De steun is bestemd voor recent door het VAF majoritair gesteunde creaties in de categorieën animatie, documentaire, fictie en Innovatielab.

• De creatie dient majoritair door het VAF gesteund te zijn;
• Het betreft steeds de wereld-, internationale-, Europese-, Noord-Amerikaanse of Aziatische première;
• Alle festivalpremières waarvoor ondersteuning wordt aangevraagd, moeten plaatsvinden binnen de 12 maanden van de wereldpremière van het werk;
• Op het moment waarop de aanvraag wordt ingediend, dient de aanvrager in orde te zijn met de filmfiche op de Flanders Image-website en de levering van de vereiste materialen voor screener.be.

De maximumbedragen zijn afhankelijk van het type selectie. Hier geldt het principe van de cofinanciering. Elke euro promotiesteun dient door de producent gematcht te worden.

Festivals

• A-list-festivals: 20.000 euro (volledig aan te wenden voor het festival in kwestie) en 5.000 euro (voor verdere premières op andere festivals of selecties op strategische festivals) voor lange creaties; 7.500 euro (volledig aan te wenden voor het festival in kwestie) en 2.500 euro (voor verdere premières op andere festivals of selecties op strategische festivals) voor korte en middellange creaties, incl. creaties die een VAF Wildcard wonnen;
• Strategische festivals: 7.500 euro (volledig aan te wenden voor het festival in kwestie) en 2.500 euro (voor verdere premières op andere festivals, of selecties op strategische festivals) voor lange creaties; 2.500 euro (volledig aan te wenden op het festival in kwestie) en 1.000 euro (voor verdere premières op andere festivals, of selecties op strategische festivals) voor korte en middellange creaties, incl. creaties die een VAF Wildcard wonnen;
• andere festivals: max. 350 euro voor festivals binnen de EU, de EER en de EVA; max. 750 euro voor festivals buiten de EU, de EER en de EVA. Per creatie kan deze tussenkomst maximaal tweemaal worden aangevraagd indien het telkens gaat om een wereld-, internationale-, Europese-, Aziatische of Noord-Amerikaanse première en op voorwaarde dat de creatie nog geen promotiesteun voor een top- of strategisch festival heeft ontvangen. Het gaat hier om een forfait waar het principe van de cofinanciering niet geldt.

Filmprijs

• International Emmy Awards: max. 25.000 euro per creatie

Naar aanleiding van een speciaal filmprogramma

Een budget van 10.000 euro per jaar, aan te vragen door de hoofdorganisator van de eenmalige, door derden georganiseerde speciale focus, retrospectieve of hommage-programma met een duidelijk Vlaams thema of significant Vlaamse inbreng. Dit budget kan in zijn geheel worden toegekend aan een evenement of verdeeld worden over meerdere initiatieven.

De Vlaamse hoofdproducent of de filmmaker kan een aanvraag indienen. In het geval van een aanvraag voor een speciaal programma dient de organisator in.

Hou er altijd rekening mee dat internationale promotiesteun wordt ingezet om de specifieke expertise van derden in te huren voor wat betreft de promotie op het geselecteerde festival, bij nominatie van een filmprijs of in het kader van een retrospectieve.

Enkel de door VAF aanvaarde kosten die gemaakt worden n.a.v. het festival komen in aanmerking. Alle basispromotiekosten horen thuis onder productiesteun en komen dus niet in aanmerking voor internationale promotiesteun.

Advertenties, affichage, bannering
Online advertenties in vak- of festivalpublicaties ter kennisgeving en/of ondersteuning van de voorstelling op het festival, alsook print- en digitale affichage of bannering ter plaatse/op het festival.

Cross- en sociale media
Initiatieven op het vlak van cross- en sociale media ter promotie van de creatie in aanloop van en tijdens het festival worden aanvaard. Kosten verbonden aan het inhuren van een socialmediamanager, de creatie van specifiek in aanloop van en tijdens het festival aan te wenden socialmediacontent, alsook betalende advertenties op sociale media.

DCP monitoring fee
De kosten aangerekend door het festival of door een bedrijf in opdracht van het festival om de DCP vooraf technisch te controleren en op te nemen in het systeem.

