Voor wie

Steun kan worden aangevraagd door de gamestudio. In het kader van onze overeenkomst met de Vlaamse Gemeenschap wordt hiermee bedoeld: een bedrijf dat games ontwikkelt en produceert. De gamestudio moet in zijn aanvraag kunnen aantonen dat hij over de technische competenties en financiële knowhow beschikt om het project tot een goed einde te brengen.

Bedrijven met een andere hoofdactiviteit (bv. uitgeverijen, animatiestudio's, productiehuizen, ...) kunnen enkel steun aanvragen indien zij kunnen bewijzen dat ze in-house een departement hebben of opstarten dat aan gameontwikkeling doet.

Steun kan enkel worden aangevraagd door, en verleend aan, rechtspersonen waarvan de maatschappelijke zetel of een permanent agentschap is gevestigd in het Vlaams of Brussels Gewest op het moment van de uitbetaling van de steun. Je moet met andere woorden een vennootschap hebben of oprichten, een eenmanszaak volstaat bijvoorbeeld niet. Meer informatie over de verschillende vennootschapsvormen kan je terugvinden op de website belgium.be.

In het geval van coproducties moet de Vlaamse gamestudio steeds dienstdoen als aanvrager. Binnen de coproductie moet er samen voldaan worden aan de vooropgestelde ontvankelijkheidscriteria en culturele test (zie tab).

Daarnaast wordt er bekeken of een coproductie als majoritair of minoritair kan beschouwd worden. Een minoritair project is meestal afkomstig uit een ander territorium en kan daardoor doorgaans op minder steun rekenen. De criteria hieromtrent zijn terug te vinden in ons reglement onder Hoofdstuk 4: Majoritair of minoritair Vlaamse projecten. Een projectbeheerder van het VAF/Gamefonds kan je bijstaan bij het maken van dit onderscheid.

Geen steun voor ondernemingen in moeilijkheden!

Er kan geen steun worden toegekend aan ondernemingen in moeilijkheden. Meer informatie rond deze bepalingen en een rekenmodule om na te gaan of een gamestudio wordt aanzien als een onderneming in moeilijkheden kan je terugvinden op de website van Agentschap Innoveren & Ondernemen. Het VAF controleert dit actief ten tijde van de aanvraag en het technisch dossier.

Voor wat

Promotiesteun is een financiële tegemoetkoming die dient om de game tot bij zijn publiek te brengen of in de markt te zetten. Het kan hier gaan om klassieke promotie (print, website, trailer, allerhande promomateriaal, … (B2B en B2C), en/of opbouw en onderhoud van rechtstreekse contacten met de game community via bv. blogs, social media, … (B2C), en/of deelname aan belangrijke events* om de game te promoten (B2B en B2C) voor zover hier geen dubbele steun voor wordt verleend door andere overheidsactoren.

*We verwachten dat er wordt gekozen voor de meest efficiënte manier van reizen. We geven waar mogelijk de voorkeur aan reizen met de trein (ecologischer) en te verantwoorden oplossingen qua verblijf (geen luxehotels). We dekken geen andere verblijfskosten (zoals eten, drinken, vervoer ter plekke, ...). Standruimte vergoeden we zelden aangezien er meestal de optie is om deel uit te maken van een stand van FIT. Bezoeken aan events en de kosten ervan moeten steeds goed onderbouwd worden, i.e. waarom wil je er naartoe, wat is de mogelijke impact op verkoop, ...

Komen in aanmerking voor steun: entertainmentgames, artistieke games, serious games en educatieve games.

• Met entertainmentgames bedoelen we: games die in de eerste plaats gericht zijn op het spelplezier en die verschijnen op een of meerdere commerciële platformen. Bekijk hier enkele voorbeelden.
• Met artistieke games bedoelen we: games als interactieve kunst, waarbij de primaire doelstelling een artistieke ervaring is (bv. voor in musea of op alternatieve gamefestivals, ...). Ook experimentele games (al dan niet met kunstzinnige boodschap) in gewone of installatievorm behoren tot deze categorie. Het gaat vaak om korte ervaringen. Bekijk hier enkele voorbeelden.
• Met serious games bedoelen we: games die bepaalde vaardigheden willen aanleren of die een maatschappelijke doelstelling hebben, zoals sensibilisering rond bepaalde onderwerpen. Bekijk hier enkele voorbeelden.
• Met educatieve games bedoelen we: games die specifiek bestemd zijn voor het onderwijs. Het moet om échte games gaan, louter gamification volstaat niet. Bekijk hier enkele voorbeelden.

