Voor wie

Komen in aanmerking voor steunaanvragen bij het VAF:

• Rechtspersonen waarvan de maatschappelijke zetel of een permanent agentschap is gevestigd in Vlaanderen op het moment van de uitbetaling van de steun.
• Natuurlijke personen (enkel voor ontwikkelingssteun!)

De steunaanvrager moet onafhankelijk zijn conform artikel 2, 49° van het Mediadecreet. Voor meer info kan je hier terecht.

De steunaanvrager die de aanvraag indient moet ook onafhankelijk zijn van uitgevers van geschreven pers in gedrukte of digitale verschijningsvorm.

Voor wat

Zowel series als singles komen in aanmerking.

Enkel majoritair Vlaamse projecten komen in aanmerking voor ontwikkelingssteun.

Er wordt geen maximum duurtijd of maximum aantal afleveringen opgelegd.

Vervolgseries komen enkel in aanmerking voor ondersteuning door het VAF indien de aanvraag enkel betrekking heeft op het tweede seizoen van de serie.
Gezien het beperkte budget dat vandaag voorhanden is, wordt aan vervolgseries geen prioriteit gegeven.

Komen niet in aanmerking voor steun van het VAF/Mediafonds:

• Concepten, formats, soaps, actualiteitsgebonden, journalistieke audiocreaties, letterlijke adaptaties van boeken, projecten besteld door een overheid, projecten besteld voor reclamedoeleinden of als bedrijfsinformatie, projecten gerealiseerd in het kader van het onderwijs, projecten met een uitsluitend educatief of sociaal-artistiek doeleinde en amateurprojecten, remakes.
• Podcasts als onderdeel van crossmediale audiotoepassingen van series (TV series, webseries,...) die voor het Mediafonds in aanmerking komen, komen wel in aanmerking maar worden bij Innovatielab ingediend.

Het gaat hier om autonoom exploiteerbare, verhalende audiocreaties – zowel fictie als non-fictie – met een lange termijnwaarde, in één of meerdere afleveringen en waarvan de eerste exploitatie on demand is.

De ontwikkelingssteun is bestemd om een podcast uit te werken (al naar gelang het soort podcast): research, het scenario schrijven, de haalbaarheid van de creatie grondig onderzoeken, mogelijke hoofdpersonages en locaties zoeken, stemmen casten, eerste ideeën ontwikkelen rond vormgeving, het budgetontwerp opstellen, toelatingen verwerven, (co)producenten, partners en financiering zoeken, etc.

Ontwikkelingssteun kan enkel worden aangevraagd voor majoritair Vlaamse projecten.

Het VAF heeft als eerste prioriteit het ondersteunen van Vlaams talent (in ruime zin). Projecten van Vlaams talent noemt men ‘majoritair’ Vlaams. Deze projecten kan het VAF in alle stadia ondersteunen. In tweede orde kan het VAF ook projecten uit andere territoria cofinancieren die door een Vlaamse producent gecoproduceerd worden. Deze ‘minoritair’ Vlaamse aanvragen worden in principe aanvaard bij productiesteun. Maar gezien het beperkte budget geven we voorrang aan majoritaire projecten. Hieronder worden beide termen concreter uitgelegd.

In principe worden als majoritair Vlaams aanzien:

Creaties die aan minstens 2 van de 3 volgende criteria voldoen:

• De creatie is Vlaams omwille van de identiteit van de artistieke ploeg*, met als sleutelfiguren de scenarist (in scenariofase) en de regisseur (in ontwikkelings- en productiefase), hierna gezamenlijk genoemd de ‘makers’. Voor animatie kan ook de production designer eventueel als sleutelfiguur gelden in ontwikkelings- en productiefase.
• De creatie is Vlaams omwille van zijn inhoud**.
• De creatie is Vlaams omwille van de productiecontext, meer bepaald via de producent die initiatiefnemer van de creatie is of die het grootste aandeel in de financiering aanbrengt.

