Voor wie

Komen in aanmerking voor steunaanvragen bij het VAF:

• Rechtspersonen waarvan de maatschappelijke zetel of een permanent agentschap is gevestigd in Vlaanderen op het moment van de uitbetaling van de steun. Deze rechtspersoon is de Vlaamse producent van het project.
• Meerderjarige natuurlijke personen van elke nationaliteit, die gedomicilieerd zijn, permanent resideren of hun beroep uitoefenen in de Europese Unie.

De steunaanvrager moet onafhankelijk zijn conform artikel 2, 49° van het Mediadecreet. Voor meer info kan je hier terecht.

Geen steun voor ondernemingen in moeilijkheden!

Volgens de Europese staatssteunregels mag het VAF geen steun toekennen aan een onderneming die zich volgens bepaalde theoretische parameters in moeilijkheden bevindt. De definitie van onderneming in moeilijkheden (OIM) is terug te vinden in artikel 2, punt 18 van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV). Daarom moeten wij weten wat de situatie van jouw onderneming is, voor we steun effectief kunnen toekennen.

Deze check geldt voor alle soorten financiële steun, maar is niet nodig voor natuurlijke personen, eenmanszaken en vzw’s.

Het moment van effectieve steuntoekenning door het VAF is afhankelijk van het soort steun die je ontvangt. Bij scenariosteun (onder Creatie) moet het bewijs hiervan worden opgeladen bij de indiening van de zogenaamde scenariofiche die je moet invullen na goedkeuring. Bij ontwikkelings- en productiesteun (onder Creatie) moet het bewijs hiervan worden opgeladen bij indiening van het zogenaamde technisch dossier na goedkeuring. De aanvankelijke goedkeuring van ontwikkelings- en productiesteun door het VAF betreft slechts een principiële toezegging (wat ook het geval is bij scenariosteun). De effectieve toekenning komt later. Ze is afhankelijk van de goedkeuring van het technisch dossier.

Meer informatie rond deze bepalingen en een rekenmodule kan je terugvinden op de pagina Ondernemingen in moeilijkheden en via de website van Agentschap Innoveren & Ondernemen.

Voor wat

Deze steun kan enkel worden aangevraagd voor majoritair Vlaamse projecten en enkel voor middellange (26’ - 69’) en lange (vanaf 60’) films. Voor korte projecten kan geen scenariosteun worden aangevraagd.

Het VAF kan steun verlenen aan audiovisuele creaties voor zover een op zich staande film het eindresultaat zal zijn. Volgende audiovisuele creaties komen bijgevolg niet in aanmerking:

• Multiscreen-installaties
• Films die onlosmakelijk deel uitmaken van een performance of voorstelling en niet buiten deze context kunnen worden verspreid of vertoond.
• Videoclips

Voor audiovisuele creaties die niet passen binnen de opdracht van het VAF, kan mogelijk wel steun worden aangevraagd binnen het Kunstendecreet. Voor meer informatie hierover kan je contact opnemen met het Departement CJM van de Vlaamse Overheid.

Komen in geen geval in aanmerking: remakes, spin-offs van fictieseries, reclame- en bedrijfsfilms, videoclips, opdrachtfilms besteld door een overheid of onderneming, projecten gerealiseerd in het kader van het (al dan niet hoger) onderwijs, projecten met een uitsluitend educatief of sociaal-artistiek doeleinde, amateurprojecten en porno- en (s)exploitation-films.
Met remake wordt bedoeld: een film die reeds bestaat, adapteren, waarbij de algemene verhaallijn en /of specifieke verhaallijnen en personages dicht bij de originele versie blijven. Ook gelijkenissen in de cinematografische behandeling (bv waar de scenes zich afspelen), de visuele sfeer (licht/donker, gebruikte kleuren), gelijkenissen tussen de hoofd- en nevenpersonages en karakters (bv namen, karakteristieken, kledij, persoonlijke en professionele achtergrond, hun rol en functie in het verhaal) en gelijkenissen tussen specifieke scenes vormen belangrijke informatie om te bepalen of het al dan niet over een remake gaat.

Interactieve en immersieve (VR/AR) projecten worden ingediend bij de categorie immersief/interactief werk, ongeacht of het project animatie, documentaire, fictie of Filmlab is.

Als cultureel fonds van de Vlaamse Gemeenschap heeft het VAF als eerste prioriteit het ondersteunen van Vlaams talent (in ruime zin). Projecten van Vlaams talent noemt men ‘majoritair’ Vlaams. Deze projecten kan het VAF in alle stadia ondersteunen. In tweede orde kan het VAF ook projecten uit andere territoria cofinancieren die door een Vlaamse producent gecoproduceerd worden. Deze ‘minoritair’ Vlaamse aanvragen worden aanvaard in een later stadium, meer bepaald vanaf productiesteun en mits er al financiering aanwezig is. Hieronder worden beide termen concreter uitgelegd.