DCP voor festivalvertoning
De productie van één DCP wordt als promotiekost aanvaard. Indien uitdrukkelijk verzocht door het festival, kan ook de kostprijs van een tweede DCP (of van een alternatieve drager) worden ingebracht. Deze tweede DCP (of alternatieve drager) wordt na vertoning op het festival onmiddellijk eigendom van het VAF.

Electronic Press Kit (EPK)
Hieronder worden zowel de selectie en het beschikbaar maken als de eventuele ondertiteling van de materialen (interviews, beeldfragmenten, internationale trailer, making of, ...) verstaan. Deze EPK kan slechts voor maximaal één festival worden ingebracht. Belangrijk: kosten gerelateerd aan de redactie, montage, productie (m.a.w. het aanmaken) van de trailer of making of worden niet aanvaard. Deze vallen integraal onder de productiekosten.

Gadgets
Kleine gadgets of snoepwaren ter promotie en het verwerven van zichtbaarheid voor de creatie op het festival kunnen in het promotiebudget worden opgenomen. De aanvrager draagt er zorg voor dat deze gadgets voorzien zijn van een waarschuwing indien gevaarlijk voor bv. kinderen of andere groepen. Het VAF spoort aanvragers ook aan tot het kiezen van duurzame opties zowel op het vlak van het milieu als op het gebied van fabricage- en handelspraktijken (fair trade).

Hotelaccommodatie
Extra hotelovernachtingen en ontbijt, niet vergoed door het festival, voor de Vlaamse regisseur, de Vlaamse hoofdproducent, de Vlaamse scenarist/showrunner, de Vlaamse hoofdcast/hoofdanimatoren en Vlaamse heads of department zoals de DOP, monteur, componist. Additionele hotelkosten zoals minibar, roomservice, stomerij enz. worden niet aanvaard. Deze worden via de per diems gedekt. Voor functies die niet in de voornoemde opsomming opgenomen zijn, neemt men steeds ruim vooraf contact op met Flanders Image.

Impact Producer
De Impact Producer wordt ingehuurd om de maatschappelijke betrokkenheid van organisaties (derden) en kijkers te genereren door hen bij het verhaal te betrekken en hen er deel van te maken. De Impact Producer is meestal vanaf de projectfase betrokken. Alleen het (extra) honorarium voor en incidentele kosten expliciet verbonden aan impactactiviteiten in de onmiddellijke aanloop van en tijdens het festival kunnen hier in rekening worden gebracht. Reis-en hotelkosten met betrekking tot het festival kunnen hier niet inbegrepen worden en zijn dus voor rekening van de Impact Producer.

Junket/mediaverslag
De organisatie van een persjunket ter plaatse, met deelname in de reiskosten van de journalisten en/of deze van een cameracrew wordt aanvaard. Ook de kosten van een eigen reportageploeg die ter plaatse beeldmateriaal maakt voor gebruik op o.a. de website, sociale media en andere kanalen worden aanvaard.

Markt- en industriescreenings
Markt- of industriescreenings tijdens het festival waarvoor de creatie is geselecteerd, met het oog op de internationale verkoop en de verdere festivalcarrière van de creatie.

Ondertiteling (incl. vertaling)
Indien in een officieel schrijven van het festival als voorwaarde gesteld, worden de kosten verbonden aan de ondertiteling in de door het festival gewenste en bij projecties gebruikte taal aanvaard. Het elektronisch bestand met de ondertitelingslijst wordt onmiddellijk na afwerking geleverd aan het VAF.

Per diems
Maximaal 60 euro per persoon per dag voor de Vlaamse regisseur, de Vlaamse hoofdproducent, de Vlaamse scenarist/showrunner en/of de Vlaamse hoofdcast/hoofdanimatoren en Vlaamse heads of department. Deze vervangen dagelijkse uitgaven ter plaatse, zoals maaltijden, minibar, roomservice, stomerij, plaatselijk vervoer, enz. Als bewijs voor de per diems geldt een verklaring van de begunstigde dat deze voor het verblijf tijdens het festival deze per diems heeft ontvangen van het productiebedrijf.

