Promotiesteun voor games

Om voor steun van het VAF/Gamefonds in aanmerking te komen, dient het project positief te scoren op een zogenaamde culturele test. De meeste projecten voldoen probleemloos aan deze criteria en hebben geen inhoudelijke aanpassing nodig.

Een gameproject is enkel ontvankelijk, indien het aan minimaal twee criteria van elk van de volgende categorieën I, II en III voldoet:

I. Culturele context en culturele inhoud:

1. De setting van het spel situeert zich in Vlaanderen, België of in de Europese Economische Ruimte (E.E.R.) of bevat verwijzingen naar die context.
2. De hoofdpersonages van het spel verwijzen naar Vlaanderen, België of de Europese Economische Ruimte of verbeelden een historisch of fictief personage uit Vlaanderen, België of de Europese Economische Ruimte of uit de wereldgeschiedenis.
3. De game verschijnt minstens ook in het Nederlands.
4. Het thema, de motieven, de ideeën, de inhoud of de vormgeving bevatten een verwijzing naar Vlaanderen, België of de Europese Economische Ruimte. Voorbeelden:

a. De vormgeving, het verhaal of het design van het spel verwijzen naar de Vlaamse cultuur (het dagelijks leven, popcultuur, gamecultuur, jeugdcultuur, cultuur met de grote C, leercultuur, mediacultuur, politieke cultuur, ...), de maatschappij, de identiteit, de Vlaamse of Belgische geschiedenis of de geschiedenis van de E.E.R., of aspecten van het leven in Vlaanderen, België of de E.E.R.

b. Het verhaal is gebaseerd op literatuur, film, tv of iets anders uit het Vlaamse of Europese taalgebied (bv. sprookjes, sagen of sciencefiction).

c. De game vertoont gelijkenissen met de Vlaamse of Belgische speltraditie of ontwikkelt deze verder.

d. De game beeldt aspecten uit van de regionale veelzijdigheid in Vlaanderen, België of de E.E.R.

e. De game weerspiegelt het Vlaamse/Belgische cultureel erfgoed.

5. De game draagt als artistieke creatie bij tot het cultuurpatrimonium van Vlaanderen, België en de E.E.R.
6. De game is afgestemd op de onderwijscultuur in Vlaanderen, België of de E.E.R.

De culturele context en inhoud kunnen in uitzonderlijke gevallen ook niet-Europees zijn, wanneer deze duidelijk omkaderd en bijzonder creatief of innovatief zijn vormgegeven en wanneer op grond van II en III beduidend meer criteria vervuld zijn.

II. Cultureel/creatief platform (punt 1 of 2 is verplicht)

1. Er wordt verwacht dat het project een stimulerend effect heeft op de nationale culturele en creatieve economie, aangezien een wezenlijk deel van de creatieve arbeid (conceptuele ontwikkeling, gamedesign, programmering, sound) in Vlaanderen gebeurt.
2. Minstens 50% van de teamleden hebben hun hoofdverblijfplaats en/of worden belast in Vlaanderen, of zijn in andere opzichten met de Vlaamse cultuur vertrouwd (bv. op grond van de kwalificaties die ze in Vlaanderen hebben gehaald of een langdurig verblijf in Vlaanderen). De volgende teamleden moeten alleszins aan dit criterium voldoen: de producer, de leidinggevende tekstschrijver/auteur/concept developer, de leidinggevende sound designer/componist, de art director, de technical director, de leidinggevende game designer.
3. Aanmoediging van jong cultureel talent: het team omvat afgestudeerden van universiteiten, hogescholen of hogere beroepsopleidingen, die minder dan twee jaar geleden zijn afgestudeerd, indien de universiteit of school in Vlaanderen gelegen is of indien de afgestudeerde – ingeval de universiteit of school in het buitenland lag – momenteel in Vlaanderen woont.
4. Er wordt samengewerkt met professionals uit andere lidstaten van de E.E.R.