*Fysieke personen van elke nationaliteit kunnen behoren tot de Vlaamse cultuurgemeenschap. Bv een Spanjaard die in Vlaanderen werkt, en Nederlander die filmschool heeft gelopen in Gent en blijft werken in een Vlaamse context, een Britse regisseur die in Brugge woont, een Vlaamse production designer die leeft in Frankrijk, enz. Dit begrip dient dus ruim te worden geïnterpreteerd.

** Het gaat hier om een duidelijk aantoonbaar verband met de Vlaamse cultuurgemeenschap via b.v. het onderwerp, het onderliggend literair of theaterwerk bij adaptaties, het erfgoed, de geschiedenis, de maatschappelijke relevantie, de politieke context, de kunst, enz. of via het auteurschap van de IP.

Als minoritair Vlaams worden aanzien:

Creaties die niet voldoen aan hoger vermelde criteria, maar wel aan volgende voorwaarden:

• De aanvrager is de Vlaamse (co-)producent.
• De aanvraag betreft productiesteun.
• De financiering is reeds gedeeltelijk verzekerd. Dit kan op twee manieren:
  • via het bewijs van productieondersteuning door het publieke fonds in de regio van de hoofdproducent.
  • door aan te tonen dat minstens 50% van de totale financiering bevestigd is. Participaties worden niet meegeteld als bevestigde financiering.

Enkel projecten die blijk geven van een creatieve samenwerking met Vlaams talent, hebben kans op goedkeuring. Louter financiële coproducties of producties waarbij de Vlaamse inbreng enkel van technische aard is, maken weinig kans om goedgekeurd te worden.

Bedragen VAF

Voorlopig worden geen maximumbedragen vastgelegd. Van de aanvrager wordt verwacht dat hij naast het VAF ook andere financieringsbronnen zoekt. Hij toont aan via het budget en de nodige onderbouwing waarom hij het gevraagde bedrag nodig heeft om de podcast te ontwikkelen.

Het VAF is niet verplicht om het volledige aangevraagde bedrag toe te kennen.

Gezien het jaarbudget voor podcasts (voor 2023-2025: 340.000 euro), verdeeld over twee indieningsrondes, en gezien de intentie om een variatie aan creaties te ondersteunen, wordt de aanvrager geacht zijn financiële verwachting ten aanzien van het VAF realistisch in te schatten.

De-minimis

De toegekende steun is onderworpen aan de de-minimisverordening van de Europese Commissie (ref. Vo 1998/2006) en eventuele vervolgverordeningen op deze regelgeving. Op dit ogenblik voorziet deze verordening dat er tot € 300.000 aan de-minimis steun per onderneming kan worden gegeven in een periode van 3 jaar. Daarbij moet alle de-minimissteun opgeteld worden, ongeacht de overheid van wie de steun werd gekregen en ongeacht het project of de kosten waarvoor de steun dient. De aanvrager is ertoe gehouden het VAF in ieder technisch dossier een officiële verklaring te bezorgen, waarin hij verklaart dat hij nog recht heeft op overheidssteun binnen het maximum dat hij via de de-minimisregeling kan ontvangen.

Een aanvraag dien je in via het MyVAF-portaal. Meer informatie hierover vind je in de gebruikershandleiding.

Voor indiening van aanvragen zijn er deadlines.

Check alvorens een aanvraag in te dienen zeker even de do’s-and-don’ts bij steunaanvragen.

Je vult op MyVAF de juiste aanvraagmodule in en voegt er een aantal bijlagen bij.
Voor aanvragen ontwikkelingssteun zijn dit volgende bijlagen:

• het financieringsplan van de ontwikkeling (enkel in PDF, maximum 20 MB). Gebruik hiervoor het standaard formulier van het VAF.
• het budget van de ontwikkeling (enkel in PDF, maximum 20 MB). Gebruik hiervoor het standaard formulier van het VAF.
• de synopsis (samenvatting van het verhaal met begin, midden en einde), maximum 1 blz. A4 (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• de beschrijving of scenario van het project: een eerste versie die voldoende potentieel toont om uit te groeien tot een sterke podcast (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• de intentienota van het team over o.a. de keuze van het project, het onderwerp, de research, de stijl, de regievisie, de narratieve structuur, de geluidsvormgeving, mogelijke hoofdpersonen, de productionele en financieringsaanpak, de plaatsing in de markt en het doelpubliek (afhankelijk van het stadium van het project), maximum 6 blz. A4 (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• Indien van toepassing: een voorstelling van de belangrijkste personages met een korte karakterschets - maximaal 1/2 blz. A4 per personage. Indien gewenst mogen de personagebeschrijvingen ook opgenomen worden in de beschrijving van het project.