Komen in geen geval in aanmerking: advergames (voor commerciële producten), bedrijfsgames, remakes en games die worden gemaakt binnen een game-opleiding of als onderzoeksproject binnen een universiteit of hogeschool. Worden evenmin ondersteund: games met een pornografisch karakter of die aanzetten tot discriminatie, exploitatie of geweld, of indruisen tegen de mensenrechten. Afgewerkte games kunnen niet meer voor steun worden ingediend.

Bedragen

Het steunbedrag wordt bepaald in functie van de aard en de noden van de game en in functie van de beschikbare budgetten bij het VAF/Gamefonds.

Het VAF kan aan een project maximaal 75.000 euro promotiesteun toekennen. Deze steun wordt NIET meegeteld voor de maximum toe te kennen creatiesteun.

Het bedrag van 75.000 euro is een theoretisch maximum, dat in de praktijk niet steevast worden toegekend. De aanvrager bepaalt zelf welk bedrag hij denkt nodig te hebben voor zijn project. De beoordelingscommissie adviseert de Raad van Bestuur van het VAF over het effectief toe te kennen bedrag.

Ingeval een gameproject een toepassing of afgeleide is van een televisieprogramma of film, geproduceerd of gecoproduceerd door een nationale (of internationale) omroep of streamer, … , mag de marketing van het platform gevaloriseerd worden in de aanvraag.

Hetzelfde geldt voor game publishers die een deel van de marketing voor zich nemen. Er is in beide gevallen een ondertekende overeenkomst tussen de ontwikkelaar en de nationale (of internationale) omroep of streamer of game publisher nodig waarin het bedrag dat uitsluitend zal besteed worden voor marketingdoeleinden duidelijk gestipuleerd staat.

VAF-steun moet bij een vennootschap opgenomen worden in de opbrengsten. Indien er in totaliteit fiscale winst is, moet hierop vennootschapsbelasting betaald worden. De steun zelf is vrij van BTW. Het toegekende bedrag is met andere woorden het bedrag dat je als rechtspersoon zal ontvangen. Voor steun toegekend aan een natuurlijk persoon (bijvoorbeeld binnen het Innovatie-atelier) kan je meer informatie terugvinden op de website van het Cultuurloket.

Verplichte bestedingen in de Vlaamse Gemeenschap!

In ruil voor het door het VAF toegekende steunbedrag, moet 100% ervan besteed worden in de Vlaamse Gemeenschap (of Vlaams Gewest en Brussels Hoofdstedelijk Gewest). Hiervan kan in voorafgaand (ten tijde van het contract m.b.t. de toegekende steun) onderling akkoord met het VAF worden afgeweken, indien gemotiveerde omstandigheden (bijvoorbeeld indien de benodigde vaardigheden niet (van hetzelfde niveau) in eigen regio aanwezig zijn) een lagere bestedingsverplichting verantwoorden. De besteding mag hierbij in principe nooit lager liggen dan 60% van het door het VAF toegekende bedrag.

Voor promotiesteun wordt er echter een uitzondering gemaakt op dat minimumpercentage omdat we in Vlaanderen weinig of geen gespecialiseerde uitgevers, PR-bureaus, platformhouders en degelijke hebben die mee kunnen op internationaal topniveau.

Steunintensiteit

Elke bijdrage van het VAF geldt als staatssteun, d.w.z. steun van de overheid. De opgetelde percentages staatssteun wordt de steunintensiteit genoemd. Het totaal van de door het VAF toegekende steun mag, opgeteld bij eventuele andere staatssteun, het maximumpercentage staatssteun niet overschrijden. Steun van Creative Europe telt niet mee als staatssteun.

Voor promotiesteun geldt een steunintensiteit van maximaal 50% van het totale budget van de aanvraag voor alle categorieën games.

