Voor wie

Komen in aanmerking voor steunaanvragen bij het VAF:

• Rechtspersonen waarvan de maatschappelijke zetel of een permanent agentschap is gevestigd in Vlaanderen op het moment van de uitbetaling van de steun. Deze rechtspersoon is de Vlaamse producent van het project. (Opgelet: een eenmanszaak is geen rechtspersoon).

De steunaanvrager moet onafhankelijk zijn conform artikel 2, 49° van het Mediadecreet. Voor meer info kan je hier terecht.

Geen steun voor ondernemingen in moeilijkheden!

Volgens de Europese staatssteunregels mag het VAF geen steun toekennen aan een onderneming die zich volgens bepaalde theoretische parameters in moeilijkheden bevindt. De definitie van onderneming in moeilijkheden (OIM) is terug te vinden in artikel 2, punt 18 van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV). Daarom moeten wij weten wat de situatie van jouw onderneming is, voor we steun effectief kunnen toekennen.

Deze check geldt voor alle soorten financiële steun, maar is niet nodig voor natuurlijke personen, eenmanszaken en vzw’s.

Het moment van effectieve steuntoekenning door het VAF is afhankelijk van het soort steun die je ontvangt. Bij scenariosteun (onder Creatie) moet het bewijs hiervan worden opgeladen bij de indiening van de zogenaamde scenariofiche die je moet invullen na goedkeuring. Bij ontwikkelings- en productiesteun (onder Creatie) moet het bewijs hiervan worden opgeladen bij indiening van het zogenaamde technisch dossier na goedkeuring. De aanvankelijke goedkeuring van ontwikkelings- en productiesteun door het VAF betreft slechts een principiële toezegging (wat ook het geval is bij scenariosteun). De effectieve toekenning komt later. Ze is afhankelijk van de goedkeuring van het technisch dossier.

Meer informatie rond deze bepalingen en een rekenmodule kan je terugvinden op de pagina Ondernemingen in moeilijkheden en via de website van Agentschap Innoveren & Ondernemen.

Voor wat

Ontwikkelingssteun dient (afhankelijk van het genre/de categorie van het project) om het scenario/het projectvoorstel te herwerken en op punt te stellen, de haalbaarheid van het project te onderzoeken, de belangrijkste locaties te zoeken, de hoofdrollen te casten, reperage en research te doen, animatietests te doen en de animatietechniek te bepalen, de visuele stijl te bepalen, het storyboard te maken, het budgetontwerp op te stellen, de nodige rechten te verwerven, (co)producenten, partners en financiering te zoeken, etc.

Enkel majoritair Vlaamse projecten komen in aanmerking voor ontwikkelingssteun.

Animatieseries die in aanmerking komen voor steun binnen het VAF/Mediafonds bestaan uit minimaal 3 afleveringen met een minimale totale uitzendduur van 30’ voor de volledige serie.

Vervolgseries komen enkel in aanmerking voor ondersteuning door het VAF indien bij indiening van de aanvraag aan de volgende cumulatieve voorwaarden is voldaan:

• De aanvraag heeft enkel betrekking op het tweede seizoen van de serie;
• Er is een effectieve verkoop van het eerste seizoen van de serie buiten de Benelux in minstens 1 groot territorium of 2 kleine territoria;
• Er is pre-sale interesse in seizoen 2 van de betreffende serie of er werd voor seizoen 2 reeds een coproductie opgezet met het buitenland.

Deze voorwaarden m.b.t. vervolgseries gelden enkel voor series van afleveringen die niet op zichzelf staan, dus niet door series van singles. Vervolgseries van singles komen in ieder geval in aanmerking voor ondersteuning.

Soaps, telenovelles en sitcoms, in hun gangbare betekenis binnen het televisiemilieu, komen niet in aanmerking voor steun van het VAF/Mediafonds.

Webseries worden ingediend bij de categorie Innovatielab, ongeacht of het project animatie, documentaire of fictie is.

Het VAF heeft als eerste prioriteit het ondersteunen van Vlaams talent (in ruime zin). Projecten van Vlaams talent noemt men ‘majoritair’ Vlaams. Deze projecten kan het VAF in alle stadia ondersteunen. In tweede orde kan het VAF ook projecten uit andere territoria cofinancieren die door een Vlaamse producent gecoproduceerd worden. Deze ‘minoritair’ Vlaamse aanvragen worden aanvaard in een later stadium, meer bepaald vanaf productiesteun en mits er al financiering aanwezig is. Hieronder worden beide termen concreter uitgelegd.

