosten verbonden aan het inschrijven van een film voor eerdere festivals, nominaties of filmprijzen
• Kosten in het kader van de binnenlandse promotie

De volledige aanvraag moet uiterlijk acht kalenderdagen voor de aanvang van het festival of de prijsuitreiking worden ingediend via MyVAF.

Strategische festivals

Prijzen

Bij goedkeuring van het dossier wordt het maximumbedrag vastgelegd. De uitbetaling gebeurt in één keer na ontvangst van de eindafrekening en het verslag.

De eindafrekening bestaat uit een gedetailleerd overzicht en is voorzien van het bewijsmateriaal van de gemaakte kosten. Het bewijsmateriaal is overzichtelijk genummerd, verwijzend naar de kostenposten in het budget.

Het verslag geeft minstens een antwoord op de volgende vragen:

• Wat waren de belangrijkste doelstellingen voor de aanwezigheid op het festival of in het kader van de nominatie?
• In welke mate zijn de doelstellingen gehaald?
• Heeft de creatie een prijs gewonnen of vermelding gekregen?
• Was de creatie zichtbaar aanwezig op het festival of in het kader van de nominatie?
• Werd je voldoende geïnformeerd door het festival of de organisatie?
• Bood het festival of de nominatie voldoende kansen voor netwerking met professionals uit de seriesindustrie?
• Heeft de festivalvertoning of nominatie de kansen voor jouw creatie op verkoop en distributie vergroot? Was er interesse van aankopers? Heb je er nuttige contacten aan overgehouden?
• Zie je dankzij de selectie of nominatie nieuwe kansen en mogelijkheden voor de toekomst?
• Was er voldoende mediabelangstelling voor jouw creatie in het kader van het festival of de nominatie?
• Zou je dit festival of deze prijs aanbevelen en waarom (niet)?

Het jaarbudget voor internationale promotiesteun is beperkt. Bepaalde regels of maximumbedragen kunnen tijdelijk worden aangepast of opgeschort indien het totale budget voor het einde van het kalenderjaar wordt besteed.

Deze pagina bevat slechts de basisinformatie. In het Deelreglement Promotie van het VAF staan alle regels en voorwaarden in detail vermeld. Wie steun aanvraagt, verklaart zich akkoord met het volledige reglement.