Eigen kapitaal of participaties voor promotie die reeds in het financieringsplan van het vertical slice en/of productiedossier voorkomen, mogen niet opnieuw in de financiering van de promotiesteun verwerkt worden. Het financieringsplan van de promotiesteun moet specifiek met het oog op toekomstige promotie opgesteld worden, tenzij er tijdens de vertical slice en/of productiefase geen steun voor promotie werd opgevraagd.

Intakegesprek

Voorafgaand op een aanvraag vindt er een verplicht online intakegesprek plaats met een projectbeheerder van het VAF/Gamefonds, dit om eventuele vragen van de aanvrager voorafgaand op de indiening te beantwoorden en om hen eventueel te wijzen op interessante, nieuwe mogelijkheden. Dit gesprek kan makkelijk ingepland worden via de Calendly-link die je na het opstarten van de aanvraag onder de tab 'Historiek' op MyVAF (zie hieronder) terugvindt.

Digitaal aanvraagplatform

Een aanvraag dien je in via het MyVAF-portaal. Meer informatie hierover kan je terugvinden in de gebruikershandleiding.

Voor indiening van aanvragen zijn er deadlines.

De aanvraag dient een volledig beeld te geven van het te realiseren project. Check alvorens een aanvraag in te dienen zeker even de do’s-and-don’ts bij steunaanvragen.

Om de vragen en bijlages van een aanvraag te overlopen kan je best een aanvraag voor je project aanmaken op MyVAF en rechtstreeks op de pijl 'Verzenden' klikken. Je komt dan op een pagina met een knop 'Aanvraag verzenden'. Druk op deze knop om een pdf te downloaden waarin je alle vragen kan bekijken. Geen nood: deze aanvraag wordt (nog) niet bij ons ingediend. Je kan de aanvraag blijven aanpassen totdat de call die op dat moment loopt verstrijkt. Alleen de ingevoerde titel van de aanvraag is in principe definitief (maar kunnen wij van onze kant indien nodig nog aanpassen).

Aanvragen en de daarbij behorende gegevens en bijlagen dienen in principe volledig in het Nederlands opgesteld te worden. Er kan een uitzondering gemaakt worden voor elementen die oorspronkelijk in het Engels werden geschreven, bijvoorbeeld met zicht op het bemachtigen van een publisher of investeerder of omdat de studio Engels als voertaal heeft. De statuten van het bedrijf moeten in het Nederlands aangeleverd worden. Het budgetformulier, financieringsplan en de overige financiële gegevens mogen in het Engels of het Nederlands worden opgesteld, maar dienen te zijn uitgedrukt in euro.

Aanvragers zijn verplicht een pitch video van maximum twee minuten in te dienen. Je kan op ons Vimeo-kanaal een voorbeeld bekijken.

Ontvankelijkheidscriteria

Nadat een deadline verstreken is, controleert een projectbeheerder de doorgestuurde aanvragen op ontvankelijkheid. Een aanvraag is ontvankelijk indien deze alle gevraagde elementen bevat en volledig strookt met het reglement van het VAF/Gamefonds. Onderstaande criteria worden hierbij gecontroleerd:

• Is de aanvrager een rechtspersoon? (controle via de Kruispuntbank)
• Is het project een game zoals omschreven in de definitie van het VAF, nl. een game is een interactief spel dat kan worden gespeeld door één of meerdere spelers op een digitaal platform, zoals een pc, spelconsole, smartphone of tablet.
• Bevat de aanvraag alle gevraagde elementen en wordt het maximaal toegelaten pagina's gerespecteerd?
• Zijn het financieringsplan en het budgetformulier correct ingevuld? (bv. komen de totalen van beide documenten overeen, is de steunintensiteit in overeenstemming met de regelgeving, bevatten de documenten alle nodige elementen op de juiste manier, ...).

Culturele test

Naast bovenstaande ontvankelijkheidscriteria moet het project ook positief scoren op een zogenaamde culturele test. Deze is terug te vinden in het reglement en in jouw aanvraagmodule op het digitale aanvraagplatform MyVAF. We werken met deze test omdat we dankzij een goedkeuring van ons systeem door de Europese Commissie hogere bedragen mogen toekennen.

Het voldoen aan de ontvankelijkheidscriteria en de culturele test is een minimumvereiste voor ontvankelijkheid van de aanvraag. Het is geen garantie voor het verkrijgen van steun.