In principe worden als majoritair Vlaams aanzien:

Creaties die aan minstens 2 van de 3 volgende criteria voldoen:

• De creatie is Vlaams omwille van de identiteit van de artistieke ploeg*, met als sleutelfiguren de scenarist (in scenariofase) en de regisseur (in ontwikkelings- en productiefase), hierna gezamenlijk genoemd de ‘makers’. Voor animatie kan ook de production designer eventueel als sleutelfiguur gelden in ontwikkelings- en productiefase.
• De creatie is Vlaams omwille van zijn inhoud**.
• De creatie is Vlaams omwille van de productiecontext, meer bepaald via de producent die initiatiefnemer van de creatie is of die het grootste aandeel in de financiering aanbrengt.

*Fysieke personen van elke nationaliteit kunnen behoren tot de Vlaamse cultuurgemeenschap. Bv een Spanjaard die in Vlaanderen werkt, en Nederlander die filmschool heeft gelopen in Gent en blijft werken in een Vlaamse context, een Britse regisseur die in Brugge woont, een Vlaamse production designer die leeft in Frankrijk, enz. Dit begrip dient dus ruim te worden geïnterpreteerd.

** Het gaat hier om een duidelijk aantoonbaar verband met de Vlaamse cultuurgemeenschap via b.v. het onderwerp, het onderliggend literair of theaterwerk bij adaptaties, het erfgoed, de geschiedenis, de maatschappelijke relevantie, de politieke context, de kunst, enz. of via het auteurschap van de IP.

Als minoritair Vlaams worden aanzien:

Creaties die niet voldoen aan hoger vermelde criteria, maar wel aan volgende voorwaarden:

• De aanvrager is de Vlaamse (co-)producent.
• De aanvraag betreft productiesteun.
• De financiering is reeds gedeeltelijk verzekerd. Dit kan op twee manieren:
  • via het bewijs van productieondersteuning door het publieke fonds in de regio van de hoofdproducent.
  • door aan te tonen dat minstens 50% van de totale financiering bevestigd is. Participaties worden niet meegeteld als bevestigde financiering.

Enkel projecten die blijk geven van een creatieve samenwerking met Vlaams talent, hebben kans op goedkeuring. Louter financiële coproducties of producties waarbij de Vlaamse inbreng enkel van technische aard is, maken weinig kans om goedgekeurd te worden.

In het reglement staan de theoretische maxima opgelijst die men volgens de beheersovereenkomst van het VAF/Filmfonds kan aanvragen. In de praktijk werkt het VAF voor deze categorie met een systeem van vaste bedragen.

Een aanvraag dien je in via het MyVAF-portaal. Meer informatie hierover vind je in de gebruikershandleiding.

Voor indiening van aanvragen zijn er deadlines.

Check alvorens een aanvraag in te dienen zeker even de do’s-and-don’ts bij steunaanvragen en de controlerichtlijnen.

Je vult op MyVAF de juiste aanvraagmodule in en voegt er een aantal bijlagen bij.
Voor aanvragen scenariosteun zijn dit volgende bijlagen:

• Een samenvatting van het verhaal met begin, midden en einde (Synopsis) of hetgeen je wil vertellen. (maximum 1 blz. A4, enkel in PDF, maximum 20 MB)
• Een nota over de eventuele wijzigingen ten opzichte van de vorige aanvraag en/of een inhoudelijke reactie op het commissieverslag (bij voorkeur beide). Dit is altijd verplicht behalve voor nieuwe projecten, die voor de allereerste keer worden ingediend. (max. 2 blz A4, enkel in PDF, max 2 MB)
• De intentieverklaring van de scenarist(en) over de keuze van het onderwerp, de gekozen benadering of invalshoek van het gegeven. Elementen als vorm, structuur, stijl en visuele aanpak van het verhaal kunnen in deze intentie worden meegenomen, of kunnen in de gedetailleerde beschrijving van het project worden opgenomen. (Maximum 4 blz. A4, enkel in PDF, maximum 20 MB)
• De inclusie-aanpak. Het VAF verwacht dat aanvragers nadenken en aangeven hoe binnen hun aanvraag plaats wordt - of kan worden - gemaakt voor diversiteit. Meer uitleg en denkpistes zijn te vinden op onze website (maximum 2 blz. A4, enkel in PDF, maximum 20 MB)
• Een gedetailleerde beschrijving van het project zelf. Omdat projecten binnen de categorie Filmlab zeer divers zijn, bestaan hiervoor geen vaste richtlijnen. Je kiest zelf de meest overtuigende presentatievorm met een max. van 12 pagina's in een normale lettergrootte, eventueel geïllustreerd – illustraties tellen niet mee voor het maximum (als PDF, max. 20 MB)
• Indien van toepassing: een voorstelling van de belangrijkste personages met een korte karakterschets - maximaal 1/2 blz. A4 per personage. Indien gewenst mogen de personagebeschrijvingen ook opgenomen worden in de beschrijving van het project.
• Indien het scenario een adaptatie is van een reeds bestaand werk (roman, toneelstuk, etc.), moet ook een bewijs van toelating tot bewerking worden bijgevoegd. Bij een eerste indiening vragen wij ook om één exemplaar van het originele werk mee te leveren.
• CV van de scenarist(en), maximum 2 blz. A4 (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• Indien gewenst: bijkomende relevante documenten (bv. een moodboard) (enkel in PDF, maximum 20 MB)

