Voor wie

Steun kan worden aangevraagd door de gameontwikkelaar. In het kader van onze overeenkomst met de Vlaamse Gemeenschap wordt hiermee bedoeld: een bedrijf dat games ontwikkelt en produceert. De gameontwikkelaar moet in zijn aanvraag kunnen aantonen dat hij beschikt over de technische competenties en financiële knowhow om het project tot een goed einde te brengen.

Bedrijven met een andere hoofdactiviteit (bv. uitgeverijen, animatiestudio's, productiehuizen, ...) kunnen enkel steun aanvragen indien zij kunnen bewijzen dat ze in-house een departement hebben of opstarten dat aan gameontwikkeling doet.

Steun kan enkel worden aangevraagd door, en verleend aan, rechtspersonen waarvan de maatschappelijke zetel of een permanent agentschap is gevestigd in het Vlaams of Brussels Gewest op het moment van de uitbetaling van de steun.

In het geval van coproducties moet de Vlaamse/Brusselse ontwikkelaar steeds dienstdoen als aanvrager. Binnen de coproductie moet er samen voldaan worden aan de vooropgestelde ontvankelijkheidscriteria en culturele test.

Geen steun voor ondernemingen in moeilijkheden!

De steun die door het VAF wordt toegekend, kadert binnen de Algemene Groepsvrijstellingsverordening van de Europese Commissie. Deze context brengt bepaalde beperkingen met zich mee. Zo mag volgens de Europese regels een onderneming op het moment van de steuntoekenning geen onderneming in moeilijkheden zijn.

De goedkeuring van de steuntoekenning door de raad van bestuur van het VAF is slechts een principiële toezegging. De effectieve toekenning gebeurt pas op het ogenblik van goedkeuring van het technisch dossier.

Meer informatie rond deze bepalingen en een rekenmodule kan je terugvinden via de website van Agentschap Innoveren & Ondernemen.

Voor wat

Productiesteun is een financiële tegemoetkoming die dient om de effectieve realisatie van de game (gedeeltelijk) te bekostigen, in zijn definitieve versie met het oog op distributie. Om een beroep te kunnen doen op productiesteun moet er een prototype of een vertical slice van het spel voorgelegd kunnen worden tijdens het aanvraagproces.

Komen in aanmerking voor steun: entertainmentgames, artistieke games, serious games en educatieve games.

• Met entertainmentgames bedoelen we: games die in de eerste plaats gericht zijn op het spelplezier en die verschijnen op een of meerdere commerciële platformen. Bekijk hier enkele voorbeelden.
• Met artistieke games bedoelen we: games als interactieve kunst, waarbij de primaire doelstelling een artistieke ervaring is (bv. voor in musea of op alternatieve gamefestivals, ...). Ook experimentele games (al dan niet met kunstzinnige boodschap) in gewone of installatievorm behoren tot deze categorie. Het gaat vaak om korte ervaringen. Bekijk hier enkele voorbeelden.
• Met serious games bedoelen we: games die bepaalde vaardigheden willen aanleren of die een maatschappelijke doelstelling hebben, zoals sensibilisering rond bepaalde onderwerpen. Bekijk hier enkele voorbeelden.
• Met educatieve games bedoelen we: games die specifiek bestemd zijn voor het onderwijs. Het moet om échte games gaan, louter gamification volstaat niet. Bekijk hier enkele voorbeelden.

Komen in geen geval in aanmerking: advergames (voor commerciële producten), bedrijfsgames, remakes en games die worden gemaakt binnen een game-opleiding of als onderzoeksproject binnen een universiteit of hogeschool. Worden evenmin ondersteund: games met een pornografisch karakter of die aanzetten tot discriminatie, exploitatie of geweld, of indruisen tegen de mensenrechten. Afgewerkte games kunnen niet meer voor steun worden ingediend.

Het steunbedrag wordt bepaald per aanvraag, binnen de hieronder vermelde maximumbedragen. Deze bedragen zijn theoretische maxima, die in de praktijk niet steevast worden toegekend. De aanvrager bepaalt zelf welk bedrag hij denkt nodig te hebben voor zijn project. De beoordelingscommissie adviseert de Raad van Bestuur van het VAF over het effectief toe te kennen bedrag.

