Voor wie

Komen in aanmerking voor steunaanvragen bij het VAF:

• Rechtspersonen waarvan de maatschappelijke zetel of een permanent agentschap is gevestigd in Vlaanderen op het moment van de uitbetaling van de steun. Deze rechtspersoon is de Vlaamse producent van het project. (Opgelet: een eenmanszaak is geen rechtspersoon)

De steunaanvrager moet onafhankelijk zijn conform artikel 2, 49° van het Mediadecreet. Voor meer info kan je hier terecht.

Geen steun voor ondernemingen in moeilijkheden!

Volgens de Europese staatssteunregels mag het VAF geen steun toekennen aan een onderneming die zich volgens bepaalde theoretische parameters in moeilijkheden bevindt. De definitie van onderneming in moeilijkheden (OIM) is terug te vinden in artikel 2, punt 18 van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV). Daarom moeten wij weten wat de situatie van jouw onderneming is, voor we steun effectief kunnen toekennen.

Deze check geldt voor alle soorten financiële steun, maar is niet nodig voor natuurlijke personen, eenmanszaken en vzw’s.

Het moment van effectieve steuntoekenning door het VAF is afhankelijk van het soort steun die je ontvangt. Bij scenariosteun (onder Creatie) moet het bewijs hiervan worden opgeladen bij de indiening van de zogenaamde scenariofiche die je moet invullen na goedkeuring. Bij ontwikkelings- en productiesteun (onder Creatie) moet het bewijs hiervan worden opgeladen bij indiening van het zogenaamde technisch dossier na goedkeuring. De aanvankelijke goedkeuring van ontwikkelings- en productiesteun door het VAF betreft slechts een principiële toezegging (wat ook het geval is bij scenariosteun). De effectieve toekenning komt later. Ze is afhankelijk van de goedkeuring van het technisch dossier.

Meer informatie rond deze bepalingen en een rekenmodule kan je terugvinden op de pagina Ondernemingen in moeilijkheden en via de website van Agentschap Innoveren & Ondernemen.

Voor wat

Bij fictieseries worden vijf soorten onderscheiden:

• 'domestic' series (in eerste instantie gericht op de lokale markt, relatief kleine kans op internationale export, familiepubliek, grote lokale herkenbaarheid)
• 'high end' series (hoge production value, internationale potentie, productiebudget min. € 5.000.000 ofwel min. € 750.000 per aflevering)
• kinder- en jeugdseries (bestemd voor publiek van 0-14 jaar, maatschappelijk interessant en relevant, inhoudelijke en/of vormelijke meerwaarde)
• eigenzinnige series (atypisch/verrassend, minder evident qua thema, structuur of vormgeving, voor de meerwaardezoeker)
• experimentele series (niche, volledig buiten de lijntjes, zeer grote vrijheid voor de makers, productiebudget max. € 1.000.000)

In de gedetailleerde uitleg vind je meer informatie betreffende de soorten die het VAF/Mediafonds onderscheidt voor fictieseries.

Productiesteun aanvragen is niet mogelijk als de hoofdopnames van je project (principal photography) al zijn gestart voor de datum van de deadline waarvoor je jouw aanvraag wil indienen. Eventuele voorbereidende opnames tijdens de ontwikkelingsfase tellen niet mee als principal photography.

Ingeval de hoofdopnames al gestart zijn, kan enkel nog productiesteun na start opnames worden aangevraagd (uitzondering: herindieningen van eerder afgewezen productieaanvragen, of minoritair Vlaamse projecten. In deze gevallen geldt evenwel dat de projecten nog niet volledig afgewerkt mogen zijn).

Productiesteun na start opnames aanvragen is niet mogelijk wanneer het project al volledig is afgewerkt op het moment van de aanvraag of publiek zal worden vertoond vóór het VAF over de toekenning van steun heeft beslist.
Let op: bij het aanvragen van productiesteun na start opnames moet je wel al een voorlopige montage van minstens de eerste aflevering bij je aanvraag voegen.

Documentaireseries die in aanmerking komen voor steun binnen het VAF bestaan uit minimaal 3 en maximaal 13 afleveringen met een minimale uitzendduur van 25’ per aflevering.
Voor kinder- en jeugdseries (doelpubliek tot 14 jaar) geldt dat de serie uit minimaal 3 afleveringen moet bestaan (geen maximumaantal) met een minimale totale duur van 30’.

Vervolgseries komen enkel in aanmerking voor ondersteuning door het VAF indien bij indiening van de aanvraag aan de volgende cumulatieve voorwaarden is voldaan:

1) De aanvraag heeft enkel betrekking op het tweede seizoen van de serie;
2) Er is een effectieve verkoop van het eerste seizoen van de serie buiten de Benelux in minstens 1 groot territorium of 2 kleine territoria;
3) Er is pre-sale interesse in seizoen 2 van de betreffende serie of er werd voor seizoen 2 reeds een coproductie opgezet met het buitenland.