III. Artistieke, creatieve en technologische innovatie

Het spel is bijzonder creatief of innovatief op volgende vlakken:

1. Verhaalstructuur of spelopbouw
2. Vormgeving van de personages, de setting, het verhaal en de omgeving
3. Gebruikte muziek of sound design
4. Interactiviteit, meerdere spelers, gebruikersinterface, user-generated content
5. Gebruik van artificiële intelligentie
6. Gebruik van Virtual Reality en Augmented Reality
7. Gebruik van nieuwe technologie voor de ontwikkeling, de implementatie of de toepassing van de game

Opgelet: het voldoen aan deze test is een minimumvereiste, maar geen garantie voor het verkrijgen van steun.

Opgelet: enkel producties die ondersteund werden door het VAF kunnen een beroep doen op promotiesteun.

Steun kan worden aangevraagd door de gameontwikkelaar. (In het kader van onze overeenkomst met de Vlaamse Gemeenschap wordt hiermee bedoeld: een bedrijf dat games ontwikkelt en produceert.) De gameontwikkelaar moet in zijn aanvraag kunnen aantonen dat hij beschikt over de technische competenties en financiële knowhow om het project tot een goed einde te brengen. Bedrijven met een andere hoofdactiviteit (bv. uitgeverijen, animatiestudio's, productiehuizen, ...) kunnen enkel steun aanvragen indien zij kunnen bewijzen dat ze in-house een departement hebben of opstarten dat aan gameontwikkeling doet. 

Steun kan enkel worden aangevraagd door, en verleend aan, rechtspersonen waarvan de maatschappelijke zetel is gevestigd in het Vlaams of Brussels Gewest.

In het geval van co-producties met Wallonië of een gameontwikkelaar uit een Europees land, moet de Vlaamse/Brusselse ontwikkelaar steeds dienstdoen als aanvrager. Binnen de co-productie moet er samen voldaan worden aan de vooropgestelde Europese criteria.

Algemene Groepsvrijstellingsverordening
De steun die wordt toegekend door het VAF wordt toegekend binnen het kader van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening van de Europese Commissie.
Volgens de Europese regels mag een onderneming op het moment van de steuntoekenning geen onderneming in moeilijkheden zijn.

Opgelet: de goedkeuring van de steuntoekenning door de raad van bestuur van het VAF is slechts een principiële toezegging. De effectieve toezegging gebeurt pas op het ogenblik van goedkeuring van het technisch dossier.  

Meer informatie rond deze bepalingen en een rekenmodule kan je terugvinden via de website van Agentschap Innoveren & Ondernemen.

Het steunbedrag wordt bepaald per aanvraag, binnen de hieronder vermelde maximumbedragen. (Opgelet: deze bedragen zijn theoretische maxima, die in de praktijk zelden worden toegekend.) De aanvrager bepaalt zelf welk bedrag hij denkt nodig te hebben voor zijn project; de beoordelingscommissie adviseert de Raad van Bestuur van het VAF over het effectief toe te kennen bedrag.

Het VAF kan aan een project maximaal 50.000 EUR promotiesteun toekennen. De promotiesteun komt bovenop de reeds toegekende steun voor preproductie en/of productie.

Ingeval een gameproject een toepassing of afgeleide is van een televisiereeks of -programma, geproduceerd of gecoproduceerd door een Vlaamse omroep, mag de marketing van de zender gevaloriseerd worden in de aanvraag.

Hetzelfde geldt voor game publishers die een deel van de marketing voor zich nemen. Er is in beide gevallen een ondertekende overeenkomst tussen de ontwikkelaar en de zender of uitgever nodig waarin het bedrag dat uitsluitend zal besteed worden voor marketingdoeleinden duidelijk gestipuleerd staat.