In principe worden als majoritair Vlaams aanzien:

Creaties die aan minstens 2 van de 3 volgende criteria voldoen:

• De creatie is Vlaams omwille van de identiteit van de artistieke ploeg*, met als sleutelfiguren de scenarist (in scenariofase) en de regisseur (in ontwikkelings- en productiefase), hierna gezamenlijk genoemd de ‘makers’. Voor animatie kan ook de production designer eventueel als sleutelfiguur gelden in ontwikkelings- en productiefase.
• De creatie is Vlaams omwille van zijn inhoud**.
• De creatie is Vlaams omwille van de productiecontext, meer bepaald via de producent die initiatiefnemer van de creatie is of die het grootste aandeel in de financiering aanbrengt.

*Fysieke personen van elke nationaliteit kunnen behoren tot de Vlaamse cultuurgemeenschap. Bv een Spanjaard die in Vlaanderen werkt, en Nederlander die filmschool heeft gelopen in Gent en blijft werken in een Vlaamse context, een Britse regisseur die in Brugge woont, een Vlaamse production designer die leeft in Frankrijk, enz. Dit begrip dient dus ruim te worden geïnterpreteerd.

** Het gaat hier om een duidelijk aantoonbaar verband met de Vlaamse cultuurgemeenschap via b.v. het onderwerp, het onderliggend literair of theaterwerk bij adaptaties, het erfgoed, de geschiedenis, de maatschappelijke relevantie, de politieke context, de kunst, enz. of via het auteurschap van de IP.

Als minoritair Vlaams worden aanzien:

Creaties die niet voldoen aan hoger vermelde criteria, maar wel aan volgende voorwaarden:

• De aanvrager is de Vlaamse (co-)producent.
• De aanvraag betreft productiesteun.
• De financiering is reeds gedeeltelijk verzekerd. Dit kan op twee manieren:
  • via het bewijs van productieondersteuning door het publieke fonds in de regio van de hoofdproducent.
  • door aan te tonen dat minstens 50% van de totale financiering bevestigd is. Participaties worden niet meegeteld als bevestigde financiering.
• Het Vlaams aandeel in de financiering maakt minimum 20% van de totale financiering van het project uit.
• Er is een Vlaamse omroep financieel aan het project verbonden.

Enkel projecten die blijk geven van een creatieve samenwerking met Vlaams talent, hebben kans op goedkeuring. Louter financiële coproducties of producties waarbij de Vlaamse inbreng enkel van technische aard is, maken weinig kans om goedgekeurd te worden.

Bedragen VAF

In het reglement staan de theoretische maxima opgelijst die men volgens de beheersovereenkomst van het VAF/Mediafonds kan aanvragen. In de praktijk werkt het VAF voor deze categorie met een systeem van maximale bedragen.

Staatssteun

Elke bijdrage van het VAF geldt als staatssteun, d.w.z. steun van de overheid. Algemeen wordt gesteld dat de staatssteun maximaal 50% van het totale productiebudget van de audiovisuele creatie mag bedragen. De opgetelde percentages staatssteun noemt men de steunintensiteit. Voor coproducties die door meer dat één lidstaat van de E.U. worden gefinancierd en waarbij producenten uit meer dan één lidstaat betrokken zijn, geldt een maximum van 60%.

Uitzondering: Steun tot 80% van het totale productiebudget van de audiovisuele creatie is mogelijk voor:

• Fictie- en animatieseries: lowbudget series (zijnde series met een totaal budget lager dan € 2,5 miljoen), debuutseries, jeugdseries, auteursseries, Nederlandstalige series en series die gebaseerd zijn op een onderwerp dat een aanknopingspunt heeft met de Vlaamse culturele identiteit of het Vlaamse cultuurpatrimonium en erfgoed, of gebaseerd zijn op een Nederlandstalig werk
• Documentaireseries, indien het creaties betreft die een opmerkelijke artistieke of culturele waarde hebben
• Webseries

De steunintensiteit moet worden gerespecteerd vanaf de aanvraag voor ontwikkelingssteun.

Het totaal van de door het VAF toegekende steun mag, opgeteld bij eventuele andere staatssteun (bv. door publieke Fondsen uit andere landen en regio’s, tax shelter), het maximumpercentage staatssteun niet overschrijden. Steun van Eurimages en Creative Europe telt niet mee als staatssteun.