Uitzonderingen:
- Voor webseries gelden voorwaarden 2) en 3) niet.
- Volgende seizoenen van series waarbij iedere aflevering een op zich staande ‘film’ is,
vallen niet onder bovenstaande cumulatieve voorwaarden (voorbeeld: ‘Black Mirror’).
- Voor derde seizoenen van ‘anthology’ series kan wel nog scenario- en
ontwikkelingssteun aangevraagd worden, voor zover ze wel aan voorwaarde 2) en 3)
voldoen waarbij het bij voorwaarde 2) in dit geval over het tweede seizoen gaat en bij
voorwaarde 3) om het derde seizoen. Met ‘anthology serie’ wordt hier bedoeld: een serie
die niet voortbouwt op personages, arena’s en verhaallijnen uit een vorige serie maar wel
gebruik maakt van eenzelfde titel en concept (voorbeeld: ‘True detective’).

Komen niet in aanmerking voor steun van het VAF/Mediafonds:

• Soap, telenovelles en sitcom, in hun gangbare betekenis binnen het televisiemilieu.
• TV-formats, series onder de vorm van reclame, bedrijfsfilms, videoclips, opdrachten besteld door een overheid, projecten gerealiseerd in het kader van het onderwijs, projecten met een uitsluitend educatief of sociaal-artistiek doeleinde, amateurprojecten, porno- en (s)exploitation, remakes. Met remake wordt bedoeld: een serie die reeds bestaat, adapteren, waarbij de algemene verhaallijn en /of specifieke verhaallijnen en personages dicht bij de originele versie blijven. Ook gelijkenissen in de cinematografische behandeling (bv waar de scenes zich afspelen), de visuele sfeer (licht/donker, gebruikte kleuren), gelijkenissen tussen de hoofd- en nevenpersonages en karakters (bv namen, karakteristieken, kledij, persoonlijke en professionele achtergrond, hun rol en functie in het verhaal) en gelijkenissen tussen specifieke scenes vormen belangrijke informatie om te bepalen of het al dan niet over een remake gaat.

Webseries worden ingediend bij de categorie Innovatielab, ongeacht of het project animatie, documentaire of fictie is.

Het VAF heeft als eerste prioriteit het ondersteunen van Vlaams talent (in ruime zin). Projecten van Vlaams talent noemt men ‘majoritair’ Vlaams. Deze projecten kan het VAF in alle stadia ondersteunen. In tweede orde kan het VAF ook projecten uit andere territoria cofinancieren die door een Vlaamse producent gecoproduceerd worden.

Productiesteun aanvragen is mogelijk voor zowel majoritair Vlaamse als minoritair Vlaamse producties.

De aanvraag bij het VAF wordt in ieder geval ingediend door de Vlaamse hoofd- of coproducent.

In principe steunt het VAF geen projecten op majoritaire basis die reeds majoritair worden gesteund in een ander gebied.

In principe worden als majoritair Vlaams aanzien:

Creaties die aan minstens 2 van de 3 volgende criteria voldoen:

• De creatie is Vlaams omwille van de identiteit van de artistieke ploeg*, met als sleutelfiguren de scenarist (in scenariofase) en de regisseur (in ontwikkelings- en productiefase), hierna gezamenlijk genoemd de ‘makers’. Voor animatie kan ook de production designer eventueel als sleutelfiguur gelden in ontwikkelings- en productiefase.
• De creatie is Vlaams omwille van zijn inhoud**.
• De creatie is Vlaams omwille van de productiecontext, meer bepaald via de producent die initiatiefnemer van de creatie is of die het grootste aandeel in de financiering aanbrengt.

*Fysieke personen van elke nationaliteit kunnen behoren tot de Vlaamse cultuurgemeenschap. Bv een Spanjaard die in Vlaanderen werkt, en Nederlander die filmschool heeft gelopen in Gent en blijft werken in een Vlaamse context, een Britse regisseur die in Brugge woont, een Vlaamse production designer die leeft in Frankrijk, enz. Dit begrip dient dus ruim te worden geïnterpreteerd.

** Het gaat hier om een duidelijk aantoonbaar verband met de Vlaamse cultuurgemeenschap via b.v. het onderwerp, het onderliggend literair of theaterwerk bij adaptaties, het erfgoed, de geschiedenis, de maatschappelijke relevantie, de politieke context, de kunst, enz. of via het auteurschap van de IP.

Als minoritair Vlaams worden aanzien:

Creaties die niet voldoen aan hoger vermelde criteria, maar wel aan volgende voorwaarden:

• De aanvrager is de Vlaamse (co-)producent.
• De aanvraag betreft productiesteun.
• De financiering is reeds gedeeltelijk verzekerd. Dit kan op twee manieren:
  • via het bewijs van productieondersteuning door het publieke fonds in de regio van de hoofdproducent.
  • door aan te tonen dat minstens 50% van de totale financiering bevestigd is. Participaties worden niet meegeteld als bevestigde financiering.
• Het Vlaams aandeel in de financiering maakt minimum 20% van de totale financiering van het project uit.
• Er is een Vlaamse omroep financieel aan het project verbonden.

Enkel projecten die blijk geven van een creatieve samenwerking met Vlaams talent, hebben kans op goedkeuring. Louter financiële coproducties of producties waarbij de Vlaamse inbreng enkel van technische aard is, maken weinig kans om goedgekeurd te worden.

Daarbij wordt voorts gestreefd naar een structurele samenwerking tussen territoria (internationaal en interregionaal) via het wederkerigheidsbeginsel.

Bedragen VAF

In het reglement staan de theoretische maxima opgelijst die men volgens de beheersovereenkomst van het VAF/Mediafonds kan aanvragen. In de praktijk werkt het VAF voor deze categorie met een systeem van maximale bedragen.