Entertainment-, Artistieke, Serious en Educatieve games

De door het VAF verleende promotiesteun kan nooit meer dan 50% bedragen van de totale financiering van de promotiekost voor de game. De ontwikkelaar moet dus de helft van de promotiekost zelf financieren (bijvoorbeeld uit inkomsten van work for hire, lening, spaargeld, ...). Bovendien wordt er verondersteld dat de aanvrager met behulp van zijn vertical slice (gemaakt tijdens de preproductiefase) de nodige interesse kan opwekken van externe investeerders.

Kapitaal dat reeds in het preproductie en/of productiedossier voorkomt, mag niet opnieuw in de financiering van promotiesteun verwerkt worden. Het kapitaal in het financieringsplan van promotiesteun moet specifiek met het oog daarop verleend zijn. Participaties zijn mogelijk bij posten waarvoor een loonkost van kracht is, bijvoorbeeld aanmaak van een website, PR, social media management, ...

Bekijk de kalender om alle deadlines voor indiening van aanvragen te bekijken. Er bestaan drie commissies: een commissie voor Entertainmentgames en Artistieke games, een commissie voor Serious games en Educatieve games en een marketingcommissie. De deadlines van deze commissie kunnen, maar moeten niet samenvallen. De commissies zullen daarentegen steeds op andere dagen plaatsvinden. Er zijn drie deadlines (en dus negen commissievergaderingen) per jaar. Deze situeren zich aan het begin, midden en einde van het jaar. Aan de vaste deadlines kunnen eventueel nog interimdeadlines of specifieke calls toegevoegd worden, afhankelijk van het resterende budget en de specifieke noden van de game-industrie.

Aanvragen die worden ingediend na de deadline, zijn onontvankelijk. De deadline voor de indiening van het dossier (via MyVAF) is om 12u op de dag vermeld in de deadlinekalender. 

Alle aanvragen moeten worden ingediend via het MyVAF-portaal. Meer informatie hierover kan je terugvinden in de gebruikershandleiding. 

Onder het tabblad documenten kan je een voorbeeldaanvraag vinden als hulpmiddel bij het indienen van een dossier.

Opgelet: voor het indienen van een aanvraag promotiesteun, moet je op MyVAF de tab 'Promotie' aanklikken i.p.v. de tab 'Creatie'.

Voor de aanvragen promotiesteun worden de volgende bijlagen gevraagd in het aanvraagdossier. De bijlagen voor artistieke games en voor serious games (inclusief games voor het onderwijs) wijken hiervan licht af. Dien je tegelijk een aanvraag in voor productiesteun, dan mag je bepaalde bijlagen overslaan (op MyVAF staat aangegeven om welke bijlagen het precies gaat). Promotieaanvragen mogen in hun geheel maximaal 50 pagina's tellen. Hieronder (en op MyVAF) vind je een indicatie van het aantal toegelaten pagina's per onderdeel.

LUIK A (verplicht, onderstaande volgorde strikt aanhouden)