Voor coproducties waarbij de VAF-bijdrage minoritair is, volgt het VAF de steunintensiteitsregels die van toepassing zijn in het majoritaire territorium, voor zover deze conform de Europese regelgeving zijn. Indien deze regels afwezig zijn, houdt het VAF zijn eigen regels aan.

Een aanvraag dien je in via het MyVAF-portaal. Meer informatie hierover vind je in de gebruikershandleiding.

Voor indiening van aanvragen zijn er deadlines.

Check alvorens een aanvraag in te dienen zeker even de do’s-and-don’ts bij steunaanvragen en de financiële gids.

Je vult op MyVAF de juiste aanvraagmodule in en voegt er een aantal bijlagen bij.
Voor aanvragen ontwikkelingssteun zijn dit volgende bijlagen:

• het financieringsplan van de ontwikkeling. OPGELET: de eventueel reeds toegekende scenariopremie wordt hierin mee opgenomen (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• het detailbudget van de ontwikkeling. Hiervoor kan vrijblijvend het standaardformulier 'Budget detail' van het VAF gebruikt worden (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• een samenvatting van het verhaal met begin, midden en einde (Synopsis), maximum 1 blz. A4 (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• een nota over de eventuele wijzigingen ten opzichte van de vorige aanvraag en/of een inhoudelijke reactie op het commissieverslag (bij voorkeur beide). Dit is altijd verplicht behalve voor nieuwe projecten, die voor de allereerste keer worden ingediend. (max. 2 blz A4, enkel in PDF, max 2 MB)
• de intentieverklaring van de producent over de keuze van het project, de productionele en financieringsaanpak en de plaatsing in de markt, maximum 4 blz. A4 (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• de intentieverklaring van de regisseur(s) over de keuze van het onderwerp, de stijl, de structuur en de visuele aanpak, maximum 4 blz. A4, visuele elementen niet meegerekend (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• de intentieverklaring van de scenarist(en) over de keuze van het onderwerp, de gekozen benadering of invalshoek van het gegeven, de vorm, structuur, stijl en visuele aanpak van het verhaal, maximum 4 blz A4 (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• de inclusie-aanpak. Het VAF verwacht dat aanvragers nadenken en aangeven hoe binnen hun aanvraag plaats wordt - of kan worden - gemaakt voor diversiteit en inclusie. Meer uitleg en denkpistes zijn te vinden op onze website (maximum 2 blz. A4, enkel in PDF, maximum 20 MB)
• de werkprocedure die beschrijft hoe je te werk zal gaan bij het op punt stellen van het scenario, het casten van de hoofdrollen, research, het zoeken naar coproducenten, partners en financiering, … (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• de beschrijving van het project:

A. een literaire en grafische bijbel, bestaande uit (enkel in PDF, maximum 20 MB)

• • concept
  • volledig uitgeschreven scenario van minimaal de eerste 2 afleveringen (voor scenario’s die origineel in het Engels of Frans werden geschreven is het aangewezen om, naast de vertaling in het Nederlands, ook de originele scenario’s in te dienen)
  • 5 synopsissen van afleveringen verschillend van deze hierboven
  • minimaal 5 pitches van alle volgende afleveringen in de reeks
  • designs van personages, decors, moodboards
  • beschrijving van de gebruikte techniek(en)
  • aanzet tot storyboard van 1 aflevering

• indien van toepassing: een voorstelling van de belangrijkste personages met een korte karakterschets - maximaal 1/2 blz. A4 per personage. Indien gewenst mogen de personagebeschrijvingen ook opgenomen worden in de beschrijving van het project.
• indien het scenario een adaptatie is van een reeds bestaand werk (roman, toneelstuk, etc.), moet ook een bewijs worden bijgevoegd waaruit blijkt dat een optie op de rechten tot bewerking van het originele werk verworven is. Bij een eerste indiening vragen wij ook om één exemplaar van het originele werk mee te leveren.
• CV van de Vlaamse hoofdproducent, maximum 2 blz. A4 (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• CV van de regisseur(s), maximum 2 blz. A4 per persoon (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• CV van de scenarist(en), maximum 2 blz. A4 per persoon (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• CV van de hoofdanimator, maximum 2 blz. A4 per persoon (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• CV van de production designer, maximum 2 blz. A4 per persoon (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• een schriftelijk engagement van (een) Vlaamse omroep(en) om de ontwikkeling mee te financieren (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• indien gewenst: bijkomende relevante documenten (bv. een moodboard) (enkel in PDF, maximum 20 MB)
• overeenkomsten m.b.t. de auteursrechten en de auteursprestaties (regisseur en scenarist) (enkel in PDF, maximum 20 MB)

Visiemateriaal bijvoegen m.b.t. dit project of eerder werk van de makers is niet verplicht, maar bevelen we sterk aan.