Het VAF kan aan een project maximaal 250.000 EUR productiesteun toekennen (inclusief de eventueel reeds ontvangen preproductiesteun).

Ingeval een gameproject een toepassing of afgeleide is van een televisiereeks of -programma, geproduceerd of gecoproduceerd door een Vlaamse omroep, kan het Gamefonds maximaal een bedrag toekennen tot driemaal de financiële inbreng van de betrokken omroep. Hierbij gelden dezelfde maximumbedragen en -percentages als bij andere aanvragen.

Staatssteun

Elke bijdrage van het VAF geldt als staatssteun, d.w.z. steun van de overheid. De opgetelde percentages staatssteun noemt men de steunintensiteit. Het totaal van de door het VAF toegekende steun mag, opgeteld bij eventuele andere staatssteun, het maximumpercentage staatssteun niet overschrijden. Steun van Creative Europe telt niet mee als staatssteun. Voor de verschillende categorieën games, zijn onderstaande steunintensiteiten van kracht:

• Entertainmentgames: deze games hebben de meeste kans op terugverdieneffecten uit exploitatie en maken een redelijke kans op cofinanciering uit andere bronnen. De door het VAF verleende steun aan dit soort games kan daarom, gecumuleerd met andere overheidssteun, niet meer dan 50% bedragen van de totale financiering van de aanmaak van de game.

• Artistieke games: dit zijn moeilijke games die slechts zeer beperkt toegang hebben tot andere financiering alsook een zeer beperkt terugverdieneffect hebben omdat ze gericht zijn tot een nichepubliek. Daarom kan de door het VAF verleende steun aan deze games, gecumuleerd met andere overheidssteun, tot 85% bedragen van de totale financiering van de aanmaak van de game.

• Serious en educatieve games: de terugverdieneffecten voor dit soort games zijn eerder beperkt, waardoor de financiering ervan moeilijk is. Cofinanciering uit de maatschappelijke of educatieve hoek is reëel, maar beperkt in omvang. Daarom kan de door het VAF verleende steun, gecumuleerd met andere overheidssteun, tot 75% bedragen van de totale financiering van de aanmaak van de game.

Om aanvaard te worden voor indiening (ontvankelijkheid) moet de aanvraag aan bepaalde modaliteiten voldoen. Deze zijn terug te vinden in het reglement van het VAF/Gamefonds. Om voor steun in aanmerking te komen, dient het project ook positief te scoren op een zogenaamde culturele test.

De culturele test is terug te vinden in het reglement en in de aanvraagmodule op MyVAF. We werken met deze test omdat we dankzij een goedkeuring van ons systeem door de Europese Commissie hogere bedragen mogen toekennen en de de-minisregel niet meer moeten toepassen. Die regel beperkte overheidssteun per onderneming tot 200.000 euro verspreid over drie belastingjaren.

Het voldoen aan deze test is een minimumvereiste, maar geen garantie voor het verkrijgen van steun.

Een aanvraag dien je in via het MyVAF-portaal. Meer informatie hierover kan je terugvinden in de gebruikershandleiding.

Voor indiening van aanvragen zijn er deadlines.

Check alvorens een aanvraag in te dienen zeker even de do’s-and-don’ts bij steunaanvragen en de controlerichtlijnen.

Voor de aanvragen productiesteun moeten een aantal bijlagen ingediend worden. Je kan de vragen (inclusief indicaties van het aantal toegelaten pagina's per bijlage) door op MyVAF een aanvraag aan te maken en rechtstreeks naar de knop 'Verzenden' te gaan. Klik daar op 'Aanvraag verzenden' en er wordt een pdf gegenereerd waaruit je de vragen makkelijk kan kopiëren.

De aanvraag dient een volledig beeld te geven van het te realiseren project. Aanvragen en de daarbij behorende gegevens en bijlagen dienen in principe volledig in het Nederlands opgesteld te worden. Er kan een uitzondering gemaakt worden voor elementen die oorspronkelijk in het Engels werden geschreven, bijvoorbeeld met zicht op het bemachtigen van een publisher of investeerder of omdat de studio Engels als voertaal heeft. De statuten van het bedrijf moeten in het Nederlands aangeleverd worden. Het budgetformulier, financieringsplan en de overige financiële gegevens mogen in het Engels of het Nederlands worden opgesteld, maar dienen te zijn uitgedrukt in euro.