Staatssteun

Elke bijdrage van het VAF geldt als staatssteun, d.w.z. steun van de overheid. Algemeen wordt gesteld dat de staatssteun maximaal 50% van het totale productiebudget van de audiovisuele creatie mag bedragen. De opgetelde percentages staatssteun noemt men de steunintensiteit. Voor coproducties die door meer dat één lidstaat van de E.U. worden gefinancierd en waarbij producenten uit meer dan één lidstaat betrokken zijn, geldt een maximum van 60%.

Uitzondering: Steun tot 80% van het totale productiebudget van de audiovisuele creatie is mogelijk voor:

• Fictie- en animatieseries: lowbudget series (zijnde series met een totaal budget lager dan € 2,5 miljoen), debuutseries, jeugdseries, auteursseries, Nederlandstalige series en series die gebaseerd zijn op een onderwerp dat een aanknopingspunt heeft met de Vlaamse culturele identiteit of het Vlaamse cultuurpatrimonium en erfgoed, of gebaseerd zijn op een Nederlandstalig werk
• Documentaireseries, indien het creaties betreft die een opmerkelijke artistieke of culturele waarde hebben
• Webseries

De steunintensiteit moet worden gerespecteerd vanaf de aanvraag voor ontwikkelingssteun.

Het totaal van de door het VAF toegekende steun mag, opgeteld bij eventuele andere staatssteun (bv. door publieke Fondsen uit andere landen en regio’s, tax shelter), het maximumpercentage staatssteun niet overschrijden. Steun van Eurimages en Creative Europe telt niet mee als staatssteun.

Voor coproducties waarbij de VAF-bijdrage minoritair is, volgt het VAF de steunintensiteitsregels die van toepassing zijn in het majoritaire territorium, voor zover deze conform de Europese regelgeving zijn. Indien deze regels afwezig zijn, houdt het VAF zijn eigen regels aan.

Een aanvraag dien je in via het MyVAF-portaal. Meer informatie hierover vind je in de gebruikershandleiding.

Voor indiening van aanvragen zijn er deadlines.

Check alvorens een aanvraag in te dienen zeker even de do’s-and-don’ts bij steunaanvragen en de financiële gids.

Visiemateriaal bijvoegen m.b.t. dit project of eerder werk van de makers is niet verplicht, maar bevelen we sterk aan.

Opgelet: voor aanvragen Productiesteun na start opnames moet verplicht visiemateriaal worden bezorgd:

• ofwel een ruwe of voorlopige montage van heel de serie. Het scenario is in dit geval wenselijk, maar niet verplicht;
• ofwel een ruwe of voorlopige montage van minstens de eerste aflevering. Scenario’s voor alle andere afleveringen zijn in dit geval verplicht.

Je vult op MyVAF de juiste aanvraagmodule in en voegt er een aantal bijlagen bij.
Voor aanvragen productiesteun (na start opnames) zijn dit volgende bijlagen:

LUIK A

• het financieringsplan. Het is verplicht om hiervoor het standaardformulier van het VAF te gebruiken. (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• het budgetoverzicht. Het is verplicht om hiervoor het standaardformulier van het VAF te gebruiken. (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• een samenvatting van het verhaal met begin, midden en einde (Synopsis), maximum 1 blz. A4 (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• een nota over de eventuele wijzigingen ten opzichte van de vorige aanvraag en/of een inhoudelijke reactie op het commissieverslag (bij voorkeur beide). Dit is altijd verplicht behalve voor nieuwe projecten, die voor de allereerste keer worden ingediend. (max. 2 blz A4, enkel in PDF, max 2 MB)
• de intentieverklaring van de producent over de keuze van het project, de productionele en financieringsaanpak en de plaatsing in de markt, maximum 4 blz. A4 (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• de intentieverklaring van de regisseur(s) over de keuze van het onderwerp, de stijl, de structuur en de visuele aanpak, maximum 4 blz. A4, visuele elementen niet meegerekend (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• de intentieverklaring van de scenarist(en) over de keuze van het onderwerp, de gekozen benadering of invalshoek van het gegeven, de vorm, structuur, stijl en visuele aanpak van het verhaal, maximum 4 blz A4 (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• de inclusie-aanpak. Het VAF verwacht dat aanvragers nadenken en aangeven hoe binnen hun aanvraag plaats wordt - of kan worden - gemaakt voor diversiteit en inclusie. Meer uitleg en denkpistes zijn te vinden op onze website (maximum 2 blz. A4, enkel in PDF, maximum 20 MB)
• een gedetailleerde beschrijving van de gehele serie: bij voorkeur volledig uitgeschreven scenario's van heel de serie (minimaal de helft van de scenario's, plus treatments van alle andere afleveringen. Voor series met minder dan 6 afleveringen: minimaal 3 scenario's, plus treatments van alle andere afleveringen) (enkel in PDF, maximum 20 MB)
  