Visiemateriaal bijvoegen m.b.t. dit project of eerder werk van de makers is niet verplicht, maar bevelen we sterk aan.

De aanvraag moet een volledig beeld geven van het te realiseren project.

Aanvragen en de daarbij behorende gegevens en bijlagen zijn in het Nederlands of naar het Nederlands vertaald. Meer bepaald moeten scenario’s, synopsissen, treatments, intentieverklaringen, personagebeschrijvingen, inhoudelijk en visueel opzet of concept, statuten productiehuis in het Nederlands worden ingediend. Je mag ook scenario’s in andere talen indienen, maar enkel samen met een Nederlandse vertaling. We aanvaarden daarentegen wel cv’s, contracten en documenten m.b.t. de financiering in het Frans of Engels (zonder Nederlandse vertaling).

Traject van een aanvraagdossier

Een aanvraag dien je in door een dossier aan te maken en te uploaden via het MyVAF-portaal. Daarbij hou je rekening met de VAF-deadlines voor indiening van aanvragen. Vervolgens controleert een projectbeheerder bij het VAF of je aanvraag ontvankelijk is.

Indien de aanvraag meteen volledig is en strookt met het reglement, dan is deze ontvankelijk. Het VAF neemt de aanvraag in behandeling en het dossier wordt voor advies overgemaakt aan de leven van de beoordelingscommissie.

Indien de aanvraag niet ontvankelijk zou zijn, verneem je dit via e-mail, met de nodige uitleg van de projectbeheerder waarom dit het geval is.

Indien er in het aanvraagdossier nog beperkte aanvullingen en/of aanpassingen moeten gebeuren, is je aanvraag voorlopig onontvankelijk. Je krijgt in dat geval een termijn van 2 werkdagen na kennisgeving door het VAF om het dossier in orde te brengen. Als dit lukt, wordt je aanvraag ontvankelijk. Zo niet, is je aanvraag onontvankelijk voor deze deadline.

Advies: beoordelingscommissies

De selectieprocedure gebeurt op basis van het advies van externe deskundigen. Meestal vormen zij een beoordelingscommissie van 5 personen. Er zijn 5 vaste leden en 5 plaatsvervangers.

Voor sommige categorieën werkt dit anders:

• voor de categorieën Filmlab en immersief/interactief werk wordt gewerkt met een pool van deskundigen waaruit voor iedere vergadering een groep van 5 commissieleden wordt samengesteld.

De namen van de commissieleden en de samenstelling van de commissies zijn publiek. Ieder commissielid leest alle aanvragen vooraf. Daarna komen de leden samen om de aanvragen te bespreken en hun inzichten en meningen met elkaar te delen. Na discussie wordt er gestemd. Elk commissielid heeft 1 stem, de stemming is geheim. De externe deskundigen zijn de enige stemgerechtigden. De voorzitter en/of projectbeheerder – beiden intern VAF-personeel - leiden de werkzaamheden in goede banen.

Na hun voorbereidende lectuur brengen de commissieleden individueel een eerste, indicatieve stem uit. De uitslag van deze eerste, indicatieve stemming wordt bij aanvang van de commissievergadering bekend gemaakt. Op het einde van de commissievergadering volgt een tweede, definitieve stemming. Een project moet minimaal 3 positieve stemmen op 5 halen om in aanmerking te komen voor steun. Dit is een minimumvoorwaarde maar geeft geen recht op een automatische goedkeuring. Bij onvoldoende budget kan de lat voor ondersteuning n.l. hoger komen te liggen, maar verliezen afgewezen projecten die deze minimumscore hebben behaald, geen indieningskans.