Je kan een voorbeeldaanvraag bekijken als hulpmiddel bij het indienen van een aanvraag. Aanvragers zijn verplicht een pitch video van maximum twee minuten in te dienen. Je kan op ons Vimeo-kanaal een voorbeeld bekijken.

Traject van een aanvraagdossier

Een aanvraag wordt ingediend door een dossier aan te maken en door te sturen via het MyVAF-portaal. Vervolgens controleert een projectbeheerder of de aanvraag ontvankelijk is.

Indien de aanvraag meteen volledig is en strookt met het reglement van het VAF/Gamefonds, dan is deze ontvankelijk. Het VAF neemt de aanvraag in behandeling en het dossier wordt voor advies overgemaakt aan de beoordelingscommissie.

Indien de aanvraag niet ontvankelijk zou zijn, verneem je dit via e-mail, met een uitleg van de projectbeheerder waarom dit het geval is. Indien er in het dossier nog zaken ontbreken, is de aanvraag voorlopig onontvankelijk. Je krijgt in dat geval een termijn van 2 werkdagen na kennisgeving door het VAF om de aanvraag in orde te brengen. Als dit lukt, wordt je aanvraag ontvankelijk. Zo niet, is je aanvraag onontvankelijk voor deze deadline.

Advies: beoordelingscommissies

Voor de beoordeling en selectie van aanvragen bij het VAF/Gamefonds wordt advies ingewonnen bij een beoordelingscommissie, waarvan de leden worden gekozen uit een pool van experten. Zij vormen telkens een beoordelingscommissie van 5 personen.

De namen van de commissieleden zijn publiek. Ieder commissielid leest alle aanvragen vooraf. Daarna komen de leden samen om de aanvragen te bespreken en hun inzichten en meningen met elkaar te delen. Na discussie wordt er gestemd. Elk commissielid heeft 1 stem, de stemming is geheim. De externe deskundigen zijn de enige stemgerechtigden. De voorzitter en projectbeheerder – beiden intern VAF-personeel - leiden de werkzaamheden in goede banen.

Een project moet minimaal 3 positieve stemmen op 5 halen om in aanmerking te komen voor steun. Dit is een minimumvoorwaarde maar geeft geen recht op een automatische goedkeuring. Bij onvoldoende budget kan de lat voor ondersteuning n.l. hoger komen te liggen, maar verliezen afgewezen projecten die deze minimumscore hebben behaald, geen indieningskans.

Hearings

Het VAF/Gamefonds werkt voor de beoordeling van alle ontvankelijke aanvragen met hearings. De datum van de commissievergadering wordt via e-mail meegedeeld op het moment dat de aanvraag ontvankelijk wordt verklaard. Het eigenlijke tijdstip van de individuele hearings wordt op een later moment via de projectbeheerder met de aanvrager vastgelegd. De hearings vinden meestal digitaal via video call plaats op de dag(en) van de commissievergaderingen. Uitzonderlijk kunnen de hearings fysiek op de kantoren van het VAF doorgaan. De aanvrager wordt hier dan tijdig van verwittigd.

Volgende vuistregels moeten in acht genomen worden:

• De delegatie van de aanvrager bestaat uit maximum twee personen.
• Om de toegemeten tijd zo efficiënt mogelijk te benutten, verloopt de hearing onder de vorm van een Q&A. De hearing neemt in principe 25 minuten in beslag. De aanvrager mag tijdens de eerste 5 minuten een update geven van het project: wat is er sinds de indiening veranderd, welke vooruitgangen werd er eventueel gemaakt? Deze update kan het best gegeven worden aan de hand van enkele slides (maximum 5). In de resterende tijd kunnen de commissieleden rechtstreeks vragen stellen aan de aanvragers.

Rapporteur

Indien er, om welke reden dan ook, geen hearing mogelijk is voor een aanvraag, wordt uit de leden van de beoordelingscommissie één rapporteur aangesteld. Indien de aanvrager dit wenst (dit wordt ten sterkste aangeraden), kan hij met de rapporteur een inhoudelijk gesprek over het dossier voeren, voorafgaand aan de bijeenkomst van de beoordelingscommissie.