• indien van toepassing: een voorstelling van de belangrijkste personages met een korte karakterschets - maximaal 1/2 blz. A4 per personage. Indien gewenst mogen de personagebeschrijvingen ook opgenomen worden in de beschrijving van het project.
• indien het project een minoritair Vlaamse coproductie is: bewijzen dat de financiering reeds gedeeltelijk is verzekerd
• indien het scenario een adaptatie is van een reeds bestaand werk (roman, toneelstuk, etc.), moet ook een bewijs worden bijgevoegd waaruit blijkt dat een optie op de rechten tot bewerking van het originele werk verworven is. Bij een eerste indiening vragen wij ook om één exemplaar van het originele werk mee te leveren.
• CV van de Vlaamse hoofdproducent, maximum 2 blz. A4 (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• CV van de regisseur(s), maximum 2 blz. A4 per persoon (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• CV van de scenarist(en), maximum 2 blz. A4 per persoon (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• CV van de hoofdrolspeler(s), maximum 2 blz. A4 per persoon (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• de statuten van het productiehuis indien het gaat om een eerste aanvraag of in het geval de statuten sindsdien gewijzigd zijn (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• een schriftelijk engagement van (een) Vlaamse omroep(en) om de serie mee te financieren, met expliciete vermelding van de financiële bijdrage van deze omroep(en) (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• indien gewenst: bijkomende relevante documenten (bv. een moodboard) (enkel in PDF, maximum 20 MB)

LUIK B (verplicht voor zover van toepassing)

• het budgetdetail (= verplicht). Hiervoor kan vrijblijvend het standaardformulier van het VAF gebruikt worden (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• overeenkomsten m.b.t. de auteursrechten en de auteursprestaties (regisseur en scenarist) (= verplicht) (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• de voorakkoorden met betrokkenen (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• de afgesloten overeenkomsten omtrent coproductie en financiering (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• documenten omtrent financiering in onderhandeling (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• documenten omtrent distributie- en/of vertoningsonderhandelingen (enkel in PDF, maximum 20 MB)

De aanvraag moet een volledig beeld geven van het te realiseren project.

Aanvragen en de daarbij behorende gegevens en bijlagen zijn in het Nederlands of naar het Nederlands vertaald. Meer bepaald moeten scenario’s (ook bij aanvragen Productiesteun na start opnames), synopsissen, treatments, intentieverklaringen, personagebeschrijvingen, inhoudelijk en visueel opzet of concept, statuten productiehuis in het Nederlands worden ingediend. Je mag ook scenario’s in andere talen indienen, maar enkel samen met een Nederlandse vertaling. We aanvaarden daarentegen wel cv’s, contracten en documenten m.b.t. de financiering in het Frans of Engels (zonder Nederlandse vertaling).

Traject van een aanvraagdossier

Een aanvraag dien je in door een dossier aan te maken en te uploaden via het MyVAF-portaal. Daarbij hou je rekening met de VAF-deadlines voor indiening van aanvragen. Vervolgens controleert een projectbeheerder bij het VAF of je aanvraag ontvankelijk is.

Indien de aanvraag meteen volledig is en strookt met het reglement, dan is deze ontvankelijk. Het VAF neemt de aanvraag in behandeling en het dossier wordt voor advies overgemaakt aan de leven van de beoordelingscommissie.

Indien de aanvraag niet ontvankelijk zou zijn, verneem je dit via e-mail, met de nodige uitleg van de projectbeheerder waarom dit het geval is.

Indien er in het aanvraagdossier nog beperkte aanvullingen en/of aanpassingen moeten gebeuren, is je aanvraag voorlopig onontvankelijk. Je krijgt in dat geval een termijn van 2 werkdagen na kennisgeving door het VAF om het dossier in orde te brengen. Als dit lukt, wordt je aanvraag ontvankelijk. Zo niet, is je aanvraag onontvankelijk voor deze deadline.

Advies: beoordelingscommissies

De selectieprocedure gebeurt op basis van het advies van externe deskundigen. Meestal vormen zij een beoordelingscommissie van 5 personen. Er zijn 5 vaste leden en 5 plaatsvervangers.

Voor sommige categorieën werkt dit anders:

• voor de categorieën Filmlab en Innovatielab wordt gewerkt met een pool van deskundigen waaruit voor iedere vergadering een groep van 5 commissieleden wordt samengesteld.

De namen van de commissieleden en de samenstelling van de commissies zijn publiek. Ieder commissielid leest alle aanvragen vooraf. Daarna komen de leden samen om de aanvragen te bespreken en hun inzichten en meningen met elkaar te delen. Na discussie wordt er gestemd. Elk commissielid heeft 1 stem, de stemming is geheim. De externe deskundigen zijn de enige stemgerechtigden. Het Hoofd Creatie en/of de projectbeheerder – intern VAF-personeel - leiden de werkzaamheden in goede banen.

Na hun voorbereidende lectuur brengen de commissieleden individueel een eerste, indicatieve stem uit. De uitslag van deze eerste, indicatieve stemming wordt bij aanvang van de commissievergadering bekend gemaakt. Op het einde van de commissievergadering volgt een tweede, definitieve stemming. Een project moet minimaal 3 positieve stemmen op 5 halen om in aanmerking te komen voor steun. Dit is een minimumvoorwaarde maar geeft geen recht op een automatische goedkeuring. Bij onvoldoende budget kan de lat voor ondersteuning n.l. hoger komen te liggen, maar verliezen afgewezen projecten die deze minimumscore hebben behaald, geen indieningskans.

Beslissing: Raad van Bestuur

De vergadering van de beoordelingscommissie leidt tot een advies voor het al dan niet ondersteunen van de aanvragen. Dit advies wordt voorgelegd aan de Raad van Bestuur van het VAF, die de definitieve beslissing neemt.