De aanvraag moet een volledig beeld geven van het te realiseren project.

Aanvragen en de daarbij behorende gegevens en bijlagen zijn in het Nederlands of naar het Nederlands vertaald. Meer bepaald moeten scenario’s, synopsissen, treatments, intentieverklaringen, personagebeschrijvingen, inhoudelijk en visueel opzet of concept, statuten productiehuis in het Nederlands worden ingediend. Je mag ook scenario’s in andere talen indienen, maar enkel samen met een Nederlandse vertaling. We aanvaarden daarentegen wel cv’s, contracten en documenten m.b.t. de financiering in het Frans of Engels (zonder Nederlandse vertaling).

Traject van een aanvraagdossier

Een aanvraag dien je in door een dossier aan te maken en te uploaden via het MyVAF-portaal. Daarbij hou je rekening met de VAF-deadlines voor indiening van aanvragen. Vervolgens controleert een projectbeheerder bij het VAF of je aanvraag ontvankelijk is.

Indien de aanvraag meteen volledig is en strookt met het reglement, dan is deze ontvankelijk. Het VAF neemt de aanvraag in behandeling en het dossier wordt voor advies overgemaakt aan de leven van de beoordelingscommissie.

Indien de aanvraag niet ontvankelijk zou zijn, verneem je dit via e-mail, met de nodige uitleg van de projectbeheerder waarom dit het geval is.

Indien er in het aanvraagdossier nog beperkte aanvullingen en/of aanpassingen moeten gebeuren, is je aanvraag voorlopig onontvankelijk. Je krijgt in dat geval een termijn van 2 werkdagen na kennisgeving door het VAF om het dossier in orde te brengen. Als dit lukt, wordt je aanvraag ontvankelijk. Zo niet, is je aanvraag onontvankelijk voor deze deadline.

Advies: beoordelingscommissies

De selectieprocedure gebeurt op basis van het advies van externe deskundigen. Meestal vormen zij een beoordelingscommissie van 5 personen. Er zijn 5 vaste leden en 5 plaatsvervangers.

Voor sommige categorieën werkt dit anders:

• voor de categorieën Filmlab en Innovatielab wordt gewerkt met een pool van deskundigen waaruit voor iedere vergadering een groep van 5 commissieleden wordt samengesteld.

De namen van de commissieleden en de samenstelling van de commissies zijn publiek. Ieder commissielid leest alle aanvragen vooraf. Daarna komen de leden samen om de aanvragen te bespreken en hun inzichten en meningen met elkaar te delen. Na discussie wordt er gestemd. Elk commissielid heeft 1 stem, de stemming is geheim. De externe deskundigen zijn de enige stemgerechtigden. De voorzitter en projectbeheerder – beiden intern VAF-personeel - leiden de werkzaamheden in goede banen.

Na hun voorbereidende lectuur brengen de commissieleden individueel een eerste, indicatieve stem uit. De uitslag van deze eerste, indicatieve stemming wordt bij aanvang van de commissievergadering bekend gemaakt. Op het einde van de commissievergadering volgt een tweede, definitieve stemming. Een project moet minimaal 3 positieve stemmen op 5 halen om in aanmerking te komen voor steun. Dit is een minimumvoorwaarde maar geeft geen recht op een automatische goedkeuring. Bij onvoldoende budget kan de lat voor ondersteuning n.l. hoger komen te liggen, maar verliezen afgewezen projecten die deze minimumscore hebben behaald, geen indieningskans.

Beslissing: Raad van Bestuur

De vergadering van de beoordelingscommissie leidt tot een advies voor het al dan niet ondersteunen van de aanvragen. Dit advies wordt voorgelegd aan de Raad van Bestuur van het VAF, die de definitieve beslissing neemt.