• de inclusie-aanpak. Het VAF verwacht dat aanvragers nadenken en aangeven hoe binnen hun aanvraag plaats wordt - of kan worden - gemaakt voor diversiteit. Meer uitleg en denkpistes zijn te vinden op onze website (maximum 2 blz. A4, enkel in PDF, maximum 20 MB)
  
• een nota over de eventuele wijzigingen ten opzichte van de vorige aanvraag en/of een inhoudelijke reactie op het commissieverslag (bij voorkeur beide). Dit is altijd verplicht behalve voor nieuwe projecten, die voor de allereerste keer worden ingediend. (max. 2 pag A4, enkel in PDF, max. 2 MB)
• statuten van het productiehuis indien reeds bekend en indien het gaat om een eerste aanvraag of in het geval de statuten sindsdien gewijzigd zijn (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• CV van de producent (indien reeds gekend), maximum 2 blz. A4 (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• CV van de regisseur(s) (indien reeds gekend), maximum 2 blz. A4 per persoon (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• CV van de scenarist(en), maximum 2 blz. A4 per persoon (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• overeenkomsten m.b.t. de auteursrechten en de auteursprestaties (regisseur en scenarist) (enkel in PDF, maximum 20 MB)

Audiomateriaal bijvoegen m.b.t. dit project of eerder werk van de makers is niet verplicht, maar bevelen we wel aan.

De aanvraag moet een volledig beeld geven van het te realiseren project.

Aanvragen en de daarbij behorende gegevens en bijlagen zijn in het Nederlands.

Traject van een aanvraagdossier

Een aanvraag dien je in door een dossier aan te maken en te uploaden via het MyVAF-portaal. Daarbij hou je rekening met de VAF-deadlines voor indiening van aanvragen. Vervolgens controleert een projectbeheerder bij het VAF of je aanvraag ontvankelijk is.

Indien de aanvraag meteen volledig is en strookt met het reglement, dan is deze ontvankelijk. Het VAF neemt de aanvraag in behandeling en het dossier wordt voor advies overgemaakt aan de leven van de beoordelingscommissie.

Indien de aanvraag niet ontvankelijk zou zijn, verneem je dit via e-mail, met de nodige uitleg van de projectbeheerder waarom dit het geval is.

Indien er in het aanvraagdossier nog beperkte aanvullingen en/of aanpassingen moeten gebeuren, is je aanvraag voorlopig onontvankelijk. Je krijgt in dat geval een termijn van 2 werkdagen na kennisgeving door het VAF om het dossier in orde te brengen. Als dit lukt, wordt je aanvraag ontvankelijk. Zo niet, is je aanvraag onontvankelijk voor deze deadline.

Advies: beoordelingscommissies

De selectieprocedure gebeurt op basis van het advies van externe deskundigen. Voor podcasts wordt gewerkt met een pool van deskundigen waaruit voor iedere vergadering een groep van 5 commissieleden wordt samengesteld.

De namen van de commissieleden zijn publiek. Ieder commissielid leest alle aanvragen vooraf. Daarna komen de leden samen om de aanvragen te bespreken en hun inzichten en meningen met elkaar te delen. Na discussie wordt er gestemd. Elk commissielid heeft 1 stem, de stemming is geheim. De externe deskundigen zijn de enige stemgerechtigden. De voorzitter en projectbeheerder – beiden intern VAF-personeel - leiden de werkzaamheden in goede banen.