Persbrochures (Press Kit)
Hieronder wordt zowel de externe redactie, de vertaling, de vormgeving als de aanmaak van een persmap voor gebruik naar aanleiding van de buitenlandse festivalselectie (digitaal en/of print) verstaan.

Persverantwoordelijke (publicist)
Hieronder wordt een onafhankelijke persoon (of bedrijf) verstaan die in aanloop van het festival en op het festival instaat voor het genereren van media- en persbelangstelling voor de creatie en zijn makers. Zowel het honorarium als de door deze persoon gemaakte (bewijsbare) kosten komen in aanmerking. Reis- en hotelkosten met betrekking tot het festival kunnen hier niet inbegrepen worden en zijn dus voor rekening van de publicist.

Premièrefeest, -receptie of -diner/lunch
Een evenement naar aanleiding van de officiële voorstelling van de creatie op het festival, waar bv. pers en/of andere professionele festivalbezoekers (aankopers, curatoren...) op worden uitgenodigd.

Promotioneel drukwerk
De aanmaak en productie van affiches, flyers, postkaarten, stickers, enz. komen in aanmerking, net als de distributie (bv. plakploeg, promoteam...) ter plaatse, met uitzondering van alle materialen die in eerste instantie bedoeld zijn voor de uiteindelijke release van de creatie. De affiche dient bv. wezenlijk te verschillen van deze voor de nationale campagne om in aanmerking te komen. Het VAF spoort aanvragers ook aan tot het kiezen van duurzame opties zowel op het vlak van het milieu als op het gebied van fabricage- en handelspraktijken (fair trade).

Strateeg
Bij nominatie van een creatie werkt een strateeg een strategisch plan en doelstellingen uit en helpt bij het in de praktijk zetten ervan. Zowel het honorarium als de door deze persoon gemaakte (bewijsbare, incidentele) kosten komen in aanmerking. Reis- en hotelkosten met betrekking tot de nominatie kunnen hier niet inbegrepen worden en zijn dus voor rekening van de strateeg.

Submission fees
Eerder gemaakte kosten verbonden aan het inzending, registreren of kandidaat stellen (submission fees) van een creatie voor selectie of nominatie komen niet in aanmerking.

Transport van en naar festival
Transport voor de Vlaamse regisseur, de Vlaamse hoofdproducent, de Vlaamse scenarist/showrunner, de Vlaamse hoofdcast, de Vlaamse hoofdanimatoren en Vlaamse heads of department, voor zover niet door het festival betaald. Partners van deze mensen komen niet in aanmerking, tenzij er specifieke redenen kunnen worden aangehaald, zoals begeleiding van een minderjarige of een persoon met een beperking. Dit dient vooraf te worden gemeld.

Het VAF spoort aanvragers aan tot het kiezen voor duurzame opties.

Transport [vertrek vanuit/aankomst in België]
Verplaatsingen naar en van Brussels Airport en de luchthavens van Charleroi, Antwerpen, Oostende, Parijs (CDG, Orly), Rotterdam, Schiphol… tussen 6 en 22 uur worden met het openbaar vervoer afgelegd, tenzij kan worden aangetoond dat het onmogelijk is om op het uur van aankomst of vertrek de bestemming te bereiken. Dit geldt tevens voor de treinstations van Brussel Zuid enz. Voor verplaatsingen per auto wordt de door de Vlaamse Overheid vastgelegde kilometervergoeding toegepast. Parkeerkosten in de Benelux (o.a. op luchthavens) worden nooit terugbetaald.

Voor verplaatsingen naar bestemmingen die rechtstreeks per trein vanuit Brussel bereikbaar zijn (zoals Amsterdam, Keulen, Londen, Parijs, …) en waarvan de totale reistijd minder dan vier uur bedraagt, geldt dat de trein steeds voorrang heeft op verplaatsingen per auto of vliegtuig.