Rapporteur

Voor iedere aanvraag stelt het VAF uit de leden van de beoordelingscommissie één rapporteur aan. Indien de aanvrager dit wenst, kan hij met de rapporteur een inhoudelijk gesprek over het dossier voeren, voorafgaand aan de bijeenkomst van de beoordelingscommissie. Het VAF raadt ten sterkste aan om van deze mogelijkheid gebruik te maken. Na de beslissing van de Raad van Bestuur kan de aanvrager bij de rapporteur ook een mondelinge en informele toelichting vragen bij deze beslissing. Dit kan van zodra het VAF via e-mail de eindbeslissing (voorlopig nog zonder bijkomende uitleg) aan de aanvrager heeft meegedeeld. Veelal zal de projectbeheerder vragen om hiervoor te wachten tot de namiddag van die dag. Later bezorgt het VAF aan de aanvrager ook het schriftelijk commissieverslag. Door het redactiewerk dat hieraan voorafgaat, kan dit nog wat tijd in beslag nemen (maximaal 15 werkdagen na melding van de beslissing).

Concreet werkt dit als volgt. De aanvrager wordt na indiening van zijn aanvraag door het VAF ingelicht over de identiteit van de rapporteur. Hij ontvangt de contactgegevens van de rapporteur en kan dan zelf met de rapporteur contact opnemen. De aanvrager mag enkel de rapporteur contacteren en geen andere commissieleden.

Een aanvrager heeft het recht om op gemotiveerde wijze 1 keer per aanvraag een andere rapporteur te vragen. Indien zijn motivering door het VAF als gerechtvaardigd wordt gezien, wordt zijn project aan een andere rapporteur toegewezen. Dit wordt eerder uitzonderlijk toegestaan. Het kan enkel om zwaarwichtige redenen.

De nodige reglementen en downloads vind je hier.

Vooraf dien je het volgende te weten.

De Vlaamse dienstenverdelers en niet-lineaire televisieomroeporganisaties zijn verplicht om te investeren in audiovisuele producties, volgens een decreet van de Vlaamse regering. Deze investering kan rechtstreeks gebeuren, in projecten die ze zelf uitkiezen, of door de verplichte bijdrage te storten aan het VAF.

Omdat de door het VAF/Mediafonds toegekende steun deels afkomstig is van de bijdragen van een aantal dienstenverdelers en niet-lineaire televisieomroeporganisaties aan het VAF, is deze toekenning wettelijk onderworpen aan een aantal dwingende voorwaarden en regels, die door de producent moeten vervuld worden onmiddellijk na de steuntoekenning door het VAF. Denk eraan om dit asap in orde te brengen indien je ontwikkelings- of productiesteun hebt ontvangen.

De dienstenverdelers die in 2023 bijdragen aan de financiering van het VAF, zijn:

• Nethys sa/Tecteo Group (VOO)
• Canal+ Luxembourg sarl (TV Vlaanderen)

De niet-lineaire televisieomroeporganisaties die in 2023 bijdragen aan de financiering van het VAF, zijn:

• Streamz
• Disney+
• Apple TV+
• Google Play Films/Youtube Movies/Youtube Original

Contract

De beslissing van het VAF is een principieel akkoord dat onderworpen is aan de goedkeuring van het technisch dossier. Met dat technisch dossier kom je terug naar het VAF op het moment dat de financiering van het project rond is en het project draaiklaar is. Met het oog op de definitieve toekenning en de opmaak van het contract moet je, binnen een termijn van maximaal 18 maanden na deze principiële toekenning, een definitief technisch dossier indienen – online te bezorgen via het MyVAF-account van de aanvrager.

Je moet op dit moment ook het ISAN-Nummer van het project onder het reeds vernoemde tabblad invullen. ISAN (International Standard Audiovisual Number) is een nummersysteem en metadataschema voor de unieke en eenvormige identificatie van audiovisuele werken.

Neem zeker onze financiële gids door bij het opstellen van je technisch dossier.

Op basis van dit technisch dossier wordt een contract met het VAF opgesteld. Vervolgens zullen wij je dit contract via e-mail bezorgen.

Na ondertekening hiervan wordt het contract door jou opgeladen via MyVAF en zal de eerste schijf van de ontwikkelingssteun worden uitbetaald.