Na hun voorbereidende lectuur brengen de commissieleden individueel een eerste, indicatieve stem uit. De uitslag van deze eerste, indicatieve stemming wordt bij aanvang van de commissievergadering bekend gemaakt. Op het einde van de commissievergadering volgt een tweede, definitieve stemming. Een project moet minimaal 3 positieve stemmen op 5 halen om in aanmerking te komen voor steun. Dit is een minimumvoorwaarde maar geeft geen recht op een automatische goedkeuring. Bij onvoldoende budget kan de lat voor ondersteuning n.l. hoger komen te liggen, maar verliezen afgewezen projecten die deze minimumscore hebben behaald, geen indieningskans.

Beslissing: Raad van Bestuur

De vergadering van de beoordelingscommissie leidt tot een advies voor het al dan niet ondersteunen van de aanvragen. Dit advies wordt voorgelegd aan de Raad van Bestuur van het VAF, die de definitieve beslissing neemt.

Rapporteur

Voor iedere aanvraag stelt het VAF uit de leden van de beoordelingscommissie één rapporteur aan. Indien de aanvrager dit wenst, kan hij met de rapporteur een inhoudelijk gesprek over het dossier voeren, voorafgaand aan de bijeenkomst van de beoordelingscommissie. Het VAF raadt ten sterkste aan om van deze mogelijkheid gebruik te maken. Na de beslissing van de Raad van Bestuur kan de aanvrager bij de rapporteur ook een mondelinge en informele toelichting vragen bij deze beslissing. Dit kan van zodra het VAF via e-mail de eindbeslissing (voorlopig nog zonder bijkomende uitleg) aan de aanvrager heeft meegedeeld. Veelal zal de projectbeheerder vragen om hiervoor te wachten tot de namiddag van die dag. Later bezorgt het VAF aan de aanvrager ook het schriftelijk commissieverslag. Door het redactiewerk dat hieraan voorafgaat, kan dit nog wat tijd in beslag nemen (maximaal 15 werkdagen na melding van de beslissing).

Concreet werkt dit als volgt. De aanvrager wordt na indiening van zijn aanvraag door het VAF ingelicht over de identiteit van de rapporteur. Hij ontvangt de contactgegevens van de rapporteur en kan dan zelf met de rapporteur contact opnemen. De aanvrager mag enkel de rapporteur contacteren en geen andere commissieleden.

Een aanvrager heeft het recht om op gemotiveerde wijze 1 keer per aanvraag een andere rapporteur te vragen. Indien zijn motivering door het VAF als gerechtvaardigd wordt gezien, wordt zijn project aan een andere rapporteur toegewezen. Dit wordt eerder uitzonderlijk toegestaan. Het kan enkel om zwaarwichtige redenen.

Reglement VAF/Mediafonds - Algemene voorwaarden

Deelreglement VAF/Mediafonds - Creatie

Template Budget VAF/Mediafonds - Podcasts

Financiële gids voor MF podcasts

Contract

De beslissing van het VAF is een principieel akkoord dat onderworpen is aan de goedkeuring van het technisch dossier. Met dat technisch dossier kom je terug naar het VAF op het moment dat de financiering van het project rond is en het project productieklaar is. Met het oog op de definitieve toekenning en de opmaak van het contract moet je, binnen een termijn van maximaal 18 maanden na deze principiële toekenning, een definitief technisch dossier indienen – online te bezorgen via het MyVAF-account van de Aanvrager.

Lees zeker ook onze financiële gids voor podcasts, die je door kan nemen bij het opstellen van je technisch dossier.

Op basis van dit technisch dossier wordt een contract met het VAF opgesteld. Vervolgens zullen wij je dit contract via e-mail bezorgen.

Na ondertekening hiervan wordt het contract door jou opgeladen via MyVAF en zal de eerste schijf van de ontwikkelingssteun worden uitbetaald.