Indien de aanvraag meteen volledig is en strookt met het reglement van het VAF/Gamefonds, dan is deze ontvankelijk. Het VAF neemt de aanvraag in behandeling en het dossier wordt voor beoordeling (advies) overgemaakt aan de beoordelingscommissie.

Indien de aanvraag niet ontvankelijk zou zijn, verneem je dit via e-mail, met een uitleg van de projectbeheerder waarom dit het geval is. Indien er in het dossier nog zaken ontbreken, is de aanvraag voorlopig onontvankelijk. Je krijgt in dat geval een termijn van 2 werkdagen na kennisgeving door het VAF om de aanvraag in orde te brengen. Als dit lukt, wordt je aanvraag ontvankelijk. Zo niet, is je aanvraag onontvankelijk voor deze deadline.

Advies: beoordelingscommissies

Voor de beoordeling en selectie van aanvragen bij het VAF/Gamefonds wordt advies ingewonnen bij een beoordelingscommissie, waarvan de leden worden gekozen uit een pool van experten. Zij vormen telkens een beoordelingscommissie van 5 personen.

De namen van de commissieleden zijn publiek. Ieder commissielid leest alle aanvragen vooraf. Daarna komen de leden samen om de aanvragen te bespreken en hun inzichten en meningen met elkaar te delen. Na discussie wordt er gestemd. Elk commissielid heeft 1 stem, de stemming is geheim. De externe deskundigen zijn de enige stemgerechtigden. De voorzitter en projectbeheerder – beiden intern VAF-personeel – leiden de werkzaamheden in goede banen.

Een project moet minimaal 3 positieve stemmen op 5 halen om in aanmerking te komen voor steun. Dit is een minimumvoorwaarde maar geeft geen recht op een automatische goedkeuring. Bij onvoldoende budget kan de lat voor ondersteuning nl. hoger komen te liggen, maar verliezen afgewezen projecten die deze minimumscore hebben behaald, geen indieningskans.

Hearings

Het VAF/Gamefonds werkt voor de beoordeling van alle ontvankelijke aanvragen met hearings. De datum van de commissievergadering wordt via e-mail meegedeeld op het moment dat de aanvraag ontvankelijk wordt verklaard. Het eigenlijke tijdstip van de individuele hearings wordt op een later moment via de projectbeheerder met de aanvrager vastgelegd. De hearings vinden meestal digitaal via video call plaats op de dag(en) van de commissievergaderingen. Uitzonderlijk kunnen de hearings fysiek op de kantoren van het VAF doorgaan. De aanvrager wordt hier dan tijdig van verwittigd.

Volgende vuistregels moeten in acht genomen worden:

• De delegatie van de aanvrager bestaat uit maximum twee personen.
• Om de toegemeten tijd zo efficiënt mogelijk te benutten, verloopt de hearing onder de vorm van een Q&A. De hearing neemt in principe 25 minuten in beslag. De aanvrager mag tijdens de eerste 5 minuten een update geven van het project: wat is er sinds de indiening veranderd, welke vooruitgangen werd er eventueel gemaakt? Deze update kan het best gegeven worden aan de hand van enkele slides (maximum 5). In de resterende tijd kunnen de commissieleden rechtstreeks vragen stellen aan de aanvragers.

Rapporteur

Indien er, om welke reden dan ook, geen hearing mogelijk is voor een aanvraag, wordt uit de leden van de beoordelingscommissie één rapporteur aangesteld. Indien de aanvrager dit wenst (dit wordt ten sterkste aangeraden), kan hij met de rapporteur een inhoudelijk gesprek over het dossier voeren, voorafgaand aan de bijeenkomst van de beoordelingscommissie.

De aanvrager wordt na indiening van zijn aanvraag ingelicht over de identiteit van de rapporteur. Hij heeft het recht om op gemotiveerde wijze één keer per aanvraag een andere rapporteur te vragen. Indien zijn motivering door het VAF als gerechtvaardigd wordt gezien, wordt zijn project aan een andere rapporteur toegewezen. De aanvrager dient zich te beperken tot het contact met de rapporteur en wordt met aandrang gevraagd geen andere commissieleden te benaderen aangaande zijn aanvraag.