Opgelet: Ondernemingen in moeilijkheden

De steun die door het VAF wordt toegekend, kadert binnen de Algemene Groepsvrijstellingsverordening van de Europese Commissie. Deze context brengt bepaalde beperkingen met zich mee. Zo mag volgens de Europese regels een onderneming op het moment van de steuntoekenning geen onderneming in moeilijkheden zijn.

Dit moment van steuntoekenning door het VAF is afhankelijk van het soort steun die je ontvangt. Bij scenariosteun en promotiesteun is dit al op het ogenblik van de goedkeuring van de steun door het VAF. Voor ontwikkelings- en productiesteun is dit later, meer bepaald op het ogenblik van goedkeuring van het zogenaamde technisch dossier. De aanvankelijke goedkeuring van ontwikkelings- en productiesteun door het VAF betreft immers slechts een principiële toezegging. De effectieve toekenning komt later. Ze is afhankelijk van de goedkeuring van het technisch dossier dat de producent indient eens de financiering van het project is afgerond en het project in productie kan gaan.

Meer informatie rond deze bepalingen en een rekenmodule kan je terugvinden via de website van Agentschap Innoveren & Ondernemen.

Staatssteun

Elke bijdrage van het VAF geldt als staatssteun, d.w.z. steun van de overheid. Algemeen wordt gesteld dat de staatssteun maximaal 50% van het totale productiebudget van de audiovisuele creatie mag bedragen. De opgetelde percentages staatssteun noemt men de steunintensiteit. Voor coproducties die door meer dat één lidstaat van de E.U. worden gefinancierd en waarbij producenten uit meer dan één lidstaat betrokken zijn, geldt een maximum van 60%.

Uitzondering: Steun tot 80% van het totale productiebudget van de audiovisuele creatie is mogelijk voor:

• Fictie- en animatieseries: lowbudget series (zijnde series met een totaal budget lager dan € 2,5 miljoen), debuutseries, jeugdseries, auteursseries, Nederlandstalige series en series die gebaseerd zijn op een onderwerp dat een aanknopingspunt heeft met de Vlaamse culturele identiteit of het Vlaamse cultuurpatrimonium en erfgoed, of gebaseerd zijn op een Nederlandstalig werk
• Documentaireseries, indien het creaties betreft die een opmerkelijke artistieke of culturele waarde hebben
• Webseries

De steunintensiteit moet worden gerespecteerd vanaf de aanvraag voor ontwikkelingssteun.

Het totaal van de door het VAF toegekende steun mag, opgeteld bij eventuele andere staatssteun (bv. door publieke Fondsen uit andere landen en regio’s, tax shelter), het maximumpercentage staatssteun niet overschrijden. Steun van Eurimages en Creative Europe telt niet mee als staatssteun.

Voor coproducties waarbij de VAF-bijdrage minoritair is, volgt het VAF de steunintensiteitsregels die van toepassing zijn in het majoritaire territorium, voor zover deze conform de Europese regelgeving zijn. Indien deze regels afwezig zijn, houdt het VAF zijn eigen regels aan.

Betaalschijven

De ontwikkelingspremie wordt in drie schijven uitbetaald:

1. . een eerste schijf van 60 % bij de ondertekening van het contract, nadat de aanvrager alle gevraagde documenten van het technisch dossier heeft voorgelegd, waardoor voldoende werd aangetoond dat de financiering van de ontwikkeling effectief gerealiseerd zal worden;
2. . een tweede schijf van 30 % na overhandiging aan het VAF van een omstandig inhoudelijk en financieel verslag bij het beëindigen der ontwikkelingswerkzaamheden - online te bezorgen via de MyVAF-account van de aanvrager. Het inhoudelijk verslag is een beknopte beschrijving van de uitvoering en/of huidige stand van zaken van de ontwikkelingsfase (max. 2 p. A4). Je geeft een update van de evolutie van je aanvraag sinds het laatste contact met het VAF. Je kan hier ingaan op o.a.: - het verloop van de ontwikkelingsfase - eventuele belangrijke veranderingen aan het project (artistiek, praktisch, budget/financiering) - eventuele vertragingen en verdere vooruitzichten voor de ontwikkeling - de afronding van de ontwikkeling en resultaat van de werkzaamheden
3. . een derde schijf van 10 % na de controle van de eindafrekening van de ontwikkeling - online te bezorgen via de MyVAF-account van de aanvrager.

Indien we je bij de goedkeuring van je aanvraag ook facultatieve of verplichte coaching toekenden, moet je contact opnemen met de betrokken projectbeheerder van het VAF.