Rapporteur

Voor iedere aanvraag stelt het VAF uit de leden van de beoordelingscommissie één rapporteur aan. Indien de aanvrager dit wenst, kan hij met de rapporteur een inhoudelijk gesprek over het dossier voeren, voorafgaand aan de bijeenkomst van de beoordelingscommissie. Het VAF raadt ten sterkste aan om van deze mogelijkheid gebruik te maken. Na de beslissing van de Raad van Bestuur kan de aanvrager bij de rapporteur ook een mondelinge en informele toelichting vragen bij deze beslissing. Dit kan van zodra het VAF via e-mail de eindbeslissing (voorlopig nog zonder bijkomende uitleg) aan de aanvrager heeft meegedeeld. Veelal zal de projectbeheerder vragen om hiervoor te wachten tot de namiddag van die dag. Later bezorgt het VAF aan de aanvrager ook het schriftelijk commissieverslag. Door het redactiewerk dat hieraan voorafgaat, kan dit nog wat tijd in beslag nemen (maximaal 15 werkdagen na melding van de beslissing).

Concreet werkt dit als volgt. De aanvrager wordt na indiening van zijn aanvraag door het VAF ingelicht over de identiteit van de rapporteur. Hij ontvangt de contactgegevens van de rapporteur en kan dan zelf met de rapporteur contact opnemen. De aanvrager mag enkel de rapporteur contacteren en geen andere commissieleden.

Een aanvrager heeft het recht om op gemotiveerde wijze 1 keer per aanvraag een andere rapporteur te vragen. Indien zijn motivering door het VAF als gerechtvaardigd wordt gezien, wordt zijn project aan een andere rapporteur toegewezen. Dit wordt eerder uitzonderlijk toegestaan. Het kan enkel om zwaarwichtige redenen.

Hearings

Voor aanvragen productiesteun vanaf 200.000 euro all-in wordt de aanvrager uitgenodigd voor een hearing bij de voltallige commissie. Na de beslissing kan hij contact opnemen met een commissielid dat als rapporteur werd aangeduid.

De nodige reglementen en downloads vind je hier.

De Vlaamse dienstenverdelers en niet-lineaire televisieomroeporganisaties zijn verplicht om te investeren in audiovisuele producties, volgens een decreet van de Vlaamse regering. Deze investering kan rechtstreeks gebeuren, in projecten die ze zelf uitkiezen, of door de verplichte bijdrage te storten aan het VAF. Dit brengt geen dwingende voorwaarden en regels (meer) met zich mee die door de producent moeten vervuld worden na de steuntoekenning door het VAF.

De dienstenverdelers die in 2023 bijdragen aan de financiering van het VAF, zijn:

• Nethys sa/Tecteo Group (VOO)
• Canal+ Luxembourg sarl (TV Vlaanderen)

De niet-lineaire televisieomroeporganisaties die in 2023 bijdragen aan de financiering van het VAF, zijn:

• Streamz
• Disney+
• Apple TV+
• Google Play Films/Youtube Movies/Youtube Original

Contract

De beslissing van het VAF is een principieel akkoord dat onderworpen is aan de goedkeuring van het technisch dossier. Met dat technisch dossier kom je terug naar het VAF op het moment dat minstens 75% van de externe financiering van het project bevestigd is en het project draaiklaar is. Voor minoritair Vlaamse projecten en bij van productiesteun na start opnames moet de financiering volledig bevestigd zijn tegen het technisch dossier. Met het oog op de definitieve toekenning en de opmaak van het contract moet je, binnen een termijn van maximaal 18 maanden na deze principiële toekenning, een definitief technisch dossier indienen – online te bezorgen via het MyVAF-account van de aanvrager.

Je moet op dit moment ook het ISAN-Nummer van het project onder het reeds vernoemde tabblad invullen. ISAN (International Standard Audiovisual Number) is een nummersysteem en metadataschema voor de unieke en eenvormige identificatie van audiovisuele werken.

Je dient vóór indiening van het technisch dossier ook een Eureca-code aan te vragen voor het project. Eureca is de nieuwe Europese eco-calculator (zie ook verderop bij de uitleg over de betalingsschijven).

Neem zeker onze financiële gids door bij het opstellen van je technisch dossier.

Op basis van dit technisch dossier wordt een contract met het VAF opgesteld. Vervolgens zullen wij je dit contract via e-mail bezorgen.

Na ondertekening hiervan wordt het contract door jou opgeladen via MyVAF en zal de eerste schijf van de productiesteun worden uitbetaald.

Opgelet: Onafhankelijk producent

Je productiestructuur moet beantwoorden aan de definitie van onafhankelijk producent conform artikel 2, 49° van het Mediadecreet. Enkel dan kunnen wij steun toekennen. Daarvoor is het noodzakelijk dat je structuur als onafhankelijke producent opgenomen is op de lijst die de Vlaamse regulator voor de Media (VRM) op zijn website publiceert. Meer informatie vind je hier.

Opgelet: Ondernemingen in moeilijkheden

De steun die door het VAF wordt toegekend, kadert binnen de Algemene Groepsvrijstellingsverordening van de Europese Commissie (AGVV). Deze context brengt bepaalde beperkingen met zich mee. Zo mag volgens de Europese regels een onderneming op het moment van de steuntoekenning geen onderneming in moeilijkheden zijn.

Deze check geldt voor alle soorten financiële steun, maar is niet nodig voor natuurlijke personen, eenmanszaken en vzw’s.