1. Introductie van de game. Geef beknopt weer waarover de game gaat, inclusief logo game, key art, screenshots, trailer, ... (4 tot 6 pagina's)
2. Marktonderzoek dat je rond de game hebt gedaan (a.d.h.v. van bijvoorbeeld Newzoo, NPD, VG Chartz, Gamerankings, Metacritic, artikels, conference talks, eerdere ervaring, ...). Toon het proces en de resultaten van je concurrentieanalyse. (2 tot 4 pagina's)
3. Motivatie van het gekozen platform en de doelgroep. Zorg voor voldoende onderbouwing, bijvoorbeeld op basis van marktonderzoek of empirisch uit aanwezigheid op events, analytics van eigen social media, … (1 pagina)
4. Beschrijving van het distributiemodel (pricing, platformkeuze, releasedatum, releaseschema) en onderbouw. Is de geplande releasedatum interessant op basis van releases concurrerende games? Alle platformen tegelijk of gefaseerd? (1 pagina)
5. Roadmap/retroplanning van de verschillende fases/marketing beats in je marketingplan. Wat ga je wanneer doen? Hoe hou je de interesse hoog? (1 tot 2 pagina's)
6. Uitgewerkt marketingplan: bespreek ieder deel (PR, social media, e-marketing, …) van je marketingplan in detail en onderbouw je geplande aanpak. (8 tot 10 pagina's)
7. Aanpak rond community building (zowel van toekomstige spelers als van testers, streamers, …) en onderbouw. (2 pagina's)
8. Werkprocedure, specifiek voor de marketing. Bespreek de tools die je voor je social media management, mailings, ... zal gebruiken. (1 tot 2 pagina's)
9. Marketingfunnel: toon hoe je van awareness, naar consideration en uiteindelijk sales gaat. Geef ook aan hoe je dit gaat meten en omspringt met analytics. (1 pagina)
10. In alle gevallen behalve bij nieuwe projecten: een nota over de eventuele wijzigingen ten opzichte van de vorige aanvraag en/of een inhoudelijke reactie op het commissieverslag.
11. Financieringsplan promotie (financieringsformulier promotie VAF/Gamefonds verplicht te gebruiken). De door het VAF verleende promotiesteun kan nooit meer dan 50% bedragen van de totale financiering van de promotiekost voor de game.
12. Begroting van de promotie (eigen budgetformulier mag gebruikt worden). (1 tot 2 pagina's)
13. Diversiteitsaanpak: geef aan hoe er binnen de aanvraag plaats wordt, of kan worden, gemaakt voor diversiteit. Meer uitleg en denkpistes zijn hier te vinden. (1 tot 2 pagina's)

Nadat jouw aanvraagdossier formeel ontvankelijk is bevonden door de administratie van het VAF, wordt de aanvraag voorgelegd aan de beoordelingscommissie van het VAF/Gamefonds. De commissie brengt een advies uit aan de Raad van Bestuur van het VAF, die de uiteindelijke beslissing neemt.

Nadat de goedkeuring van de aanvraag per brief aan de aanvrager werd gecommuniceerd, moet de aanvrager een technisch dossier invullen en uploaden (dit binnen een termijn van 12 maanden) op MyVAF onder het tabblad 'Te bezorgen na goedkeuring aanvraag'. De aanvrager moet op dit moment ook zijn ISAN-nummer onder het reeds vernoemde tabblad invullen. ISAN (International Standard Audiovisual Number) is een nummersysteem en metadataschema voor de unieke en eenvormige identificatie van audiovisuele werken.

Op basis van het technisch dossier wordt het contract opgesteld. Dit contract wordt eerst door de zakelijk leider van het VAF digitaal ondertekend en vervolgens door de gamecoördinator via e-mail naar de aanvrager verstuurd ter ondertekening.

Van zodra het contract door de aanvrager ondertekend en geüpload werd naar MyVAF (wederom onder het tabblad 'Te bezorgen na goedkeuring aanvraag') wordt de eerste betaalschijf klaargezet door de gamecoördinator en, eens goedgekeurd door het dagelijks bestuur, automatisch overgemaakt aan de boekhouding ter uitbetaling.

Voor het bekomen van de volgende betaalschijven (zoals bepaald in het contract) moet de aanvrager op MyVAF, onder het tabblad 'Te bezorgen na goedkeuring aanvraag', de onderstaande elementen uploaden/doorsturen:

Voor promotiesteun (drie schijven)

1. De documenten voor de uitbetaling van de tweede schijf in één PDF-bestand (het finale marketingplan, een administratief verslag en een update van de begroting van de promotie).

2. De eindafrekening van de productie voor de uitbetaling van de derde (laatste) schijf. Indien de eindafrekenig niet volledig duidelijk is voor onze boekhouding zal er bijkomend een accountverslag opgevraagd worden.

Voor promotiekost dient geen terugbetaling te gebeuren.