Betaalschijven

De ontwikkelingspremie wordt in twee schijven uitbetaald:

• een eerste schijf van 90 % bij de ondertekening van het contract, nadat de aanvrager alle gevraagde documenten van het technisch dossier heeft ingediend via MyVAF, waardoor voldoende werd aangetoond dat de financiering van de ontwikkeling effectief gerealiseerd zal worden;
• een tweede schijf van 10 % na het indienen van de nodige documenten voor de eindafrekening van de ontwikkeling via MyVAF onder ‘te bezorgen na goedkeuring aanvraag’ en de goedkeuring ervan door het VAF.
  • Een inhoudelijk verslag met een beknopte beschrijving en/of huidige stand van zaken van de ontwikkelingsfase (max. 2 p.). Je kan hier ingaan op o.a.: het verloop van de ontwikkelingsfase, eventuele belangrijke wijzigingen (artistiek, praktisch, budget/financiering), eventuele vertragingen en/of vooruitzichten, afronding van de ontwikkeling en resultaat van de werkzaamheden)
  • Een financieel verslag (standaardformulier verplicht te gebruiken)
  • Een analytisch overzicht van de boekhouding (in excel)
  • het finale financieringsplan van de ontwikkeling
  • Een lijst van openstaande tegoeden en leveranciers op het project (export uit de boekhouding naar excel)
  • Loonlijst sociaal secretariaat met de brutolonen van alle personeelsleden en stagiairs (indien van toepassing)
  • Overzicht van de data van de ontwikkelingsperiode, opnameperiode en postproductieperiode
  • Bewijs dat de podcast publiek beluisterbaar is (link)
    
    Bepaalde schijven kunnen indien nodig, en op voorwaarde van het opleveren van de noodzakelijke documenten, tegelijk opgevraagd worden. Neem hiervoor contact op met de betrokken projectbeheerder.

Indien we je bij de goedkeuring van je aanvraag ook facultatieve of verplichte coaching toekenden, moet je contact opnemen met de betrokken projectbeheerder van het VAF.

De projectbeheerder bespreekt met jou de keuze van de coach. Dit wordt samen beslist. Het VAF vergoedt de coach.

Als je steun van het VAF ontvangt, verbind je je er contractueel toe om rekening te houden met bepaalde verplichtingen rond:

het vermelden van de VAF-steun op generieken, promotiemateriaal en dergelijke.

De producent moet via zijn MyVAF-account voor de afrekening van de ontwikkelingssteun een aantal documenten overmaken aan het VAF.

Ingeval ook productiesteun wordt toegekend, zal de controle op de besteding van de ontwikkelingspremie meestal tegelijk gebeuren met de controle op de besteding van de productiepremie.

Aanvragen kunnen na een eerste afwijzing nog éénmaal door de aanvrager worden heringediend.

Uitzondering 1: voor aanvragen die, ondanks een meerderheid van stemmen in de beoordelingscommissie, werden afgewezen omwille van budgettaire redenen, geldt dat zij door deze afwijzing geen indieningskans verliezen.

Heringediende aanvragen moeten steeds een nota bevatten over de eventuele wijzigingen ten opzichte van de vorige aanvraag (op hoofdlijnen, niet letterlijk). Bij voorkeur bevat deze nota ook een inhoudelijke reactie op het commissieverslag.

Na twee opeenvolgende afwijzingen kan een aanvraag niet meer bij de beoordelingscommissies van het VAF worden ingediend. Overschakelen naar een andere beoordelingscommissie dan degene waar het project definitief werd afgewezen is niet mogelijk.

Indien je gegronde redenen meent te hebben om deze beslissing aan te vechten, kan je overwegen om een bezwaar in te dienen, dat wordt behandeld door een bezwaarcommissie. Deze bezwaarcommissie beraadslaagt drie keer per jaar over de ingediende bezwaarschriften.

Een bezwaarschrift kan éénmaal per project worden ingediend. Bezwaarschriften kunnen enkel ingediend worden na definitieve afwijzing (dus normaal gezien na twee opeenvolgende afwijzingen), en dit binnen 45 kalenderdagen na mededeling van de beslissing over de steunaanvraag in kwestie.

Als je bezwaarschrift ontvankelijk wordt verklaard, neemt de bezwaarcommissie dit in behandeling en brengt ze na een hearing met de aanvrager een advies uit voor de Raad van Bestuur, die beslist. Na deze fase is de bezwaarprocedure definitief afgesloten.

Meer informatie over de bezwaarprocedure, de bezwaarcommissie en definitieve afwijzing vind je in ons reglement.