Beslissing: Raad van Bestuur

De vergadering van de beoordelingscommissie leidt tot een advies voor het al dan niet ondersteunen van de aanvragen. Dit advies wordt voorgelegd aan de Raad van Bestuur van het VAF, die de definitieve beslissing neemt.

Rapporteur

Voor iedere aanvraag stelt het VAF uit de leden van de beoordelingscommissie één rapporteur aan. Indien de aanvrager dit wenst, kan hij met de rapporteur een inhoudelijk gesprek over het dossier voeren, voorafgaand aan de bijeenkomst van de beoordelingscommissie. Het VAF raadt ten sterkste aan om van deze mogelijkheid gebruik te maken. Na de beslissing van de Raad van Bestuur kan de aanvrager bij de rapporteur ook een mondelinge en informele toelichting vragen bij deze beslissing. Dit kan van zodra het VAF via e-mail de eindbeslissing (voorlopig nog zonder bijkomende uitleg) aan de aanvrager heeft meegedeeld. Veelal zal de projectbeheerder vragen om hiervoor te wachten tot de namiddag van die dag. Later bezorgt het VAF aan de aanvrager ook het schriftelijk commissieverslag. Door het redactiewerk dat hieraan voorafgaat, kan dit nog wat tijd in beslag nemen (maximaal 15 werkdagen na melding van de beslissing).

Concreet werkt dit als volgt. De aanvrager wordt na indiening van zijn aanvraag door het VAF ingelicht over de identiteit van de rapporteur. Hij ontvangt de contactgegevens van de rapporteur en kan dan zelf met de rapporteur contact opnemen. De aanvrager mag enkel de rapporteur contacteren en geen andere commissieleden.

Een aanvrager heeft het recht om op gemotiveerde wijze 1 keer per aanvraag een andere rapporteur te vragen. Indien zijn motivering door het VAF als gerechtvaardigd wordt gezien, wordt zijn project aan een andere rapporteur toegewezen. Dit wordt eerder uitzonderlijk toegestaan. Het kan enkel om zwaarwichtige redenen.

De nodige reglementen en downloads vind je hier.

Als je aanvraag is goedgekeurd, wordt er tussen het VAF en jou een contract afgesloten.

Met het oog op de opmaak van dit contract moet je de tab ‘Scenariofiche’ online invullen via het MyVAF-account van de Aanvrager. Deze tab verschijnt na goedkeuring van de aanvraag. Dit moet je doen binnen de 9 maanden na de goedkeuring.

Op basis van de doorgeven info wordt het contract opgesteld. Vervolgens zal je een e-mail ontvangen van myvafsign@vaf.be met het te tekenen contract. De ondertekening gebeurt via de digitale handtekeningmap van de Vlaamse Overheid. Je kan het contract onderteken via de Itsme applicatie, eID of CSAM.
Na ondertekening komt het contract automatisch terecht bij de projectbeheerder en zal de eerste schijf van de scenariosteun (60%) worden uitbetaald.

Scenariosteun wordt in de regel uitbetaald in twee schijven. Voor het bekomen van de tweede betaalschijf (zoals bepaald in het contract) moet je via MyVAF, onder het tabblad 'Tweede schijf', het afgewerkte scenario opladen.

De scenariosteun is vrijgesteld van belasting indien ze rechtstreeks door het VAF wordt uitbetaald aan natuurlijke personen in hun hoedanigheid van scenarist.

Indien het de bedoeling is dat de scenariosteun (deels) aan de producent wordt uitbetaald, moet je ons, eveneens via MyVAF, (een) document(en) bezorgen waarin de producent en de scenarist(en) de concrete modaliteiten m.b.t. de betaling en besteding van het steunbedrag overeenkomen.

Opgelet: Onafhankelijk producent

Indien de scenariosteun (deels) via de producent (rechtspersoon) loopt zal steeds worden nagegaan of deze beantwoordt aan de definitie van onafhankelijk producent conform artikel 2, 49° van het Mediadecreet. Enkel dan kunnen wij steun toekennen. Daarvoor is het noodzakelijk dat je structuur als onafhankelijke producent opgenomen is op de lijst die de Vlaamse regulator voor de Media (VRM) op zijn website publiceert. Meer informatie vind je hier.

Opgelet: Ondernemingen in moeilijkheden

Indien de scenariosteun (deels) via de producent (rechtspersoon) loopt zal ook steeds worden nagegaan of deze kadert binnen de Algemene Groepsvrijstellingsverordening van de Europese Commissie (AGVV). Deze context brengt bepaalde beperkingen met zich mee. Zo mag volgens de Europese regels een onderneming op het moment van de steuntoekenning geen onderneming in moeilijkheden zijn.