Beslissing: Raad van Bestuur

De vergaderingen van de beoordelingscommissies leiden tot een advies voor het al dan niet ondersteunen van de aanvragen. Dit advies wordt voorgelegd aan de Raad van Bestuur van het VAF, die de definitieve beslissing neemt. Indien de aanvraag wordt afgekeurd kan de aanvrager het project nog eenmaal herindienen.

Na de beslissing van de Raad van Bestuur kan de aanvrager bij de projectbeheerder een mondelinge en informele toelichting vragen bij deze beslissing. Dit kan van zodra het VAF via e-mail de eindbeslissing samen met de schriftelijke commentaren van de commissie heeft overgemaakt aan de aanvrager.

Indien voor de game in de vorige fases van de ontwikkeling geen steun bij het VAF werd aangevraagd zal de commissie ook een inhoudelijk oordeel vellen over de game.

Wat de promotie-aanvraag zelf betreft worden specifieke criteria voor beoordeling gehanteerd. Ze zijn niet per definitie cumulatief en worden hieronder opgesomd zonder een strikte rangorde te hanteren.

• Professionele uitwerking
• Inhoudelijke onderbouwing
• Haalbaarheid / realiteitszin
• Sterke partnerschappen met relevante actoren (platformhouders, publishers, PR-bureaus, ...)
• Opgebouwde tractie
• Vorige ervaring van makers met promotie en go to market

downloadpagina Gamefonds

Voorbereiding contract

De beslissing van het VAF is een principieel akkoord dat onderworpen is aan de goedkeuring van het technisch dossier. Het technisch dossier is een document met alle informatie en bijlages die het VAF nodig heeft om een contract op te maken voor de goedgekeurde aanvraag. Dit technisch dossier dien je in vanaf het moment dat de beoogde financiering voldoende zeker is. Dit moet binnen een termijn van maximaal 12 maanden na de principiële goedkeuring van de aanvraag gebeuren via het MyVAF-account van de Aanvrager onder het tabblad 'Te bezorgen na goedkeuring aanvraag'.

Neem zeker onze controlerichtlijnen door bij het opstellen van je technisch dossier.

Op dit moment moet je ook het ISAN-Nummer van het project onder het reeds vernoemde tabblad invullen. ISAN (International Standard Audiovisual Number) is een nummersysteem en metadataschema voor de unieke en eenvormige identificatie van audiovisuele werken. Voor games is een specifieke template voorhanden die je op onze downloadpagina kan downloaden.

Op basis van het technisch dossier wordt het contract opgesteld. Dit contract wordt eerst door de zakelijk leider van het VAF digitaal ondertekend en vervolgens door de projectbeheerder via e-mail naar de aanvrager verstuurd ter ondertekening.

Betaalschijven

Van zodra het contract door de aanvrager ondertekend en geüpload werd naar MyVAF (wederom onder het tabblad 'Te bezorgen na goedkeuring aanvraag') wordt de eerste betaalschijf klaargezet door de projectbeheerder en, eens goedgekeurd door het dagelijks bestuur, automatisch overgemaakt aan de boekhouding ter uitbetaling.

Voor het bekomen van de volgende betaalschijven moet de aanvrager op MyVAF, onder het tabblad 'Te bezorgen na goedkeuring aanvraag', de in het contract bepaalde deliverables aanleveren. Grote files, zoals video’s van gameplay, en later de speelbare versie, moeten rechtstreeks naar de projectbeheerder gestuurd worden aan de hand van een downloadlink (Dropbox, Google Drive, ...). Voeg de paswoorden toe indien van toepassing.

De promotiesteun wordt in drie schijven uitbetaald na aanlevering van de nodige deliverables:

• Een eerste schijf van 60% bij ondertekening van het contract.

• Een tweede schijf van 30% op voorwaarde dat de Gamestudio de volgende elementen via zijn MyVAF-account aanlevert:
  • het finale marketingplan (wijzigingen t.o.v. de goedgekeurde aanvraag in kleur aangeven)
  • een administratief verslag
  • een update van de begroting van de promotie
  • de meest recente versie van het financieringsplan

• Eens de promotie is afgerond, en voor het bekomen van de derde en finale schijf van 10%, moet de aanvrager zo snel mogelijk een eindafrekening indienen. De gamestudio moet daarvoor via zijn MyVAF-account voor de afrekening van de steun onderstaande documenten overmaken aan het VAF:

  • Voor de projectbeheerder (via MyVAF):

    • Een eindverslag (2p): schrijf een korte terugblik op de promotie. Wat werkte er wel, wat werkte er niet? Onderbouw met cijfermateriaal.