De aanvrager wordt na indiening van zijn aanvraag ingelicht over de identiteit van de rapporteur. Hij heeft het recht om op gemotiveerde wijze één keer per aanvraag een andere rapporteur te vragen. Indien zijn motivering door het VAF als gerechtvaardigd wordt gezien, wordt zijn project aan een andere rapporteur toegewezen. De aanvrager dient zich te beperken tot het contact met de rapporteur en wordt met aandrang gevraagd geen andere commissieleden te benaderen aangaande zijn aanvraag.

Beslissing: Raad van Bestuur

De vergaderingen van de beoordelingscommissies leiden tot een advies voor het al dan niet ondersteunen van de aanvragen. Dit advies wordt voorgelegd aan de Raad van Bestuur van het VAF, die de definitieve beslissing neemt. Indien de aanvraag wordt afgekeurd kan de aanvrager het project nog eenmaal herindienen.

Na de beslissing van de Raad van Bestuur kan de aanvrager bij de projectbeheerder een mondelinge en informele toelichting vragen bij deze beslissing. Dit kan van zodra het VAF via e-mail de eindbeslissing samen met de schriftelijke commentaren van de commissie heeft overgemaakt aan de aanvrager.

downloadpagina Gamefonds

De beslissing van het VAF is een principieel akkoord dat onderworpen is aan de goedkeuring van het technisch dossier. Met dat technisch dossier kom je terug naar het VAF op het moment dat de beoogde financiering voldoende zeker is om volgende stappen te zetten. Met het oog op de definitieve toekenning en de opmaak van het contract moet je, binnen een termijn van maximaal 12 maanden na deze principiële toekenning, een definitief technisch dossier indienen – online te bezorgen via het MyVAF-account van de Aanvrager onder het tabblad 'Te bezorgen na goedkeuring aanvraag'.

Je moet op dit moment ook het ISAN-Nummer van het project onder het reeds vernoemde tabblad invullen. ISAN (International Standard Audiovisual Number) is een nummersysteem en metadataschema voor de unieke en eenvormige identificatie van audiovisuele werken. Voor games is een specifieke template voorhanden die je op onze downloadpagina kan downloaden.

Neem zeker onze controlerichtlijnen door bij het opstellen van je technisch dossier.

Op basis van het technisch dossier wordt het contract opgesteld. Dit contract wordt eerst door de zakelijk leider van het VAF digitaal ondertekend en vervolgens door de projectbeheerder via e-mail naar de aanvrager verstuurd ter ondertekening.

Van zodra het contract door de aanvrager ondertekend en geüpload werd naar MyVAF (wederom onder het tabblad 'Te bezorgen na goedkeuring aanvraag') wordt de eerste betaalschijf klaargezet door de projectbeheerder en, eens goedgekeurd door het dagelijks bestuur, automatisch overgemaakt aan de boekhouding ter uitbetaling.

Voor het bekomen van de volgende betaalschijven moet de aanvrager op MyVAF, onder het tabblad 'Te bezorgen na goedkeuring aanvraag', de in het contract bepaalde deliverables aanleveren. Grote files, zoals video’s van het prototype/de vertical slice, en later de speelbare versie, moeten rechtstreeks naar de projectbeheerder gestuurd worden aan de hand van een downloadlink (WeTransfer, Dropbox, Google Drive, ...). Voeg de paswoorden toe indien van toepassing.

Het VAF kan beslissen om bepaalde aanvragers begeleiding aan te bieden (optionele begeleiding) of op te leggen (opgelegde begeleiding) onder de vorm van coaching. Aanvragers kunnen ook, in hun aanvraag of rechtstreeks aan de projectbeheerder tijdens de looptijd van een dossier, expliciet vragen naar specifieke coaching. De bedoeling van deze coaching is om - via de tussenkomst van een dialoog met een ervaren, adviserende professional - bijkomende expertise aan te bieden met als doel het betrokken project mee in goede banen te leiden. Het VAF gaat in samenspraak met de aanvrager op zoek naar de meest geschikte coach voor het project. De overige modaliteiten rond coaching zijn terug te vinden in het reglement van het VAF/Gamefonds.