Het moment van effectieve steuntoekenning door het VAF is afhankelijk van het soort steun die je ontvangt. Bij scenariosteun (onder Creatie) moet het bewijs hiervan worden opgeladen bij de indiening van de zogenaamde scenariofiche die je moet invullen na goedkeuring. Bij ontwikkelings- en productiesteun (onder Creatie) moet het bewijs hiervan worden opgeladen bij indiening van het zogenaamde technisch dossier na goedkeuring. De aanvankelijke goedkeuring van ontwikkelings- en productiesteun door het VAF betreft slechts een principiële toezegging (wat ook het geval is bij scenariosteun). De effectieve toekenning komt later. Ze is afhankelijk van de goedkeuring van het technisch dossier.

Meer informatie rond deze bepalingen en een rekenmodule kan je terugvinden op de pagina Ondernemingen in moeilijkheden en via de website van Agentschap Innoveren & Ondernemen.

Opgelet: Engagementsverklaring Grensoverschrijdend Gedrag

Ga na of je als productiestructuur de engagementsverklaring voor het Actieplan Grensoverschrijdend Gedrag hebt ondertekend. Wat dit is, wat het impliceert en wanneer je hiertoe verplicht bent lees je hier. Op de website van Mediarte vind je hierover alle nodige informatie.

Meer algemeen verwacht het VAF dat projecten met VAF-steun in correcte omstandigheden worden gecreëerd en geproduceerd. Heb daarom naast aandacht voor de principes van het Actieplan Grensoverschrijdend gedrag, ook oog voor het sociaal charter voor de Mediasector en voor ecologisch duurzame keuzes.

Staatssteun

Elke bijdrage van het VAF geldt als staatssteun, d.w.z. steun van de overheid. Algemeen wordt gesteld dat de staatssteun maximaal 50% van het totale productiebudget van de audiovisuele creatie mag bedragen. De opgetelde percentages staatssteun noemt men de steunintensiteit. Voor coproducties die door meer dat één lidstaat van de E.U. worden gefinancierd en waarbij producenten uit meer dan één lidstaat betrokken zijn, geldt een maximum van 60%.

Uitzondering: Steun tot 80% van het totale productiebudget van de audiovisuele creatie is mogelijk voor:

• Fictie- en animatieseries: lowbudget series (zijnde series met een totaal budget lager dan € 2,5 miljoen), debuutseries, jeugdseries, auteursseries, Nederlandstalige series en series die gebaseerd zijn op een onderwerp dat een aanknopingspunt heeft met de Vlaamse culturele identiteit of het Vlaamse cultuurpatrimonium en erfgoed, of gebaseerd zijn op een Nederlandstalig werk
• Documentaireseries, indien het creaties betreft die een opmerkelijke artistieke of culturele waarde hebben
• Webseries

De steunintensiteit moet worden gerespecteerd vanaf de aanvraag voor ontwikkelingssteun.

Het totaal van de door het VAF toegekende steun mag, opgeteld bij eventuele andere staatssteun (bv. door publieke Fondsen uit andere landen en regio’s, tax shelter), het maximumpercentage staatssteun niet overschrijden. Steun van Eurimages en Creative Europe telt niet mee als staatssteun.

Voor coproducties waarbij de VAF-bijdrage minoritair is, volgt het VAF de steunintensiteitsregels die van toepassing zijn in het majoritaire territorium, voor zover deze conform de Europese regelgeving zijn. Indien deze regels afwezig zijn, houdt het VAF zijn eigen regels aan.

Betaalschijven

De productiepremie wordt in vier schijven uitbetaald:

• een eerste schijf van 50 % bij de ondertekening van het contract;
• een tweede schijf van 25 % bij het begin van de opnamen (principal photography) van het project, op voorwaarde dat de producent de volgende documenten via zijn MyVAF-account aanlevert en minstens 95% van de externe financiering bevestigd is:
  • een gedetailleerd draaiplan;
  • een inhoudelijk verslag (max. 2 p. A4). Dit is een beknopte beschrijving van de uitvoering en/of huidige stand van zaken van de (pre)productiefase. Je geeft een update van de evolutie van je aanvraag sinds het laatste contact met het VAF. Je kan hier ingaan op o.a.:
    • het verloop van de (pre)productiefase
    • eventuele belangrijke veranderingen aan het project (artistiek, praktisch, budget/financiering)
    • eventuele vertragingen en verdere vooruitzichten voor de productiefase
  • een tussentijds financieel verslag (standaardformulier verplicht te gebruiken, zie 'reglement en downloads' onderaan) en de nog noodzakelijke financieringsbewijzen;
  • een afschrift van de verzekeringspolis waaruit blijkt dat het originele negatief, de mastertapes en de geluidsband tijdens de hele duur van de productie verzekerd zijn tegen alle risico’s;
  • een afschrift van de verzekeringspolis burgerlijke aansprakelijkheid van de producent ten overstaan van derden in geval van lichamelijke en materiële schade, schade veroorzaakt door brand of ontploffingen inbegrepen, voor de periode van de opnamen;
• een derde schijf van 15 % na de beëindiging van de opnamen, op voorwaarde dat de producent de volgende documenten via zijn MyVAF-account aanlevert:
  • een inhoudelijk verslag (max. 2p. A4). Dit is een beknopte beschrijving van de uitvoering en/of huidige stand van zaken van de productiefase. Je geeft een update van de evolutie van je aanvraag sinds het laatste contact met het VAF. Je kan hier ingaan op o.a.:
    • het verloop van de productiefase en van de opnamen
    • eventuele belangrijke veranderingen aan het project (artistiek, praktisch, budget/financiering)
    • eventuele vertragingen en verdere vooruitzichten voor de productiefase
    • de afronding van de productie en resultaat van de werkzaamheden
    • vooruitzichten voor de afwerking en eerste vertoning van het project
      