  • Voor de boekhouding (eindafrekening), aan te leveren via MyVAF:

    • de finale versie van het financieringsplan

    • de finale versie van de begroting (standaardformulier “financieel verslag” verplicht te gebruiken) in zijn finale vorm

    • duiding (max. 1p) bij de begroting in geval van meer- of minderuitgave ten opzichte van het budgetformulier bij ondertekening van het contract of meest recente addendum

    • time sheets van de werkuren in overeenstemming met de begroting

    • een overzicht van alle inkomende en uitgaande facturen (plus eventueel openstaande facturen)

Het VAF kan beslissen om bepaalde aanvragers begeleiding aan te bieden (optionele begeleiding) of op te leggen (opgelegde begeleiding) onder de vorm van coaching. Aanvragers kunnen ook, in hun aanvraag of rechtstreeks aan de projectbeheerder tijdens de looptijd van een dossier, expliciet vragen naar specifieke coaching. De bedoeling van deze coaching is om - via de tussenkomst van een dialoog met een ervaren, adviserende professional - bijkomende expertise aan te bieden met als doel het betrokken project mee in goede banen te leiden. Het VAF gaat in samenspraak met de aanvrager op zoek naar de meest geschikte coach voor het project. De overige modaliteiten rond coaching zijn terug te vinden in het reglement van het VAF/Gamefonds.

De steun van het VAF/Gamefonds moet worden vermeld op de game zelf en op het promotiemateriaal m.b.t. de game. In het contract met de aanvrager wordt concreet bepaald hoe deze vermelding dient te gebeuren.

Promotiesteun neemt de vorm aan van een beurs en hoeft niet terugbetaald te worden. Een eindafrekening dient evenwel ingediend te worden.

downloadpagina Gamefonds

Aanvragen kunnen na eerste afwijzing éénmaal door de aanvrager worden heringediend.

Uitzondering: voor aanvragen die werden afgewezen ondanks een meerderheid van stemmen (door een tekort aan beschikbare middelen), geldt dat zij door deze afwijzing geen indieningskans verliezen.

Heringediende aanvragen moeten steeds een nota bevatten over de eventuele wijzigingen ten opzichte van de vorige aanvraag (op hoofdlijnen, niet letterlijk). Bij voorkeur bevat deze nota ook een inhoudelijke reactie op het commissieverslag.

Na twee opeenvolgende afwijzingen kan een aanvraag niet meer bij de beoordelingscommissies van het VAF worden ingediend. Deze indieningen kunnen gebeurd zijn in dezelfde of verschillende fases, bv. een eerste (afgekeurde) indiening bij preproductie en een tweede bij productie.

Definitief afgewezen projecten waarbij de sleutelfuncties (game director, technical director, …) zijn gewijzigd en bevestigd, kunnen uitzonderlijk nog eenmaal worden heringediend. Deze uitzonderingsregel kan slechts één keer per project worden ingeroepen.

Indien je gegronde redenen meent te hebben om deze beslissing aan te vechten, kan je overwegen om een bezwaar in te dienen, dat wordt behandeld door een bezwaarcommissie. Deze bezwaarcommissie beraadslaagt drie keer per jaar over de ingediende bezwaarschriften.

Een bezwaarschrift kan éénmaal per project worden ingediend. Bezwaarschriften kunnen enkel ingediend worden na definitieve afwijzing (dus normaal gezien na twee opeenvolgende afwijzingen), en dit binnen 45 kalenderdagen na mededeling van de beslissing over de steunaanvraag in kwestie.

Als je bezwaarschrift ontvankelijk wordt verklaard, neemt de bezwaarcommissie dit in behandeling en brengt ze na een hearing met de aanvrager een advies uit voor de Raad van Bestuur, die beslist. Na deze fase is de bezwaarprocedure definitief afgesloten.

Meer informatie over de bezwaarprocedure, de bezwaarcommissie en definitieve afwijzing vind je in ons reglement.