Transport [aankomst/vertrek ter plaatse]
Ook voor verplaatsingen bij aankomst of vertrek in het buitenland gaat de voorkeur uit naar het openbaar vervoer. Vervoer per taxi (en via alternatieve diensten als Uber of Lyft) kan echter wel als kost worden ingebracht indien het gaat om de verplaatsing, bij aankomst en vertrek, tussen het station/luchthaven en het hotel.

Kosten verbonden aan lokale verplaatsingen worden door de per diem gecoverd.

Verzendkosten
Alleen verzendkosten met betrekking tot het festival, zoals het fysiek (met een erkend koerierbedrijf) of elektronisch versturen van de DCP of promotiematerialen, worden aanvaard.

Website
De kosten voor het toevoegen van een op het ogenblik van de officiële uitnodiging nog niet aanwezig internationaal/anderstalig luik aan de bestaande website, of de productie en lancering van een internationale/anderstalige website voor de creatie komen in aanmerking. Voorwaarde is wel dat het luik waarvan sprake volledig online is bij aanvang van het festival.

Overige
Uitgaven die niet vermeld of beschreven worden in het overzicht van de aanvaarde kosten, kunnen hier worden opgenomen. Opgelet: er dient hier vooraf contact te worden opgenomen met Flanders Image via e-mail.

De volledige aanvraag dient uiterlijk acht kalenderdagen voor de aanvang van het festival of de prijzenceremonie te worden ingediend.

A-list festivals

Strategische festivals

Filmprijs

Je dient een dossier in via het online platform MyVAF, volgens de richtlijnen die op dit platform worden aangegeven.

Bij goedkeuring van het dossier wordt het maximumbedrag vastgelegd.

De uitbetaling gebeurt in één keer na ontvangst van de eindafrekening en het verslag.

De eindafrekening is een gedetailleerd overzicht en het bewijsmateriaal van de rëeel gemaakte kosten.

Het verslag maak je op basis van de volgende voorgeformuleerde vragen:

• Wat waren de belangrijkste doelstellingen voor jouw aanwezigheid op het festival of de awardceremonie?
• In hoeverre heb je deze doelstellingen kunnen verwezenlijken?
• Heb je met jouw creatie een prijs gewonnen?
• Op welke manier was jouw creatie zichtbaar op het festival of de ceremonie?
• Vond je dat je voldoende werd geïnformeerd, zowel voor aanvang als tijdens het festival of de ceremonie?
• Bood het festival voldoende kansen voor netwerking met andere aanwezige professionals en de lokale industrie? (Ja/Nee, verklaar)
• Zie je dankzij de vertoning en contacten op het festival of de ceremonie verhoogde kansen voor de verkoop van jouw creatie? (Verklaar: bv. sales agent gevonden, interesse van aankopers, ...)
• Zie je dankzij de vertoning en contacten op het festival of de ceremonie nieuwe mogelijkheden, opportuniteiten? (Verklaar: bv. in verband met toekomstige projecten, ...)
• Was er voldoende mediabelangstelling voor jou geselecteerde creatie op het festival of de ceremonie? (Ja/Nee, illustreer met links of scans van artikels)
• Zou je dit festival of deze prijs aanbevelen en waarom?
• Heb je nog suggesties of opmerkingen?

Het jaarbudget voor internationale promotie is beperkt. Bepaalde regels kunnen tijdelijk worden opgeschort of gewijzigd indien het budget voor het einde van het kalenderjaar wordt bereikt.

Deze pagina bevat slechts de basisinformatie. In het deelreglement promotie van het VAF staan alle regels en voorwaarden in detail vermeld. Wie steun aanvraagt, verklaart zich akkoord met het volledige reglement.

Tijdens Covid-19 is het reizen naar festivals om ter plaatse een creatie voor te stellen minder evident. Het is echter perfect mogelijk om expertise in te schakelen van bv. een publicist, strateeg en/of socialmedia-expert die je helpt om ter plaatse de nodige zichtbaarheid te genereren. De normale reglementen blijven hierbij van toepassing, deze kosten moeten ook duidelijk aantoonbaar zijn. In geval van twijfel of onduidelijkheid neem je best zo snel mogelijk, en steeds ruim vooraf contact op met An Ratinckx.