  • een tussentijds financieel verslag (standaardformulier verplicht te gebruiken, zie 'reglement en downloads' onderaan);
    
• een vierde schijf van 10 % na:
  • het indienen van de nodige documenten voor de eindafrekening van het project via de MY-VAF account van de producent en de goedkeuring ervan door het VAF, het opleveren van de nodige deliverables en deponering van het gevraagde materiaal bij het Koninklijk Belgisch Filmarchief. Uitgebreidere info vind je verder onder ‘Deliverables, deponering & verplichte vermeldingen’ en ‘Eindafrekening’.
  • Voor alle majoritair Vlaamse VAF-gesteunde producties gebruiken we Eureca, de nieuwe Europese eco-calculator. Het doel is om jullie te helpen duurzame keuzes te maken; het meten van de CO₂-impact is daarbij een hulpmiddel. Voor al deze projecten wordt verplicht een duurzaamheidsaanpak opgelegd, die gecheckt wordt bij de aanvraag van de laatste betaalschijf. Afhankelijk van de categorie en het formaat van de projecten is het traject wat verschillend. Bekijk hier het ‘Stappenplan duurzaam filmen’. Daar kan je lezen wat voor jouw project van toepassing is. Voor meer info kan je altijd terecht bij onze duurzaamheidscoördinator.

Dit alles dient te gebeuren uiterlijk drie maanden na de eerste publieke vertoning van het afgewerkt project.

Bepaalde schijven kunnen indien nodig, en op voorwaarde van het opleveren van de noodzakelijke documenten, tegelijk opgevraagd worden.
Neem hiervoor contact op met de betrokken projectbeheerder.

Indien we je bij de goedkeuring van je aanvraag ook facultatieve of verplichte coaching toekenden, moet je contact opnemen met de betrokken projectbeheerder van het VAF.

In de eerste plaats stelt het VAF mogelijke coaches uit de VAF-coachingpool voor. Ga vooraf alvast eens kijken naar de profielen en competenties van onze coaches.

De projectbeheerder bespreekt met jou de keuze van de coach. Dit wordt samen beslist. Het VAF vergoedt de coach.

Advies m.b.t. promotie

We vragen je om onmiddellijk na indiening van het technisch dossier contact op te nemen met onze communicatie- en promotieafdeling Flanders Image. Ons promotieteam kan je immers adviseren i.v.m. de positionering van je project in het buitenland. De contactname met Flanders Image is noodzakelijk om de definitieve toekenning van de goedgekeurde productiesteun te krijgen.

Audiodescriptie

Het VAF legt bij goedkeuring productiesteun of productiesteun na start opnames voor majoritair Vlaamse series (fictie, documentaire en animatie) en (hoofdzakelijk) Nederlands gesproken, de verplichting op om audiodescriptie te voorzien.
Denk eraan om deze kosten op te nemen in het budget bij indiening van het technisch dossier (rubriek TAALVERSIES).

Nederlandstalige ondertiteling

Voor alle majoritair Vlaamse projecten die van het VAF productiesteun of productiesteun na start opnames ontvingen, moet Nederlandstalige ondertiteling voorzien worden. Dit geldt ook voor Nederlands gesproken producties. Deze ondertiteling is immers belangrijk om ook personen met een auditieve beperking te laten genieten van de serie.
Denk eraan om deze kost op te nemen in het budget bij indiening van het technisch dossier (rubriek TAALVERSIES).

Als je steun van het VAF ontvangt, verbind je je er contractueel toe om rekening te houden met volgende verplichtingen rond:

• het vermelden van de VAF-steun op generieken, promotiemateriaal en dergelijke
• het aanleveren van deliverables aan het VAF
• het deponeren van je afgewerkt project bij meemoo

De producent moet via zijn MyVAF-account voor zijn eindafrekening onderstaande documenten overmaken aan het VAF:

• De eindafrekening (samen met een accountantsverslag ingeval van coproductie) en een overzicht van de uiteindelijke financiering van het Werk. De eindafrekening dient te worden aangeleverd aan de hand van het standaardformulier Financieel verslag van het VAF (finale update van de tussentijdse financiële verslagen), daarnaast dient ook een detail van de eindafrekening bezorgd te worden. De uiteindelijke financiering dient te worden aangeleverd aan de hand van het standaardformulier Financieringsplan van het VAF.
  
• De afrekening dient te gebeuren volgens de rubrieken uit het budgetformulier van het VAF. Per rubriek dient elk verantwoordingsstuk afzonderlijk te worden opgelijst en beschreven aan de hand van minimaal het volgnummer dat verwijst naar de boekhouding van de Producent. De boekhouding van de Producent kan ter ondersteuning van de controlewerkzaamheden opgevraagd worden. In het accountantsverslag dient verplicht te worden meegedeeld of alle creditnota’s met betrekking tot het Werk in mindering werden gebracht.
• Het Belgische distributiecontract (indien van toepassing);
• Het contract met de sales agent (indien van toepassing);
• De distributiecontracten m.b.t. de territoria van de coproducent(en) (indien van toepassing).