Deze check geldt voor alle soorten financiële steun, maar is niet nodig voor natuurlijke personen, eenmanszaken en vzw’s.

Het moment van effectieve steuntoekenning door het VAF is afhankelijk van het soort steun die je ontvangt. Bij scenariosteun (onder Creatie) moet het bewijs hiervan worden opgeladen bij de indiening van de zogenaamde scenariofiche die je moet invullen na goedkeuring. Bij ontwikkelings- en productiesteun (onder Creatie) moet het bewijs hiervan worden opgeladen bij indiening van het zogenaamde technisch dossier na goedkeuring. De aanvankelijke goedkeuring van ontwikkelings- en productiesteun door het VAF betreft slechts een principiële toezegging (wat ook het geval is bij scenariosteun). De effectieve toekenning komt later. Ze is afhankelijk van de goedkeuring van het technisch dossier.

Meer informatie rond deze bepalingen en een rekenmodule kan je terugvinden op de pagina Ondernemingen in moeilijkheden en via de website van Agentschap Innoveren & Ondernemen.

Opgelet: Engagementsverklaring Grensoverschrijdend Gedrag

Ga na of je als productiestructuur de engagementsverklaring voor het Actieplan Grensoverschrijdend Gedrag hebt ondertekend. Wat dit is, wat het impliceert en wanneer je hiertoe verplicht bent lees je hier. Op de website van Mediarte vind je hierover alle nodige informatie.

Meer algemeen verwacht het VAF dat projecten met VAF-steun in correcte omstandigheden worden gecreëerd en geproduceerd. Heb daarom naast aandacht voor de principes van het Actieplan Grensoverschrijdend gedrag, ook oog voor het sociaal charter voor de Mediasector en voor ecologisch duurzame keuzes.

Indien we je bij de goedkeuring van je aanvraag ook facultatieve of verplichte coaching toekenden, moet je contact opnemen met de betrokken projectbeheerder van het VAF. Dit is de contactpersoon bij het VAF voor jouw aanvraag.

In de eerste plaats stelt het VAF mogelijke coaches uit de VAF-coachingpool voor. Ga vooraf alvast eens kijken naar de profielen en competenties van onze coaches.

De projectbeheerder bespreekt met jou de keuze van de coach. Dit wordt samen beslist. Het VAF vergoedt de coach.

Als je steun van het VAF ontvangt, verbind je je er contractueel toe om rekening te houden met bepaalde verplichtingen rond het vermelden van de VAF-steun op generieken, promotiemateriaal en dergelijke.

De nodige reglementen en downloads vind je hier.

Aanvragen kunnen na een eerste afwijzing nog éénmaal door de aanvrager worden heringediend.

Uitzondering 1: voor aanvragen die, ondanks een meerderheid van stemmen in de beoordelingscommissie, werden afgewezen omwille van budgettaire redenen, geldt dat zij door deze afwijzing geen indieningskans verliezen.

Heringediende aanvragen moeten steeds een nota bevatten over de eventuele wijzigingen ten opzichte van de vorige aanvraag (op hoofdlijnen, niet letterlijk). Bij voorkeur bevat deze nota ook een inhoudelijke reactie op het commissieverslag.

Na twee opeenvolgende afwijzingen kan een aanvraag niet meer bij de beoordelingscommissies van het VAF worden ingediend. Overschakelen naar een andere beoordelingscommissie dan degene waar het project definitief werd afgewezen is niet mogelijk.

Indien je gegronde redenen meent te hebben om deze beslissing aan te vechten, kan je overwegen om een bezwaar in te dienen, dat wordt behandeld door een bezwaarcommissie. Deze bezwaarcommissie beraadslaagt drie keer per jaar over de ingediende bezwaarschriften.

Een bezwaarschrift kan éénmaal per project worden ingediend. Bezwaarschriften kunnen enkel ingediend worden na definitieve afwijzing (dus normaal gezien na twee opeenvolgende afwijzingen), en dit binnen 45 kalenderdagen na mededeling van de beslissing over de steunaanvraag in kwestie.

Als je bezwaarschrift ontvankelijk wordt verklaard, neemt de bezwaarcommissie dit in behandeling en brengt ze na een hearing met de aanvrager een advies uit voor de Raad van Bestuur, die beslist. Na deze fase is de bezwaarprocedure definitief afgesloten.

Meer informatie over de bezwaarprocedure, de bezwaarcommissie en definitieve afwijzing vind je in ons reglement.