De steun van het VAF/Gamefonds moet worden vermeld op de game zelf en op het promotiemateriaal m.b.t. de game. In het contract met de aanvrager wordt concreet bepaald hoe deze vermelding dient te gebeuren.

De gameontwikkelaar moet via zijn MyVAF-account voor de afrekening van de steun onderstaande documenten overmaken aan het VAF:

Voor de projectbeheerder (het eindverslag via MyVAF, de andere drie via WeTransfer of een online drive)

• Een eindverslag (2p): hoe blik je terug op de ontwikkeling, wat zijn de learnings, schrijf een korte post-mortem.
• Een playthrough video van de volledige game, met of zonder audiocommentaar.
• Vijf screenshots van de finale game.
• Hires key artwork
• De speelbare game met instructies voor de installatie.

Voor de boekhouding

• De finale versie van het financieringsplan.

• Het financieel verslag in zijn finale vorm.

• Duiding (max. 1p) bij het financieel verslag in geval van meer- of minderuitgave ten opzichte van het budgetformulier bij ondertekening van het contract of addendum.

• Time sheets van de werkuren in overeenstemming met het financieel verslag.

• Een overzicht van alle inkomende en uitgaande facturen (eventueel ook nog de openstaande facturen indien van toepassing).

Jaarlijks voor 31/03 moet de ontwikkelaar een exploitatie-afrekening indienen met alle exploitatie-inkomsten en -kosten op het project in het jaar voordien. Dit moet een eerste keer gebeuren voor 31/03 volgend op het jaar van de release. Indien er, na aftrek van de exploitatiekosten, inkomsten zijn gemaakt, mag de aanvrager in de eerste plaats participaties en eigen kapitaal recupereren. Van zodra dat allemaal gerecupereerd is en er nog inkomsten overblijven, moet de aanvrager een gedeelte van de winst terugbetalen aan het VAF in verhouding tot de inbreng van het VAF in het financieringsplan (steunintensiteit). De terugbetaling is altijd begrensd tot het toegekende steunbedrag.

De overige modaliteiten rond terugbetaling zijn terug te vinden in het reglement van het VAF/Gamefonds.

Downloadpagina Gamefonds

Aanvragen kunnen na eerste afwijzing éénmaal door de aanvrager worden heringediend.

Uitzondering: voor aanvragen die werden afgewezen ondanks een meerderheid van stemmen (door een tekort aan beschikbare middelen), geldt dat zij door deze afwijzing geen indieningskans verliezen.

Heringediende aanvragen moeten steeds een nota bevatten over de eventuele wijzigingen ten opzichte van de vorige aanvraag (op hoofdlijnen, niet letterlijk). Bij voorkeur bevat deze nota ook een inhoudelijke reactie op het commissieverslag.

Na twee opeenvolgende afwijzingen kan een aanvraag niet meer bij de beoordelingscommissies van het VAF worden ingediend. Deze indieningen kunnen gebeurd zijn in dezelfde of verschillende fases, bv. een eerste (afgekeurde) indiening bij preproductie en een tweede bij productie.

Definitief afgewezen projecten waarbij de sleutelfuncties (game director, technical director, …) zijn gewijzigd en bevestigd, kunnen uitzonderlijk nog eenmaal worden heringediend. Deze uitzonderingsregel kan slechts één keer per project worden ingeroepen.

Indien je gegronde redenen meent te hebben om deze beslissing aan te vechten, kan je overwegen om een bezwaar in te dienen, dat wordt behandeld door een bezwaarcommissie. Deze bezwaarcommissie beraadslaagt twee keer per jaar over de ingediende bezwaarschriften.

Een bezwaarschrift kan éénmaal per project worden ingediend. Bezwaarschriften kunnen enkel ingediend worden na definitieve afwijzing (dus normaal gezien na twee opeenvolgende afwijzingen), en dit binnen 45 kalenderdagen na mededeling van de beslissing over de steunaanvraag in kwestie.

Als je bezwaarschrift ontvankelijk wordt verklaard, neemt de bezwaarcommissie dit in behandeling en brengt ze na een hearing met de aanvrager een advies uit voor de Raad van Bestuur, die beslist. Na deze fase is de bezwaarprocedure definitief afgesloten.

Meer informatie over de bezwaarprocedure, de bezwaarcommissie en definitieve afwijzing vind je in ons reglement.