Check in de financiële gids zeker nog even alle afspraken op basis waarvan de afrekening moet worden opgemaakt en de controle zal worden gevoerd.

Voor projecten die effectief gerealiseerd worden is de VAF-steun eigenlijk geen pure subsidie maar een conditioneel terugbetaalbare, interestloze lening. Dit wil zeggen dat er uit de exploitatie-ontvangsten onder bepaalde voorwaarden moet terugbetaald worden aan het VAF tot op het punt dat de steun volledig is gerecupereerd. M.a.w. als het VAF volledig is terugbetaald, stopt de verplichting.

Het bedrag dat maximaal moet terugbetaald worden is de gecumuleerde creatiesteun. Het gaat dus om volgende soorten ontvangen steun die worden opgeteld om het terug te betalen bedrag en het aandeel van het VAF in de financiering te berekenen: scenario, ontwikkeling, productie en/of productiesteun na start opnames.

Je moet echter niet vanaf de eerste euro inkomsten beginnen terugbetalen. Eerst is er soms een split met je coproducenten en sowieso kunnen bepaalde kosten worden afgetrokken en bepaalde delen van de financiering aan andere, prioritaire partijen terugbetaald. Op wat dan overblijft wordt het procentueel aandeel van het VAF in de financiering toegepast. Tegen het ogenblik dat het VAF aan de beurt komt, kan het zijn dat er geen exploitatie-inkomsten over zijn. Dan betaal je het VAF niet terug. We vragen wel tot 5 jaar na eerste exploitatie een jaarlijkse afrekening. Het zou immers kunnen dat je in bv jaar 3 wel inkomsten hebt waarin het VAF kan meedelen.

De toegekende productiepremie is dus eigenlijk een voorschot op exploitatie-inkomsten, terugbetaalbaar aan het VAF uit de netto-ontvangsten van het project.

Hieronder vind je meer uitleg over wat je mag aftrekken:

Bij de berekening van de netto-ontvangsten mogen voorverkopen en minimum garanties die in het financieringsplan van het project staan, in mindering worden gebracht. Deze moeten concreet worden bewezen bij de eindafrekening.

Bij de verdeling van de netto exploitatie-inkomsten staat het VAF de prioritaire terugbetaling van volgende financiers toe:

• De risicofinanciering van de Producent in kapitaal;
• Andere externe risicofinanciering in kapitaal en rendement. Het reëel uitbetaalde rendement wordt aanvaard tot een maximum intrestvoet van EURIBOR 1 jaar + 4% op jaarbasis;
• De participaties van de artistieke, de technische en de productieploeg en van de Producent ;
• De financiering afkomstig van Eurimages en Belgische economische filmfondsen volgens de gangbare normen, voor zover deze effectief prioritair moeten worden terugbetaald.

Eventuele andere prioritaire terugbetalingsposities die door de Producent werden toegestaan, zijn niet tegenstelbaar aan het VAF (en dienen dus door de Producent uit zijn eigen deel te worden geregeld).

De volledige terugbetalingsmodaliteiten worden beschreven in het contract tussen de aanvrager en het VAF.

De terugbetaalde bedragen worden door het VAF normaal gezien opnieuw in de beoordelingscommissies ingezet, dus besteed aan nieuwe aanvragen.

De nodige reglementen en downloads vind je hier.

Aanvragen kunnen na een eerste afwijzing nog éénmaal door de aanvrager worden heringediend.

Uitzondering 1: voor aanvragen die, ondanks een meerderheid van stemmen in de beoordelingscommissie, werden afgewezen omwille van budgettaire redenen, geldt dat zij door deze afwijzing geen indieningskans verliezen.

Heringediende aanvragen moeten steeds een nota bevatten over de eventuele wijzigingen ten opzichte van de vorige aanvraag (op hoofdlijnen, niet letterlijk). Bij voorkeur bevat deze nota ook een inhoudelijke reactie op het commissieverslag.

Na twee opeenvolgende afwijzingen kan een aanvraag niet meer bij de beoordelingscommissies van het VAF worden ingediend. Overschakelen naar een andere beoordelingscommissie dan degene waar het project definitief werd afgewezen is niet mogelijk.

Indien je gegronde redenen meent te hebben om deze beslissing aan te vechten, kan je overwegen om een bezwaar in te dienen, dat wordt behandeld door een bezwaarcommissie. Deze bezwaarcommissie beraadslaagt drie keer per jaar over de ingediende bezwaarschriften.

Een bezwaarschrift kan éénmaal per project worden ingediend. Bezwaarschriften kunnen enkel ingediend worden na definitieve afwijzing (dus normaal gezien na twee opeenvolgende afwijzingen), en dit binnen 45 kalenderdagen na mededeling van de beslissing over de steunaanvraag in kwestie.

Als je bezwaarschrift ontvankelijk wordt verklaard, neemt de bezwaarcommissie dit in behandeling en brengt ze na een hearing met de aanvrager een advies uit voor de Raad van Bestuur, die beslist. Na deze fase is de bezwaarprocedure definitief afgesloten.

Meer informatie over de bezwaarprocedure, de bezwaarcommissie en definitieve afwijzing vind je in ons reglement.