In de eerste plaats stelt het VAF mogelijke coaches uit de VAF-coachingpool voor. Ga vooraf alvast eens kijken naar de profielen en competenties van onze coaches.

De projectbeheerder bespreekt met jou de keuze van de coach. Dit wordt samen beslist. Het VAF vergoedt de coach.

Audiodescriptie

Het VAF legt bij goedkeuring productiesteun voor majoritair Vlaamse series (fictie, documentaire en animatie) en (hoofdzakelijk) Nederlands gesproken, de verplichting op om audiodescriptie te voorzien.
Denk er dus aan om deze kost op te nemen in het budget bij een eventuele toekomstige aanvraag voor productiesteun (rubriek TAALVERSIES).

Nederlandstalige ondertiteling

Voor alle majoritair Vlaamse projecten die van het VAF productiesteun ontvingen, moet Nederlandstalige ondertiteling voorzien worden. Dit geldt ook voor Nederlands gesproken producties. Deze ondertiteling is immers belangrijk om ook personen met een auditieve beperking te laten genieten van de film of serie.

Denk er dus aan om deze kost op te nemen in het budget bij een eventuele toekomstige aanvraag voor productiesteun (rubriek TAALVERSIES).

Als je steun van het VAF ontvangt, verbind je je er contractueel toe om rekening te houden met bepaalde verplichtingen rond het vermelden van de VAF-steun op generieken, promotiemateriaal en dergelijke.

De producent moet via zijn MyVAF-account voor de afrekening van de ontwikkelingssteun onderstaande documenten overmaken aan het VAF:

• Een gedetailleerde afrekening van de ontwikkeling volgens de rubrieken uit het budget zoals opgenomen in het contract. Per rubriek moet elk verantwoordingsstuk afzonderlijk worden opgelijst en beschreven aan de hand van minimaal het volgnummer dat verwijst naar de boekhouding van de producent. De boekhouding van de producent kan ter ondersteuning van de controlewerkzaamheden opgevraagd worden.
• Een overzicht van de uiteindelijke financiering van de ontwikkeling.

Ingeval ook productiesteun wordt toegekend, zal de controle op de besteding van de ontwikkelingspremie meestal tegelijk gebeuren met de controle op de besteding van de productiepremie.

Check in de financiële gids zeker nog even alle afspraken op basis waarvan de afrekening moet worden opgemaakt en de controle zal worden gevoerd.

De nodige reglementen en downloads vind je op de downloadpagina.

Aanvragen kunnen na een eerste afwijzing nog éénmaal door de aanvrager worden heringediend.

Uitzondering 1: voor aanvragen die, ondanks een meerderheid van stemmen in de beoordelingscommissie, werden afgewezen omwille van budgettaire redenen, geldt dat zij door deze afwijzing geen indieningskans verliezen.

Heringediende aanvragen moeten steeds een nota bevatten over de eventuele wijzigingen ten opzichte van de vorige aanvraag (op hoofdlijnen, niet letterlijk). Bij voorkeur bevat deze nota ook een inhoudelijke reactie op het commissieverslag.

Na twee opeenvolgende afwijzingen kan een aanvraag niet meer bij de beoordelingscommissies van het VAF worden ingediend. Overschakelen naar een andere beoordelingscommissie dan degene waar het project definitief werd afgewezen is niet mogelijk.

Indien je gegronde redenen meent te hebben om deze beslissing aan te vechten, kan je overwegen om een bezwaar in te dienen, dat wordt behandeld door een bezwaarcommissie. Deze bezwaarcommissie beraadslaagt drie keer per jaar over de ingediende bezwaarschriften.

Een bezwaarschrift kan éénmaal per project worden ingediend. Bezwaarschriften kunnen enkel ingediend worden na definitieve afwijzing (dus normaal gezien na twee opeenvolgende afwijzingen), en dit binnen 45 kalenderdagen na mededeling van de beslissing over de steunaanvraag in kwestie.

Als je bezwaarschrift ontvankelijk wordt verklaard, neemt de bezwaarcommissie dit in behandeling en brengt ze na een hearing met de aanvrager een advies uit voor de Raad van Bestuur, die beslist. Na deze fase is de bezwaarprocedure definitief afgesloten.

Meer informatie over de bezwaarprocedure, de bezwaarcommissie en definitieve afwijzing vind je in ons reglement.